আজ, ইমেইল সহজলভ্য, গতি এবং দক্ষতার সাথে যোগাযোগ করার সেরা উপায়। পেশাদার এক্সচেঞ্জের জন্য এটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত পদ্ধতি।

একটি লিখতে পেশাদারী মেইলআমরা নির্দিষ্ট মানদণ্ড, টিপস এবং নিয়ম সম্মান করতে হবে, যা আমরা আপনাকে আর্টিকেল জুড়ে ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করব।

পৃষ্ঠা বিষয়বস্তু

একটি পেশাদার ইমেইল জন্য একটি লেখার পরিকল্পনা উদাহরণ 

কখনও কখনও মেল একটি পেশাদারী প্রসঙ্গে পরিচালনার জন্য জটিল হতে পারে। একটি পেশাদারী ইমেল লিখতে অনুসরণ করার পরিকল্পনা প্রাপকের নিষ্পত্তি সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট সমস্ত প্রয়োজনীয় উপাদানগুলি থাকা আবশ্যক।

একটি পেশাদার ইমেল লিখতে, আপনি নিম্নলিখিত পরিকল্পনা গ্রহণ করতে পারেন:

  • একটি পরিষ্কার এবং স্পষ্ট বস্তু
  • একটি আপীল সূত্র
  • একটি প্রারম্ভিক যা যোগাযোগ প্রেক্ষাপটে থাকা আবশ্যক
  • উপসংহার একটি সৌজন্য সূত্র
  • একটি স্বাক্ষর

একটি পেশাদারী ইমেল বিষয় চয়ন করুন

এটি অনুমান করা হয় যে একজন পেশাদার প্রতিদিন গড়ে 100 টি ইমেল পেতে পারেন। আপনার ইমেলটি এটি খুলতে উত্সাহ দেওয়ার জন্য আপনাকে অবশ্যই তাদের চয়ন করতে হবে। এটি করার জন্য, এখানে নিয়মাবলী অনুসরণ করতে হবে:

1- একটি সংক্ষিপ্ত বস্তু লিখুন

আপনার ইমেলের খোলার হার বাড়ানোর জন্য, বিশেষজ্ঞরা আপনাকে পরামর্শ দেয় যে আপনি আদর্শভাবে সর্বোচ্চ 50 টি অক্ষরের একটি বিষয় ব্যবহার করুন।

আপনার অবজেক্টটি লিখতে কেবল আপনার সীমিত স্থান রয়েছে, তাই আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু সম্পর্কিত ক্রিয়া ক্রিয়া ব্যবহার করার সময় আপনাকে একটি নির্দিষ্ট বস্তু নির্বাচন করতে হবে।

সাধারণত, দীর্ঘ বস্তুটি স্মার্টফোনে খারাপভাবে পড়া হয়, যা তাদের ইমেলগুলি পরীক্ষা করার জন্য পেশাদারদের দ্বারা আরো বেশি বেশি ব্যবহৃত হয়।

2- আপনার ইমেল বিষয় কাস্টমাইজ

যদি সম্ভব হয়, তাহলে অবশ্যই বস্তুর স্তরে আপনার পরিচিতিগুলির নাম এবং প্রথম নাম উল্লেখ করা আবশ্যক। এটি একটি উপাদান যা খোলার হার বৃদ্ধি করতে পারে।

ইমেলের বিষয়ে স্তরের ভিত্তিতে আপনার প্রাপকের বিশদ উল্লেখ করে, তিনি মূল্যবান এবং স্বীকৃত বোধ করবেন, যা তাকে আপনার ইমেল খুলতে ও পড়তে উত্সাহিত করবে।

একটি পেশাদার ইমেইল এর শরীর 

একটি পেশাদার ইমেল লিখতে, এটি আপনার ইমেইল স্পষ্টভাবে বিষয় থেকে প্রস্থান ছাড়াই এবং সব শৈলী এবং উপস্থাপনা নির্দিষ্ট মান উপর ভিত্তি করে লিখতে যুক্তিযুক্ত।

আপনার প্রাপ্তি আরও সান্ত্বনা প্রদান করবে সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট বাক্য সহ একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল লিখতে যত্ন নিন।

পড়ুন  একটি মজুরি গ্যারানিশমেন্ট প্রতিযোগিতায় নমুনা চিঠি

এখানে কয়েকটি জিনিস মনে রাখবেন: 

