যখন কিছু কর্মচারী তাদের তত্ত্বাবধায়ক বা ব্যবস্থাপককে অবহিত না করে বিভিন্ন কারণে অনুপস্থিত থাকে, তখন তারা কীভাবে তাদের কথা বলতে হয় তা জানে না। অন্যরা যখন তাদের সংখ্যা থাকে তখন অল্প ছুটির জন্য অনুরোধ করা কঠিন বলে মনে করেন ব্যক্তিগত সমস্যা দিতে হবে।

আপনার অনুপস্থিতির প্রভাবটি আপনার কাজের প্রকৃতি এবং কাজের জায়গায় আপনার নীতিতে মূলত নির্ভর করে। আপনার অনুপস্থিতি, বিশেষ করে এটি আগাম ঘোষণা না করা হলে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য ব্যয়বহুল হতে পারে। অতএব, দূরে থাকার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে, এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন। এই ঘটতে বা ঘটেছে, ক্ষমাপ্রার্থী ইমেল ব্যবহার করে অথবা আপনার সুপারভাইজারকে ব্যাখ্যা করা কার্যকরভাবে এবং দ্রুত যোগাযোগ করার একটি দুর্দান্ত উপায়।

একটি অনুমোদন ইমেল লিখার আগে

এই নিবন্ধটি দেখায় যে কীভাবে একজন বা একাধিক বৈধ কারণ সহ একজন কর্মচারী তার অনুপস্থিত থাকার প্রয়োজন বা কেন তিনি তার পদে উপস্থিত থাকতে পারেননি তার কারণটি ন্যায্যতা দিতে পারে। একজন কর্মচারী হিসাবে, এটা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি ছুটি ছাড়া অনুপস্থিতির সম্ভাব্য পরিণতি সম্পর্কে নিশ্চিত। আপনার ক্ষমাপ্রার্থী ইমেল একটি অনুকূল প্রতিক্রিয়া পাবে এমন কোন গ্যারান্টি নেই। একইভাবে, কোন গ্যারান্টি নেই যে আপনি যখন কাজ থেকে ছুটির জন্য অনুরোধ করে একটি ই-মেইল লিখবেন, এটি ইতিবাচকভাবে গ্রহণ করা হবে।

তবে, জরুরি ভিত্তিতে আপনাকে যখন অনুপস্থিত থাকতে হবে এবং আপনি আপনার সাহেবের কাছে পৌঁছাতে পারবেন না, এই অনুপস্থিতির সঠিক কারণগুলি সহ যত তাড়াতাড়ি সম্ভব একটি ইমেল লেখা জরুরি to তেমনি, আপনি যখন আগে থেকেই জানতেন যে আপনার ব্যক্তিগত বা পারিবারিক গুরুত্বপূর্ণ সমস্যাগুলি মোকাবেলা করা দরকার তখন এটি বুদ্ধিমানের কাজ একটি ইমেল রচনা অসুবিধার জন্য ক্ষমা প্রার্থনা এবং যদি সম্ভব হয় তবে কয়েকটি স্পষ্ট উল্লেখ রয়েছে। আপনার কাজের উপর আপনার ব্যক্তিগত জীবনের প্রভাব হ্রাস করার আশায় আপনি এটি করেন।

অবশেষে, নিশ্চিত করুন যে আপনি কীভাবে আপনার গ্রুপ থেকে অনুপস্থিত থাকবেন সে সম্পর্কে আপনার কোম্পানির নীতি এবং প্রোটোকলের সাথে পরিচিত। কোম্পানি জরুরী পরিস্থিতিতে কিছু ছাড় দিতে পারে এবং সেগুলি পরিচালনা করার উপায় প্রদান করতে পারে। আপনাকে কখন আবেদন করতে হবে এবং আপনি যেদিন দূরে থাকবেন তার মধ্যে সম্ভবত একটি নীতি থাকবে।

ইমেইল লেখার নির্দেশিকা

একটি আনুষ্ঠানিক শৈলী ব্যবহার করুন

এই ইমেল অফিসিয়াল. এটি একটি আনুষ্ঠানিক শৈলীতে লিখতে হবে। বিষয় লাইন থেকে উপসংহার, সবকিছু পেশাদার হতে হবে। আপনার সুপারভাইজার, অন্য সবার সাথে, আপনি আপনার ইমেলে পরিস্থিতির গুরুতরতা প্রকাশ করবেন বলে আশা করেন। আপনি যখন আনুষ্ঠানিক স্টাইলে এই জাতীয় ইমেল লিখবেন তখন আপনার মামলাটি শোনার সম্ভাবনা বেশি।

