ইমেল আমাদের বেশিরভাগের জন্য পছন্দের যোগাযোগের সরঞ্জাম। ই-মেইলটি দুর্দান্ত কারণ যোগাযোগের জন্য আপনাকে আপনার কথোপকথনের সাথে একই সময়ে উপলব্ধ থাকতে হবে না। যখন আমাদের সহকর্মীরা অনুপলব্ধ বা বিশ্বের অন্য প্রান্তে থাকে তখন এটি আমাদের চলমান সমস্যাগুলিতে এগিয়ে যাওয়ার অনুমতি দেয়।
যাইহোক, আমাদের বেশিরভাগই ইমেলের একটি অন্তহীন তালিকায় ডুবে যাচ্ছে। 2016 সালে প্রকাশিত একটি প্রতিবেদন অনুসারে, গড় ব্যবসায়িক ব্যবহারকারী প্রতিদিন 100 টিরও বেশি ইমেল গ্রহণ করে এবং পাঠায়।
উপরন্তু, ইমেল খুব সহজেই ভুল বোঝা যায়। একটি সাম্প্রতিক Sendmail গবেষণায় দেখা গেছে যে 64% মানুষ এমন একটি ইমেল পাঠিয়েছেন বা পেয়েছেন যা রাগ বা অচেনা বিভ্রান্তি সৃষ্টি করেছে।
আমরা যে ইমেল প্রেরণ করি এবং গ্রহণ করি তার পরিমাণের কারণে এবং ইমেলগুলিকে প্রায়শই ভুল ব্যাখ্যা করা হয়, তাই এটি পরিষ্কার এবং সংক্ষেপে লিখতে গুরুত্বপূর্ণ।
কিভাবে সঠিকভাবে একটি পেশাদারী ইমেইল লিখুন
সংক্ষিপ্ত এবং পয়েন্ট ইমেল লেখা ইমেল পরিচালনায় ব্যয় করা সময় কমিয়ে দেবে এবং আপনাকে আরও উত্পাদনশীল করে তুলবে। আপনার ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত রেখে, আপনি সম্ভবত ইমেলগুলিতে কম সময় এবং অন্যান্য কাজে বেশি সময় ব্যয় করবেন। যে বলে, স্পষ্টভাবে লেখা একটি দক্ষতা. সমস্ত দক্ষতার মত, আপনার প্রয়োজন হবে এর বিকাশ নিয়ে কাজ করুন.
শুরুতে, ছোট ইমেল লিখতে যতটা সময় লাগতে পারে ততটা লম্বা ইমেল লিখতে। যাইহোক, এমনকি যদি এটি হয়, আপনি আপনার সহকর্মী, ক্লায়েন্ট বা কর্মচারীদের আরও উত্পাদনশীল হতে সাহায্য করবেন, কারণ আপনি তাদের ইনবক্সে কম বিশৃঙ্খল যোগ করবেন, যা তাদের আপনাকে আরও দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে সাহায্য করবে।
স্পষ্টভাবে লেখার মাধ্যমে, আপনি এমন একজন হিসাবে পরিচিত হবেন যিনি জানেন যে তারা কী চায় এবং কাজগুলি সম্পন্ন করে। উভয়ই আপনার ক্যারিয়ারের সম্ভাবনার জন্য ভাল।
তাই স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত এবং পেশাদারী ইমেইল লিখতে কি লাগে?
আপনার লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
পরিষ্কার ই-মেইল সবসময় একটি পরিষ্কার উদ্দেশ্য আছে।
প্রতিবার আপনি একটি ইমেল লিখতে বসতে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করতে কয়েক সেকেন্ড সময় নিন, "কেন আমি এটি পাঠাচ্ছি? প্রাপকের কাছ থেকে আমি কী আশা করব?