1- একটি ক্লাসিক ফন্ট ব্যবহার করুন

বেশিরভাগ ই-মেইল পরিষেবা ব্যবহারকারীকে পাঠ্যের ফন্ট এবং শৈলী চয়ন করতে দেয়। যখন কোনও পেশাদার ইমেলের কথা আসে তখন ক্লাসিক ফন্ট যেমন "টাইমস নিউ রোমান" বা "আরিয়াল" বেছে নিন।

এটি একটি আলংকারিক ফন্ট ব্যবহার করার জন্য সুপারিশ করা হয় না।

আমরা এছাড়াও সুপারিশ:

  • একটি পাঠযোগ্য ফন্ট সাইজ অ্যাডাপ্ট
  • তির্যক, হাইলাইট বা রং এড়িয়ে চলুন
  • রাজধানী অক্ষরে সব লেখা লিখতে না

2- একটি ভাল কল সূত্র লেখার

একজন পেশাদার ইমেলের জন্য, উপরের নামটি অনুসারে অগ্রাধিকারযোগ্য, তার শেষ নাম অনুসরণকারী ব্যক্তির সীমাবদ্ধতার শিরোনাম সহ, এটির চেয়ে উত্তম।

3- প্রথম অনুচ্ছেদে নিজেকে উপস্থাপন

যদি আপনি প্রথমবারের মতো কাউকে (উদাহরণস্বরূপ একটি নতুন ক্লায়েন্ট) লেখেন, তাহলে নিজেকে পরিচয় করানো এবং সংক্ষিপ্ত বার্তাটি আপনার বার্তাটির উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

আপনি এই সামান্য উপস্থাপনা এক বা দুটি বাক্য উৎসর্গ করতে পারেন।

4- অগ্রাধিকার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য

আপনার উপস্থাপনা পরে, আমরা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট যেতে।

আপনার ইমেলের শুরুতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উদ্ধৃত করা খুবই আকর্ষণীয়। আপনি আপনার উদ্দেশ্য clarifying দ্বারা আপনার প্রাপক সময় সংরক্ষণ করতে হবে।

আপনাকে আপনার প্রতিবেদকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে হবে এবং সরাসরি পয়েন্টে পৌঁছাতে হবে।

5- একটি আনুষ্ঠানিক শব্দভান্ডার ব্যবহার করুন

যেহেতু আপনি একটি পেশাদারী ইমেল লিখুন, আপনি ভাল চেহারা আছে।

সুতরাং আমরা আপনাকে উপদেশ একটি পালিশ শৈলী সম্পূর্ণ বাক্য লিখতে।

এটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয় না:

  • অশালীন ভাষা;
  • বেহেশতি সংক্ষেপে;
  • ইমোটিকন বা ইমোজিস;
  • রসিকতা;
  • অভদ্র শব্দ;

6- একটি উপযুক্ত উপসংহার তৈরি করুন

একটি ইমেল শেষ করতে, আমাদের ব্যবহার করার জন্য স্বাক্ষর, দত্তকপূর্ণ স্বন, এবং নির্বাচন করার যোগ্যতা সূত্র সম্পর্কে আমাদের অবশ্যই চিন্তা করতে হবে।

আমাদের অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে পেশাদার যোগাযোগ অবশেষ একটি অত্যন্ত কোডেড ভাষা। এই নিয়মগুলি জানতে এবং ইমেলের শেষে ব্যবহার করার জন্য সঠিক সূত্রটি নির্বাচন করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবহৃত সূত্র তার প্রাপক গুণমান এবং বিনিময় প্রসঙ্গে অভিযোজিত হওয়া আবশ্যক।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও সুপারভাইজার বা ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলছেন তবে আপনি "আন্তরিক শুভেচ্ছা" ব্যবহার করতে পারেন এটি সবচেয়ে উপযুক্ত বাক্যাংশ। যদিও এটি কোনও সহকর্মী, আমরা "দিনের শুভ সমাপ্তি!" অভিব্যক্তি দিয়ে আমাদের ইমেলটি শেষ করতে পারি! "

স্বাক্ষর সম্পর্কিত, আপনি আমাদের ইমেলের শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি স্বাক্ষর সাইন ইন করতে আপনার ইমেল সফ্টওয়্যার সেট করতে পারেন।

