আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করতে যদি আপনার স্পষ্ট রুটিন না থাকে তবে এগুলি দ্রুত যথেষ্ট সময় হ্রাসের উত্স হয়ে উঠতে পারে। অন্যদিকে, আপনি যদি সাংগঠনিক পর্যায়ে প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি করেন যাতে কয়েক ডজন অপঠিত ইমেলগুলি যাতে নিজেকে আক্রমণ না করে। তারপরে আপনি কোনও গুরুত্বপূর্ণ ইমেল হারিয়ে যাওয়ার কোনও সম্ভাবনা থেকে আপনার মনকে মুক্ত করতে পারেন। এই নিবন্ধে প্রমাণিত অনুশীলনের একটি তালিকা দেওয়া হয়েছে। সেগুলি গ্রহণ করে, আপনি অবশ্যই আপনার মেইলবক্সটি আরও নির্মলভাবে পরিচালনা করতে সক্ষম হবেন।

কোনও ডেডিকেটেড ফোল্ডার বা সাব-ফোল্ডারগুলিতে কোনও ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি শ্রেণিবদ্ধ করুন।

 

এটি এমন একধরণের পদ্ধতি যা আপনাকে গুরুত্ব সহকারে আপনার ইমেলগুলি দ্রুত বাছাই করতে দেয়। আপনি আপনার ইমেলগুলি থিম অনুসারে, বিষয় অনুসারে, সময়সীমা অনুসারে শ্রেণিবদ্ধকরণ চয়ন করতে পারেন। গুরুত্বপূর্ণটি হ'ল সকলের সদ্ব্যবহার করা বৈশিষ্ট্য আপনার মেইলগুলি সম্পূর্ণ কার্যকরভাবে পরিচালিত করতে আপনার মেলবক্সের of একবার আপনার নিজের অনুসারে সংস্থা মোড অনুযায়ী ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডার সহ একটি ডিরেক্টরি তৈরি করে ফেলুন। প্রতিটি বার্তা আপনার ডেস্কের প্রতিটি পেপার ফাইলের মতো আপনার মেলবক্সে রাখে। সুতরাং, একবার আপনার ইমেলগুলি প্রক্রিয়া করতে মুহুর্তটি অতিবাহিত হয়ে গেলে, আপনি আপনার বাকী কাজের ক্ষেত্রে 100% কেন্দ্রীভূত করতে পারেন।

পড়ুন  কিভাবে উন্মুক্ত স্থানে কার্যকরভাবে কাজ করবেন?

আপনার ইমেলগুলি প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় পরিকল্পনা করুন

 

অবশ্যই আপনাকে অবশ্যই প্রতিক্রিয়াশীল থাকতে হবে এবং আপনার কাছ থেকে তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করা বার্তাগুলি প্রক্রিয়া করতে সক্ষম হবে। বিশ্রামের জন্য, আপনার ইমেলগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে ডিল করতে সর্বাধিক প্রাসঙ্গিক মুহূর্ত (গুলি) পরিকল্পনা করুন। আপনার কাজের প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত উপাদান প্রস্তুত করে শুরু করুন। সর্বাধিক ঘনত্বের সুবিধার্থে কাগজ ফাইল, স্ট্যাপলার, প্রিন্টার, সবকিছু অবশ্যই কার্যকর হতে হবে। আপনি যখন চয়ন করেন তা নয়। আপনার মেইলবক্সটি একটি পোস্ট বাছাই কেন্দ্রের মতো সাজানো হয়েছে, আপনার ইমেলগুলি দক্ষতার সাথে এবং গতির সাথে শান্তভাবে প্রক্রিয়াকরণের সম্ভাবনা রয়েছে।

সমস্ত অপ্রয়োজনীয় নিউজলেটার মুছে ফেলে আপনার মেলবক্সটি সাফ করুন

 

আপনার মেলবক্সটি কি অবিচ্ছিন্ন নিউজলেটার বা বিজ্ঞাপনগুলি দ্বারা ক্রমাগত প্যারাসিটাইজ হয়? অন্য কোনও কিছুর চেয়ে স্প্যামের মতো দেখতে এই সমস্ত নিউজলেটারগুলির আপনার মেলবক্সটি মুছে ফেলার জন্য যত্ন নিন। আপনাকে অবশ্যই এই সমস্ত মেলিং তালিকা থেকে পরিকল্পিতভাবে সাবস্ক্রাইব করতে হবে যা আপনাকে কোনও কংক্রিট দেয় না এবং যা দ্রুত আরও আক্রমণাত্মক হয়ে উঠতে পারে। আপনি যেমন সরঞ্জাম ব্যবহার করতে পারেন Cleanfox যেখানে আনরোলমি কয়েকটি ক্লিক এ প্রয়োজনীয় কাজ। আপনাকে সকালে না নিয়েই এই ধরণের সমাধান আপনাকে এই সমস্ত ডিজিটাল দূষণের অবসান ঘটাতে সাহায্য করবে। হাজার হাজার ইমেল অপেক্ষাকৃত দ্রুত প্রক্রিয়া করা যেতে পারে।

একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেট আপ করুন

 

আপনি শীঘ্রই দীর্ঘ সময়ের জন্য ছুটিতে যাবেন। আপনার মেইলবক্সের স্বয়ংক্রিয় জবাবটি সক্রিয় করে দেওয়া, একটি বিবরণ উপেক্ষা করা হবে না। এটি এমন একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যাতে ইমেলের মাধ্যমে আপনি যাদের সাথে পেশাদারভাবে যোগাযোগ করেন তাদের সমস্ত লোককে আপনার অনুপস্থিতি সম্পর্কে ভালভাবে জানানো হয়। যখন কোনও গ্রাহক বা সরবরাহকারী ধৈর্য হারিয়ে ফেলেন তখন অনেক ভুল বোঝাবুঝি সম্ভব হয়, কারণ এই বার্তাগুলি উত্তরহীন থাকে। এটি সহজেই একটি ছোট্ট বার্তা দিয়ে এড়ানো যায় যা আপনার ছুটির সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রেরণ করা হবে। আপনাকে কেবল ছুটি থেকে ফিরে আসার তারিখটি উল্লেখ করতে হবে এবং প্রয়োজনে কোনও সহকর্মীর ইমেল কেন নয়।

পড়ুন  কিভাবে আপনার কর্মক্ষেত্র সংগঠিত?

আপনি অনুলিপিতে যে ইমেলগুলি প্রেরণ করেছেন তা মেজাজ করুন

 

সিস্টেমিকভাবে কার্বন কপি (সিসি) এবং অদৃশ্য কার্বন অনুলিপি (সিসি) প্রেরিত ইমেলগুলি ব্যবহার করে দ্রুত অন্তহীন এক্সচেঞ্জ তৈরি করা যায়। যে সমস্ত লোকেরা কেবলমাত্র তথ্যের জন্য আপনার বার্তাটি গ্রহণ করার কথা ছিল, তাদের এখন স্পষ্টকরণ প্রয়োজন। অন্যরা ভাবছেন কেন তারা এই বার্তাটি পেয়েছিল এবং যথাযথভাবে এটিকে সময় অপচয় হিসাবে মনে করে। কাউকে লুপে রাখার জন্য পছন্দ করার সময় নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনার পছন্দটি সত্যই প্রাসঙ্গিক। যে কোনও উপায়ে যে কাউকে প্রেরিত বার্তা এড়ানো উচিত।

মনে রাখবেন যে কোনও ইমেলের আইনগত মূল্য থাকতে পারে

 

যতদূর সম্ভব আপনার সমস্ত ইমেল রাখুন, তাদের প্রমাণের শক্তি রয়েছে, বিশেষত শিল্প ট্রাইব্যুনালকে। একটি বৈদ্যুতিন বার্তা যদি এটি চিঠি হিসাবে একই আইনী মান দিয়ে প্রমাণিত হয় যা আপনি হাতে লিখেছিলেন। তবে সাবধান, এমনকি একটি সাধারণ বার্তা চিন্তা না করে পাঠানো সহকর্মী বা ক্লায়েন্টের কাছে মারাত্মক পরিণতি হতে পারে। যদি কোনও গ্রাহক প্রমাণিত হয়, ইমেলের সমর্থন রয়েছে যে আপনি সরবরাহের ক্ষেত্রে বা অন্যান্য ক্ষেত্রে আপনার প্রতিশ্রুতিগুলি সম্মান করেন নি। আপনার ব্যবসায়ের জন্য এবং নিজের জন্য আপনাকে পরিণতিগুলি বহন করতে হবে। শিল্প ট্রাইব্যুনালের মতো বাণিজ্যিক মতবিরোধেও প্রমাণটিকে "মুক্ত" বলা হয়। তার মানে এই যে বিচারকই সিদ্ধান্ত নেবেন এবং তাঁর ইমেলগুলি আবর্জনায় রাখার চেয়ে সতর্কতার সাথে শ্রেণিবদ্ধ করা ভাল।