আপনি যদি এই প্রশ্নের উত্তর দিতে না পারেন তবে আপনাকে ইমেল পাঠাতে হবে না। আপনার যা প্রয়োজন তা বুদ্ধিমান ছাড়া ই-মেইল লেখার সময় আপনার প্রাপককে এবং আপনার প্রাপককে নষ্ট করছে। আপনি যা চান তা যদি সঠিকভাবে না জানেন তবে আপনার পক্ষে পরিষ্কারভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে নিজেকে প্রকাশ করা কঠিন হবে।
"এক সময়ে এক জিনিস" নিয়ম ব্যবহার করুন
ইমেল মিটিংয়ের বিকল্প নয়। ব্যবসায়িক মিটিংয়ের সাথে, আপনি যত বেশি এজেন্ডা আইটেমগুলিতে কাজ করেন, মিটিং তত বেশি ফলপ্রসূ হবে।
ইমেইলের সাথে বিপরীত সত্য। কম আপনার ইমেলগুলিতে বিভিন্ন বিষয় অন্তর্ভুক্ত, আরো জিনিস আপনার interlocutor বুদ্ধিমান হবে।
এই কারণেই "এক সময়ে এক জিনিস" নিয়মটি অনুশীলন করা একটি ভাল ধারণা। আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেল একটি জিনিস সম্পর্কে নিশ্চিত করুন। আপনি যদি অন্য প্রকল্প সম্পর্কে যোগাযোগ করতে চান, অন্য ইমেল লিখুন.
নিজেকে জিজ্ঞাসা করার জন্য এটিও একটি ভাল সময়, "এই ইমেলটি কি আসলেই প্রয়োজনীয়?" আবার, শুধুমাত্র একমাত্র প্রয়োজনীয় ইমেলগুলি আপনি সেই ব্যক্তির সম্মানের সাক্ষ্য দেন যাকে আপনি ই-মেইল প্রেরণ করেন।
সহানুভূতির অনুশীলন
সহানুভূতি হল অন্যের চোখ দিয়ে পৃথিবী দেখার ক্ষমতা। আপনি যখন এটি করেন, আপনি তাদের চিন্তাভাবনা এবং অনুভূতি বুঝতে পারেন।
ইমেল লেখার সময়, পাঠক এর দৃষ্টিকোণ থেকে আপনার শব্দ সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি যা লিখছেন তার সাথে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:
- আমি যদি এই বাক্যটি বুঝি তবে কিভাবে বুঝব?
- এটা উল্লেখ করতে দ্বিধান্বিত পদ অন্তর্ভুক্ত করা হয়?
আপনার লেখার পদ্ধতিটি এটি একটি সহজ, তবে কার্যকর সমন্বয়। আপনার পড়া লোকদের কথা ভেবে তারা আপনাকে যেভাবে সাড়া দেয় সেটাই রূপান্তরিত করবে।
এখানে আপনি শুরু করতে সাহায্য করার জন্য বিশ্বের দিকে তাকানোর জন্য একটি সমান উপায়। সর্বাধিক মানুষ:
- ব্যাস্ত. আপনি কি চান তা অনুমান করার তাদের কাছে সময় নেই এবং তারা আপনার ইমেল পড়তে এবং দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে সক্ষম হতে চায়।
- একটি প্রশংসা উপভোগ করুন। আপনি তাদের সম্পর্কে বা তাদের কাজ সম্পর্কে কিছু ইতিবাচক বলতে পারেন, এটা করুন। আপনার শব্দ নষ্ট করা হবে না।
- কৃতজ্ঞতা জানাতে ভালো লাগে। যদি প্রাপক আপনাকে কোনোভাবে সাহায্য করে থাকেন, তাহলে তাদের ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। আপনাকে সাহায্য করা তাদের কাজ হলেও আপনার এটি করা উচিত।
উপস্থাপনা সংক্ষিপ্ত করুন