কার্যকর হওয়ার জন্য, স্বাক্ষরটি সংক্ষিপ্ত হতে হবে:

  • 4 লাইনের বেশি নয়;
  • প্রতি লাইনে 70 টির বেশি অক্ষর নেই;
  • আপনার প্রথম এবং শেষ নাম, আপনার ফাংশন, সংস্থার নাম, আপনার ওয়েবসাইট ঠিকানা, আপনার টেলিফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর এবং সম্ভবত আপনার লিংকডইন বা ভায়াদেও প্রোফাইলের একটি লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করুন;
পড়ুন  ভলতেয়ার প্রোজেক্ট আপনাকে বিখ্যাত বাজেটের প্রতিযোগিতায় অংশগ্রহণ করে

উদাহরণস্বরূপ :

রবার্ট হোলিডা

কোম্পানীর প্রতিনিধি Y

HTTP: /www.votresite.com

ফোন। : 06 00 00 00 00 / ফ্যাক্স: 06 00 00 00 00

মোবাইল: 06 00 00 00 00

কিছু ভদ্র অভিব্যক্তি:

  • আন্তরিকভাবে;
  • শুভেচ্ছান্তে ;
  • শুভেচ্ছান্তে;
  • শ্রদ্ধার সাথে;
  • আন্তরিক শুভেচ্ছা ;
  • শুভেচ্ছান্তে ;
  • আপনার,
  • আপনাকে আবার দেখতে পেয়ে আনন্দিত;
  • উষ্ণ অভিবাদন ...

যে লোকদের জন্য আমরা বিশেষভাবে ভাল জানি, তাদের জন্য আমরা "হাই", "বন্ধুত্ব", "আপনাকে দেখি" এর মতো সৌখিন সূত্র ব্যবহার করতে পারি ...

ক্লাসিক সূত্রগুলির অন্যান্য উদাহরণ:

  • স্যার / ম্যাডাম, আমার স্বতন্ত্র অনুভূতির প্রকাশ দয়া করে গ্রহণ করুন;
  • স্যার / ম্যাডাম দয়া করে গ্রহণ করুন, আমার আন্তরিক শুভেচ্ছার প্রকাশ;
  • স্যার / ম্যাডাম, আমার শুভেচ্ছা জানাবেন;
  • স্যার / ম্যাডাম, আমার শ্রদ্ধা ও নিবেদিত অনুভূতি গ্রহণ করুন;
  • স্যার / ম্যাডাম, আমার আন্তরিক শুভেচ্ছা গ্রহণ করুন দয়া করে;
  • স্যার / ম্যাডাম দয়া করে গ্রহণ করুন, আমার সর্বোচ্চ বিবেচনার বহিঃপ্রকাশ;
  • আপনাকে আমার শুভেচ্ছা গ্রহণ করতে বলার মাধ্যমে;
  • আমার অনুরোধে আপনার মনোযোগ দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ;
  • স্যার / ম্যাডাম, আমার গভীর শ্রদ্ধার শ্রদ্ধাঞ্জলি গ্রহণ করার জন্য প্রস্তুত;
  • আপনার কাছ থেকে পড়ার অপেক্ষার সময়, স্যার / ম্যাডাম, আমার সর্বোচ্চ বিবেচনার আশ্বাস দয়া করে গ্রহণ করুন;
  • আমার ধন্যবাদ সহ, আমি আপনাকে সন্ধান করার জন্য অনুরোধ করছি স্যার / ম্যাডাম, আমার বিশিষ্ট অনুভূতির প্রকাশ;

7-সংযুক্তি অন্তর্ভুক্ত

সংযুক্তির বিষয়ে, সৌজন্যে আপনার ইমেলের অংশে তাদের উল্লেখ করে প্রাপককে জানাতে ভুলবেন না।

প্রাপক পাঠানো সংযুক্তি আকার এবং সংখ্যা উল্লেখ খুব আকর্ষণীয়।

ফোকাস: বিপরীত পিরামিড

তথাকথিত বিপরীত পিরামিড পদ্ধতির বিষয়ে, এটি আপনার পেশাদারী ইমেলের পাঠ্যটি আপনার বার্তাের প্রধান তথ্য এবং তারপর গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অবলোপ করার ক্রমানুসারে চালিয়ে যেতে গঠিত।

তবে কেন এই পদ্ধতি অবলম্বন করবেন?

