Primili ste e-mail za poziv na sastanak i želite potvrditi svoje prisustvo. U ovom članku, kažemo vam zašto je važno odgovoriti na poziv da potvrdite svoje prisustvo i kako to učiniti u propisanom obliku.
Objavi svoje učešće na sastanku
Kada primite poziv na sastanak, osoba koja vam je to poslala može zatražiti pismenu potvrdu vašeg prisustva na tom sastanku. Ako u određenim slučajevima potvrdite da vaše prisustvo nije zatraženo, preporučuje se u svakom slučaju.
Zapravo, sastanak može biti složen za organizaciju, posebno kada ne znate tačno koliko će ljudi prisustvovati. Potvrđivanjem svog prisustva, ne samo da ćete olakšati posao pripreme organizatora, već ćete se pobrinuti da sastanak bude efikasan, ne predug i prilagođen broju sudionika. Nikada nije lijepo izgubiti 10 minuta na početku sastanka dodajući stolice ili odlazeći na ponovno štampanje datoteka!
Također ne zaboravite da ne čekate predugo prije nego što odgovorite, čak i ako je istina da nećete uvijek moći odmah potvrditi svoju dostupnost. Što se ranije potvrda dogodi, to više olakšava organizaciju sastanka (sastanak se ne može organizirati u zadnji trenutak!).
Šta bi trebalo da sadrži e-mail sa potvrdom o prisustvu na sastanku?
U e-poruci za potvrdu sastanka važno je uključiti sljedeće elemente:
- Hvala osobi za njegov poziv
- Jasno objavite svoje prisustvo
- Pokažite svoje učešće pitajući da li postoje stvari koje treba pripremiti prije sastanka
Evo šablona e-pošte koja sledi kako biste objavili svoje učešće na sastanku.
Predmet: Potvrda mog sudjelovanja na sastanku od [datum]
Sir / Madam,
Zahvaljujem vam na pozivu na sastanku o [svrsi sastanka] i rado potvrdite moje prisustvo u [datumu] u [vrijeme].
Molimo vas da mi kažete da li ima bilo kakvih predmeta za pripremu ovog sastanka. Ostajem na raspolaganju za sve dodatne informacije o ovoj temi.
S poštovanjem,
[Potpis]