আপনি যখন প্রথম কাউকে ইমেল করেন, তখন আপনাকে প্রাপককে বলতে হবে আপনি কে। আপনি সাধারণত এক বাক্যে এটি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ: “এটি আপনার সাথে [ইভেন্ট এক্স] এ দেখা করে ভালো লাগলো। »
ভূমিকা সংক্ষিপ্ত করার একটি উপায় হল সেগুলি লিখুন যেন আপনি মুখোমুখি সাক্ষাৎ করছেন। ব্যক্তিগতভাবে কারও সাথে সাক্ষাত করার সময় আপনি পাঁচ মিনিটের মনোলোগে যেতে চাইবেন না। তাই ইমেইলে এটা করবেন না।
একটি পরিচিতি প্রয়োজন হলে আপনি জানেন না। সম্ভবত আপনি ইতিমধ্যে প্রাপকের সাথে যোগাযোগ করেছেন, কিন্তু তিনি আপনাকে মনে রাখবেন কিনা তা আপনি জানেন না। আপনি আপনার বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর আপনার প্রমাণপত্রাদি ছেড়ে দিতে পারেন।
এটি ভুল বোঝাবুঝি এড়ায়। এমন একজনের সাথে নিজেকে পুনরায় পরিচয় করিয়ে দেওয়া যিনি ইতিমধ্যেই জানেন যে আপনাকে অভদ্র বলে মনে হয়। সে আপনাকে চেনে কিনা তা নিশ্চিত না হলে, আপনি তাকে আপনার স্বাক্ষর পরীক্ষা করতে দিতে পারেন।
নিজেকে পাঁচ বাক্য সীমাবদ্ধ করুন
আপনার লেখা প্রত্যেকটি ইমেলের মধ্যে, আপনাকে যা দরকার তা বলতে যথেষ্ট বাক্য ব্যবহার করতে হবে। একটি কার্যকর অনুশীলন পাঁচ বাক্য নিজেকে সীমাবদ্ধ করা হয়।
পাঁচটি বাক্যের চেয়েও কম সময় নৃশংস এবং অভদ্র, পাঁচটি বেশি বাক্য বর্জ্য সময়।
পাঁচটি বাক্য সম্বলিত একটি ইমেল রাখতে অসম্ভব সময় থাকবে। কিন্তু বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই পাঁচটি বাক্য যথেষ্ট।
পাঁচটি বাক্যের শৃঙ্খলা অনুধাবন করুন এবং আপনি নিজেকে দ্রুত ইমেল লিখতে পাবেন। আপনি আরও উত্তর পাবেন।
ছোট শব্দ ব্যবহার করুন
1946 সালে, জর্জ অরওয়েল লেখকদের পরামর্শ দিয়েছিলেন যে কখনই একটি দীর্ঘ শব্দ ব্যবহার করবেন না যেখানে একটি সংক্ষিপ্ত কাজ করবে।
এই পরামর্শটি আজকে আরও বেশি প্রাসঙ্গিক, বিশেষ করে ইমেল লেখার সময়।
ছোট শব্দ আপনার পাঠক জন্য সম্মান প্রদর্শন। সংক্ষিপ্ত শব্দ ব্যবহার করে, আপনি আপনার বার্তা বুঝতে সহজ।
একই বাক্য এবং অনুচ্ছেদের সত্য। আপনি যদি আপনার বার্তাটি পরিষ্কার এবং সহজ বুঝতে চান তবে পাঠ্যগুলির বড় ব্লকগুলি এড়ানো এড়িয়ে চলুন।
সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন
সক্রিয় ভয়েস পড়া সহজ। এটি কর্ম এবং দায়িত্বকে উত্সাহিত করে। প্রকৃতপক্ষে, সক্রিয় কণ্ঠে, বাক্যগুলি যে ব্যক্তি কাজ করে তার উপর ফোকাস করে। নিষ্ক্রিয় কণ্ঠে, বাক্যগুলি যে বস্তুর উপর কাজ করে তার উপর ফোকাস করে। নিষ্ক্রিয় কণ্ঠে, মনে হতে পারে যে জিনিসগুলি নিজেরাই ঘটছে। সক্রিয়ভাবে, জিনিসগুলি তখনই ঘটে যখন লোকেরা কাজ করে।
একটি স্ট্যান্ডার্ড কাঠামোতে লেগে থাকুন