সাধারণত প্রথম বাক্যটি বাকী বার্তার চেয়ে ভাল পড়ে better এটি আকর্ষণীয় হতে হবে। উল্টানো পিরামিড পদ্ধতিটি গ্রহণ করে আমরা সহজেই পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারি এবং শেষ পর্যন্ত ইমেলটি পড়তে চাই।

যতদূর সম্ভব লেখার বিষয়টি বিবেচনা করা হয়, প্রতিটা অনুচ্ছেদে একটি নির্দিষ্ট আইনে মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করার সময়, সর্বোচ্চ সংখ্যক চারটি অনুচ্ছেদটি 3 থেকে 4 লাইন ব্যবহার করা উচিত।

আপনি যদি এই পদ্ধতিটি অবলম্বন করতে চান তবে আমরা আপনাকে ব্যবহার করার পরামর্শ দিচ্ছি:

  • অপেক্ষাকৃত ছোট বাক্য;
  • বাক্যগুলিকে একসাথে যুক্ত করতে সংযোগগুলি;
  • একটি বর্তমান এবং পেশাদারী ভাষা

 

                                                    রিমাইন্ডার 

 

আপনি যেমন বুঝতে পেরেছেন, একটি পেশাদার ইমেল একটি বন্ধুর কাছে পাঠানোর সাথে কিছু করার নেই। চিঠিতে অবশ্যই মেনে চলতে হবে এমন নিয়ম আছে।

1- যত্ন সহকারে বিষয় আচরণ

যেমন আমরা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করেছি, আপনাকে অবশ্যই আপনার পেশাদার ইমেলের বিষয় ক্ষেত্র (বা বিষয়) সঠিকভাবে লিখতে হবে। এটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত। আপনার প্রাপক অবিলম্বে আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু বুঝতে হবে. তাই তিনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে এটি অবিলম্বে খুলবেন নাকি পরে পড়বেন।

2- বিনয়ী হতে

আপনি যেমন ভালভাবে বুঝতে পেরেছেন, প্রেক্ষাপটে অভিবাদন এবং ভদ্রতার সূত্রগুলি ব্যবহার করা প্রয়োজন।

পড়ুন  কিভাবে সহজেই এবং বিনামূল্যে জন্য আপনার ইমেইল স্বাক্ষর তৈরি করতে

সূত্র সংক্ষিপ্ত এবং খুব ভাল চয়ন করা উচিত।

3- বানান ভুলগুলি সংশোধন করুন

প্রথমত, আপনার ইমেলটি পুনরায় পড়তে হবে এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি কোনও প্রয়োজনীয় তথ্য ভুলে গেছেন না এবং কেন এটি অন্য কেউ পড়তে না। এটা অন্য ব্যক্তির মতামত আছে খুব আকর্ষণীয়।

বানান এবং ব্যাকরণ ভুল সংশোধন করার জন্য, আমরা আপনাকে ওয়ার্ড প্রসেসরের উপর আপনার ই-মেইল কপি এবং পেস্ট করার পরামর্শ দিচ্ছি এবং একটি স্বয়ংক্রিয় চেক করুন। এমনকি যদি এই সফ্টওয়্যার সব ত্রুটিগুলি সংশোধন না করে, এটি আপনাকে সাহায্য করতে পারে। বিকল্পভাবে, আপনি পেশাদার সংশোধন সফ্টওয়্যার বিনিয়োগ করতে পারেন।

4- আপনার ইমেল সাইন ইন

আপনার পেশাদারী ইমেলের জন্য একটি স্বাক্ষর যোগ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। আপনি একটি পেশাদারী স্বাক্ষর লিখতে উপরে তালিকাভুক্ত নিয়ম অনুসরণ করা আবশ্যক।

আপনার ফাংশন, আপনার কোম্পানীর সাথে সম্পর্কিত বিভিন্ন তথ্য উল্লেখ করে ... আপনার প্রাপক দ্রুত বুঝতে পারবেন তিনি কার সাথে কাজ করছেন।

5- আপনার ইমেল কাস্টমাইজ করুন

যদি এটি সাধারণ হয় তবে মেইলটি পড়ার সম্ভাবনা কম। আপনাকে অবশ্যই প্রাপককে মনে করা উচিত যে মেইলটি তাকে কেবলমাত্র সম্বোধন করা হয় তাই আপনি অবজেক্ট কাস্টমাইজ করতে হবে, এবং আপনার ইমেল শুরু করার জন্য গ্রহণ করার সূত্র নির্বাচন করুন।

