ইমেল প্রায়শই আমাদের আরও যোগাযোগের অনুমতি দেয়। ফলস্বরূপ, ইন্টারনেট পূর্ণ আরও ভাল লেখার জন্য টিপস, নির্দিষ্ট সময়ে ইমেল পাঠানো এড়ানোর কারণগুলির তালিকা, অথবা আমাদের কত দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে তার পরামর্শ ইত্যাদি। যাইহোক, সময় বাঁচানোর এবং বিভ্রান্তি এড়ানোর সর্বোত্তম উপায় হল মনে রাখা যে কিছু কথোপকথন ইমেলের মাধ্যমে হতে পারে না, এখানে কিছু উদাহরণ দেওয়া হল।
আপনি খারাপ খবর পাস যখন
খারাপ সংবাদ প্রদান করা সহজ নয়, বিশেষ করে যখন আপনাকে এটি আপনার বস বা ম্যানেজারের কাছে পাঠাতে হবে। তবে, অসুবিধা কমানোর বিভিন্ন উপায় রয়েছে। প্রথমত, এটি বন্ধ করবেন না এবং সময় নষ্ট করবেন না; আপনাকে অবশ্যই দায়িত্ব নিতে হবে এবং পরিস্থিতিটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে। ইমেলের মাধ্যমে খারাপ খবর দেওয়া একটি ভাল ধারণা নয়, কারণ এটি কথোপকথন এড়াতে একটি প্রচেষ্টা হিসাবে বোঝা যেতে পারে। আপনি এমন একজন ব্যক্তির ইমেজ ফেরত পাঠাতে পারেন যিনি ভীত, বিব্রত বা এমনকি সক্রিয় হওয়ার জন্য খুব অপরিপক্ক। তাই যখন আপনার কাছে খারাপ খবর সরবরাহ করতে হবে, যখনই সম্ভব ব্যক্তিগতভাবে এটি করুন।
যখন আপনি পুরোপুরি নিশ্চিত নন যে আপনি কি বলতে চাচ্ছেন
সাধারণভাবে, প্রতিক্রিয়াশীল না হয়ে সক্রিয় হওয়ার চেষ্টা করা ভাল। দুর্ভাগ্যবশত, ই-মেইল এই ধরনের রিফ্লেক্সে নিজেকে ভালভাবে ধার দেয়। আমরা আমাদের ইনবক্সগুলি খালি করতে বাধ্য বোধ করি, বেশিরভাগ ইমেলের প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়৷ তাই কখনও কখনও, এমনকি যখন আমরা নিশ্চিত নই যে আমরা কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে চাই, আমাদের আঙ্গুলগুলি যেভাবেই হোক ট্যাপ করা শুরু করে। পরিবর্তে, আপনার যখন একটি নেওয়া দরকার তখন বিরতি নিন। আপনি কী ভাবছেন এবং আপনি কী বলতে চান তা জানার আগে উত্তর দেওয়ার পরিবর্তে এই বিষয়ে আরও তথ্য সন্ধান করুন।
আপনি স্বন দ্বারা যন্ত্রণা অনুভব করেন
কঠিন কথোপকথন এড়াতে আমরা অনেকেই ইমেল ব্যবহার করি। ধারণাটি হল যে এই মাধ্যমটি আমাদের এমন একটি ইমেল লেখার সুযোগ দেয় যা অন্য ব্যক্তির কাছে পৌঁছাবে ঠিক যেমনটি আমরা আশা করি। কিন্তু, খুব প্রায়ই, যে কি ঘটবে না. প্রথম যে জিনিসটি ক্ষতিগ্রস্থ হয় তা হল আমাদের দক্ষতা; একটি নিখুঁতভাবে তৈরি ইমেল তৈরি করতে অনেক সময় লাগে। তাই, প্রায়শই, অন্য ব্যক্তি আমাদের ইমেল পড়বে না যেমনটি আমরা আশা করি। সুতরাং, যদি আপনি একটি ইমেল লেখার সময় স্বর দ্বারা নিজেকে যন্ত্রণাদায়ক মনে করেন, তাহলে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন যে এই ক্ষেত্রেও এই কথোপকথনটি সামনাসামনি পরিচালনা করা আরও বেশি অর্থবহ হবে না।
এটি 21h এবং 6h এর মধ্যে থাকলে এবং আপনি ক্লান্ত হন
আপনি যখন ক্লান্ত হয়ে পড়েন তখন পরিষ্কারভাবে চিন্তা করা কঠিন, এবং আপনি যখন এই অবস্থায় থাকেন তখন আবেগগুলিও উচ্চ হতে পারে। তাই আপনি যদি বাড়িতে বসে থাকেন, এবং আপনি অফিসের সময় শেষ করেন, সেন্ড বোতামের পরিবর্তে সেভ ড্রাফ্ট চাপুন। পরিবর্তে, খসড়াতে একটি প্রথম খসড়া লিখুন, যদি এটি আপনাকে সমস্যাটি ভুলে যেতে সহায়তা করে এবং এটি চূড়ান্ত করার আগে সকালে এটি পড়ুন, যখন আপনার একটি নতুন দৃষ্টিভঙ্গি থাকবে।
আপনি বৃদ্ধি করার জন্য জিজ্ঞাসা যখন
কিছু কথোপকথন মুখোমুখি হওয়ার জন্য বোঝানো হয়, যখন আপনি একটি বাড়াতে আলোচনা করতে চান, উদাহরণস্বরূপ। আপনি যে ধরনের অনুরোধ ইমেলের মাধ্যমে করতে চান তা নয়, প্রধানত কারণ আপনি এটি পরিষ্কার করতে চান এবং এটি একটি বিষয় যা আপনি গুরুত্ব সহকারে নেন৷ এছাড়াও, আপনি আপনার আবেদন সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে উপলব্ধ হতে চান। একটি ইমেল পাঠানো ভুল বার্তা পাঠাতে পারে. এই পরিস্থিতিতে আপনার উচ্চতর ব্যক্তির সাথে ব্যক্তিগতভাবে দেখা করার জন্য সময় নেওয়া আপনাকে আরও ফলাফল আনবে।