আপনার ইমেইল সংক্ষিপ্ত রাখার কী কী? একটি স্ট্যান্ডার্ড কাঠামো ব্যবহার করুন। এটি এমন একটি টেমপ্লেট যা আপনি আপনার লেখা প্রতিটি ইমেলের জন্য অনুসরণ করতে পারেন।
আপনার ইমেলগুলিকে সংক্ষিপ্ত রাখার পাশাপাশি, একটি আদর্শ কাঠামো অনুসরণ করে আপনাকে দ্রুত লিখতে সহায়তা করে।
সময়ের সাথে সাথে, আপনি একটি কাঠামো বিকাশ করবে যা আপনার জন্য কাজ করবে। এখানে আপনি শুরু করার জন্য একটি সহজ গঠন:
- অভিবাদন
- একটি প্রশংসা
- আপনার ইমেইল জন্য কারণ
- কর্মের জন্য একটি আহ্বান
- একটি বন্ধ বার্তা (বন্ধ)
- স্বাক্ষর
আসুন গভীরতার মধ্যে এই প্রতিটি তাকান।
- এটি ইমেইলের প্রথম লাইন। "হ্যালো, [প্রথম নাম]" একটি সাধারণ অভিবাদন।
- আপনি যখন প্রথমবার কাউকে ইমেল করছেন, তখন একটি প্রশংসা একটি দুর্দান্ত শুরু। একটি ভাল-লিখিত প্রশংসা একটি ভূমিকা হিসাবে পরিবেশন করতে পারে। এই ক্ষেত্রে :
“আমি [তারিখে] [বিষয়] আপনার উপস্থাপনা উপভোগ করেছি। »
“আমি [বিষয়] আপনার ব্লগ সত্যিই সহায়ক খুঁজে পেয়েছি. »
“এটি [ইভেন্টে] আপনার সাথে দেখা করে আনন্দিত হয়েছিল। »
- আপনার ইমেইল জন্য কারণ। এই বিভাগে, আপনি বলেন, "আমি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে ইমেল করতে যাচ্ছি..." বা "আমি ভাবছিলাম আপনি সাহায্য করতে পারেন কিনা..." কখনও কখনও আপনার লেখার কারণ ব্যাখ্যা করতে দুটি বাক্য প্রয়োজন হবে।
- কর্মের জন্য একটি আহ্বান. একবার আপনার ইমেলের কারণ ব্যাখ্যা করার পরে, প্রাপক কী করতে হবে তা জানবেন না। নির্দিষ্ট নির্দেশাবলী প্রদান করুন। উদাহরণস্বরূপ:
"আপনি কি আমাকে বৃহস্পতিবারের মধ্যে সেই ফাইলগুলি পাঠাতে পারেন?" »
"আপনি কি আগামী দুই সপ্তাহের মধ্যে এটি লিখতে পারেন?" "
“অনুগ্রহ করে ইয়ানকে এটি সম্পর্কে লিখুন এবং আপনি যখন এটি করেছেন তখন আমাকে জানান। »
আপনার অনুরোধটিকে একটি প্রশ্নের আকারে কাঠামোগত করে, প্রাপককে প্রতিক্রিয়া জানাতে আমন্ত্রিত করা হয়। বিকল্পভাবে, আপনি এগুলিও ব্যবহার করতে পারেন: "আপনি কখন এটি করেছিলেন আমাকে জানান" বা "এটি আপনার পক্ষে ঠিক আছে কিনা তা আমাকে জানান।" "
- বন্ধ. আপনার ইমেল পাঠানোর আগে, একটি সমাপ্তি বার্তা অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। এটি আপনার কল টু অ্যাকশনের পুনরাবৃত্তি করার এবং প্রাপককে ভালো বোধ করার দ্বৈত উদ্দেশ্য পূরণ করে।
ভাল বন্ধ লাইন উদাহরণ:
"এই সাহায্যে আপনার সকলের জন্য ধন্যবাদ। "
“আপনি কী ভাবছেন তা শোনার জন্য আমি অপেক্ষা করতে পারি না। »
"যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে আমার জানতে দিন. "
- শুভেচ্ছা বার্তা দ্বারা পূর্বে আপনার স্বাক্ষর যোগ করার চিন্তা শেষ।
এটি "আপনার", "আন্তরিক", "একটি সুন্দর দিন" বা "আপনাকে ধন্যবাদ" হতে পারে।