যদি এটি একটি গোষ্ঠী ইমেল হয় তবে আপনার প্রাপকদের বৈশিষ্ট্য, তাদের পছন্দসমূহ, তাদের আগ্রহ এবং তাদের অবস্থান অনুযায়ী বিভিন্ন তালিকা তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার প্রাপকদের বিভাজন আপনাকে আপনার ইমেলগুলির উন্মুক্ত হার বাড়িয়ে তুলতে দেয়।

6- মেসেজটি খুলতে চান

একটি পেশাদারী ইমেল লেখার সময়, সবসময় প্রাপক এটি খুলতে চান করতে হবে। সাধারণত, বস্তু হল প্রথম উপাদান যা আপনার ইমেইল খুলতে এবং এটি পড়ার জন্য কোনও সংবাদদাতাকে ধাক্কা দেয়। তাই আপনি আপনার বস্তুর আরো গুরুত্ব দিতে হবে, এটি সুস্থ ও এটি সম্ভব হিসাবে আকর্ষণীয় করতে।

একই অর্থে, আপনার ইমেলের প্রথম দুটি বাক্যগুলি প্রাপককে পড়া চালিয়ে যেতে চায়। এটি আপনার ইমেলের শুরুতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উদ্ধৃত করার জন্য এবং আপনার প্রতিবেদকের কৌতূহল ট্রিগার করার সুপারিশ করা হয়।

7- প্রতারণামূলক বস্তুগুলি এড়িয়ে চলুন

আপনার ইমেলগুলির খোলার হার বাড়ানোর জন্য আপনি কোনও বিভ্রান্তিকর বস্তু ব্যবহার করবেন না।

আপনি যে আপনার ইমেইল আপনার ইমেজ (বা আপনার কোম্পানীর) conveys জানা উচিত। সুতরাং, উত্তেজক এবং বিভ্রান্তিকর বস্তুগুলি এড়াতে খুব গুরুত্বপূর্ণ। অবজেক্টটি অবশ্যই আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু অনুসারে হবে।

8- পাঠক এর জায়গায় নিজেকে রাখুন

আমলে নেওয়ার জন্য সহানুভূতি একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। আপনার ইমেলের বিষয় যথাযথভাবে লিখতে এবং আকর্ষণীয় করে তুলতে আপনাকে নিজের প্রাপকের জুতাগুলিতে নিজেকে রাখতে হবে। আপনাকে নিজের প্রতিবেদকের জুতোতে নিজেকে রাখতে হবে এবং তিনি নিজেকে জিজ্ঞাসা করতে পারেন এমন একটি ধারাবাহিক প্রশ্নগুলির তালিকা করতে হবে। প্রতিক্রিয়াগুলি থেকে আপনি নিজের ইমেলের শিরোনামটি মানিয়ে নিতে পারেন।

9- একটি পেশাদারী ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন

ব্যক্তিগত ঠিকানা যেমন সুন্দর মেয়ে @ ... বা ভদ্রমহিলা @ ... একেবারে নিযুক্ত করা হয়। পেশাদার সম্পর্কের প্রসঙ্গে, আপনি এই ধরনের ইমেল ঠিকানাগুলি ব্যবহার করে কোনও কথোপকথককে কখনও সম্বোধন করেন না।

এটি একটি পেশাদারী ই-মেল ঠিকানা, অথবা অন্তত আপনার ব্যক্তিগত নাম এবং নাম এবং সর্োমম নাম ব্যবহার করার সুপারিশ করা হয়।

পেশাদার ইমেলের জন্য খুব ভাল যোগাযোগ, একটি সুনির্দিষ্ট শব্দভাণ্ডার, একটি সংক্ষিপ্ত পাঠ, একটি স্পষ্ট অনুরোধ এবং একটি অপ্রাসঙ্গিক বানান প্রয়োজন। আমরা শুধু উদ্ধৃত নিয়ম, টিপস এবং উপদেশ গ্রহণ করে আপনি একটি আকর্ষণীয় ইমেল লিখতে পারেন, যা অবিলম্বে আপনার প্রাপক আগ্রহ এবং তার আগ্রহ জাগানো হবে।