একটি পেশাদারী ইমেল এড়াতে সাধারণ ভুল
পেশাদার ইমেল পাঠানোর সময় যে সমস্ত ভুল হতে পারে তা চিহ্নিত করা কঠিন। অসাবধানতার একক মুহূর্ত এবং ভুল দ্রুত এসে গেছে। কিন্তু এটি ইমেলের সমস্ত বিষয়বস্তুর ফলাফল ছাড়া নয়। এটাও আশঙ্কা করা যায় যে ইস্যুকারী কাঠামোর সুনাম কলঙ্কিত হবে, যা কর্পোরেট প্রেক্ষাপটে বেশ সমস্যাযুক্ত। এই ত্রুটিগুলি থেকে রক্ষা পেতে, তাদের কিছু জানা গুরুত্বপূর্ণ।
ইমেলের শীর্ষে ভদ্রতার ভুল অভিব্যক্তি
ভদ্র অভিব্যক্তি অগণিত আছে. যাইহোক, প্রতিটি সূত্র একটি নির্দিষ্ট প্রসঙ্গে অভিযোজিত হয়. ইমেলের শীর্ষে ভদ্রতার ভুল উপায় ইমেলের সমস্ত বিষয়বস্তুকে আপস করতে পারে, বিশেষ করে যেহেতু এটি প্রথম লাইন যা প্রাপক আবিষ্কার করে।
উদাহরণস্বরূপ, কল্পনা করুন যে "মহাশয়" কল বাক্যাংশের পরিবর্তে আপনি "ম্যাডাম" ব্যবহার করছেন বা আপনি প্রাপকের শিরোনামটি ভুল বুঝেছেন। একটি দুর্ভাগ্যজনক হতাশা, এর মুখোমুখি করা যাক!
এই কারণেই যদি আপনি শিরোনাম বা আপনার প্রাপকের শিরোনাম সম্পর্কে নিশ্চিত না হন তবে ক্লাসিক মিস্টার/মিসেস কল সূত্রে লেগে থাকা ভাল।
একটি অপর্যাপ্ত চূড়ান্ত ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করে
চূড়ান্ত ভদ্র বাক্যাংশটি নিঃসন্দেহে শেষ শব্দগুলির মধ্যে একটি যা আপনার সংবাদদাতা পড়বেন। এই কারণে এটি এলোমেলোভাবে নির্বাচন করা যাবে না। এই সূত্রটি খুব পরিচিত বা অস্পষ্ট হওয়া উচিত নয়। চ্যালেঞ্জ হল সঠিক ভারসাম্য খুঁজে পাওয়া।
ক্লাসিক নম্র সূত্র আছে যা অক্ষর বা অক্ষরের জন্য নির্দিষ্ট। তারা পেশাদার ইমেল জন্য উপযুক্ত নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে. কিন্তু "আপনার প্রত্যাবর্তনের জন্য উন্মুখ, দয়া করে আমার গভীর কৃতজ্ঞতার অভিব্যক্তি গ্রহণ করুন" এর মতো ভুলগুলি এড়াতে যত্ন নিন।
সঠিক শব্দটি হল: "আপনার প্রত্যাবর্তনের মুলতুবি, দয়া করে আমার গভীর কৃতজ্ঞতার অভিব্যক্তিটি গ্রহণ করুন"।
এই ক্লাসিক সূত্রগুলি ব্যবহার করতে ব্যর্থ হলে, পেশাদার ইমেলের অনুশীলনের দ্বারা সুপারিশকৃত খুব ছোট সূত্রগুলি ব্যবহার করা সম্ভব৷
এর মধ্যে কেউ উদ্ধৃত করতে পারে, এই ধরনের সূত্র:
- Cordialement
- অকপটভাবে
- অকপটভাবে
- অকপটভাবে
- অকপটভাবে
- তোমার বিশ্ব্স্ত
- ইতি- আন্তরিকভাবে
- আপনার
- আপনাকে একটি দুর্দান্ত দিন কামনা করছি
- আমার শুভেচ্ছা সঙ্গে
- ধন্যবাদের সহিত
একটি পেশাদার ইমেল মিস আউট
স্বাক্ষর করার পর্যায়টিও একটি অপরিহার্য বিষয় যার জন্য সতর্ক থাকতে হবে। আপনি যদি খুব কমই আপনার নাম ভুল পান, আপনি মাঝে মাঝে আপনার কম্পিউটারে আপনার স্বাক্ষর কনফিগার করতে ভুলে যান।
সংক্ষিপ্ত রূপ বা স্মাইলি ব্যবহার করুন
আপনি আপনার সহকর্মীদের সম্বোধন করলেও, পেশাদার ইমেলে সংক্ষেপণগুলি কঠোরভাবে এড়ানো উচিত। এটি আপনাকে অন্য সংবাদদাতার প্রসঙ্গে ভুল না করার অনুমতি দেবে।
একই নিষেধাজ্ঞা স্মাইলির ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। যাইহোক, কিছু বিশেষজ্ঞ এই অনুশীলনের নিন্দা করেন না যখন সংবাদদাতারা সহকর্মী হন। তবে সর্বোত্তম হল বিরত থাকা।