প্রাথমিকভাবে ইমেইল পাঠান

আমরা ইতিমধ্যে কোম্পানির নীতি সম্মান গুরুত্ব জোর দিয়েছেন। এছাড়াও আপনি যদি একটি পেশাদার অজুহাত ধারণকারী একটি ইমেল লিখতে হবে তা মনে রাখবেন, তাড়াতাড়ি সম্ভব তা করতে গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যখন ব্যর্থ হয়েছেন তখন এটি বিশেষভাবে জরুরি এবং আপনি অনুমতি ছাড়া কাজ করতে আসেন নি। একটি অযথাযথ অনুপস্থিতির পরে আপনার বসকে প্রাথমিকভাবে সতর্কীকরণ একটি সতর্কতা এড়াতে পারেন। আপনি নিজেকে খুঁজে পেতে বলপূর্বক মামলার ক্ষেত্রে অগ্রিমভাবে আপনাকে বিজ্ঞাপনের মাধ্যমে, আপনি কোম্পানির উপযুক্ত প্রতিস্থাপন বা ব্যবস্থা করার জন্য সহায়তা করতে পারবেন।

বিস্তারিত সঙ্গে সংক্ষিপ্ত হতে হবে

সংক্ষেপ করুন. আপনি সেখানে না থাকতে বা শীঘ্রই দূরে চলে যাওয়ার জন্য কী ঘটেছিল তার বিশদ বিবরণে যাওয়ার দরকার নেই। শুধু গুরুত্বপূর্ণ তথ্য উল্লেখ করুন. আপনি যদি আগে থেকে অনুমতি চান, তাহলে আপনি যে দিনটি অনুপস্থিত থাকতে চান তা নির্দেশ করুন। তারিখের সাথে সুনির্দিষ্ট হোন, অনুমান করবেন না।

অফার সহায়তা

আপনি যখন দূরে থাকার জন্য একটি অজুহাত ইমেল লেখেন, তখন দেখাতে ভুলবেন না যে আপনি কোম্পানির উত্পাদনশীলতার বিষয়ে যত্নশীল। এটা ঠিক নয় যে আপনি দূরে থাকবেন, এমন কিছু করার প্রস্তাব দিন যা আপনার অনুপস্থিতির প্রভাবকে কমিয়ে দেবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যখন ফিরে আসবেন বা আপনাকে প্রতিস্থাপন করার জন্য একজন সহকর্মীর সাথে কথা বলবেন তখন আপনি এটি করতে পারেন। কিছু কোম্পানীর পলিসি থাকতে পারে যেমন বেতন কাটানোর মত দিন দূরে। অতএব, কোম্পানির নীতি এবং আপনি কীভাবে এটির সাথে কাজ করতে পারেন তা সম্পূর্ণরূপে বোঝার চেষ্টা করুন।

ইমেল উদাহরণ 1: কিভাবে একটি ক্ষমা ইমেল লিখবেন (আপনি কাজের একটি দিন মিস করার পরে)

বিষয়: 19/11/2018 থেকে অনুপস্থিতির প্রমাণ

 হ্যালো মিঃ গিলু,

 অনুগ্রহ করে এই ইমেলটিকে অফিসিয়াল বিজ্ঞপ্তি হিসাবে গ্রহণ করুন যে আমি ঠাণ্ডাজনিত কারণে 19 নভেম্বর 2018 তারিখে কাজে যোগ দিতে পারিনি। লিয়াম এবং আর্থার আমার অনুপস্থিতিতে আমার জায়গা নিয়েছে। তারা সেদিনের জন্য আমার অর্পিত সমস্ত কাজ সম্পন্ন করেছিল।

 কাজ ছেড়ে যাওয়ার আগে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে না পারার জন্য আমি ক্ষমাপ্রার্থী। ব্যবসার কোন অসুবিধা হলে আমি দুঃখিত।

 আমি এই ইমেলের সাথে আমার মেডিকেল সার্টিফিকেট সংযুক্ত করেছি।

 আপনার আরও তথ্যের প্রয়োজন হলে দয়া করে আমাকে জানান।

 আপনার বোঝার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।

বিনীত,

 ইথান গাউডিন

ইমেল উদাহরণ 2: আপনার চাকরি থেকে ভবিষ্যতে অনুপস্থিতির জন্য কীভাবে একটি ক্ষমা ইমেল লিখবেন

বিষয়: আমার অনুপস্থিতি দিন 17 / 12 / 2018 পরিচালনা করা

প্রিয় ম্যাডাম পাসকাল,

 দয়া করে এই ইমেলটিকে অফিসিয়াল বিজ্ঞপ্তি হিসাবে গ্রহণ করুন যে আমি 17 ডিসেম্বর, 2018 তারিখে কাজ থেকে অনুপস্থিত থাকব। আমি সেই দিন আদালতে একজন পেশাদার সাক্ষী হিসাবে উপস্থিত হব। আমি আপনাকে গত সপ্তাহে আদালতে আমার সমন সম্বন্ধে জানিয়েছি এবং আমার উপস্থিত থাকা অপরিহার্য।

 আমি আইটি বিভাগ থেকে গ্যাবিন থিবল্টের সাথে একটি চুক্তি করেছি, যিনি বর্তমানে আমাকে প্রতিস্থাপন করার জন্য ছুটিতে আছেন। আদালতের বিরতির সময়, আমি তার কোন সাহায্যের প্রয়োজন কিনা তা দেখতে ফোন করব।

 ধন্যবাদ।

 বিনীত,

 Emma Vallee