Prosječan francuski zaposlenik provede otprilike četvrtinu sedmice pregledavajući stotine e-mailova koje šalju i primaju svaki dan.
Međutim, i pored toga što smo dobar dio svog vremena zaglavili u poštanskom sandučiću, mnogi od nas, čak i oni najprofesionalniji još uvijek ne znaju kako koristiti e-pošta na odgovarajući način.
U stvari, s obzirom na obim poruka koje čitamo i pišemo svaki dan, veća je vjerovatnoća da ćemo napraviti neugodne greške, koje mogu imati ozbiljne poslovne posljedice.
U ovom članku smo definisali najvažnija pravila "sajber-suda" koja treba znati.
Uključite jasnu i direktnu temu
Primjeri dobre teme uključuju “Promijenjen datum sastanka”, “Brzo pitanje o vašoj prezentaciji” ili “Prijedlozi za prijedlog”.
Ljudi često odlučuju da otvore e-poštu na osnovu naslova, biraju onaj koji čitaocima daje do znanja da rješavate njihove brige ili probleme na poslu.
Koristite profesionalnu adresu e-pošte
Ako radite za kompaniju, morate koristiti e-mail adresu svoje kompanije. Ali ako koristite lični nalog e-pošte, bilo da ste samozaposleni ili ga volite povremeno koristiti za poslovnu korespondenciju, trebali biste biti oprezni pri odabiru ove adrese.
Uvijek biste trebali imati adresu e-pošte na kojoj je vaše ime kako bi primalac tačno znao ko šalje e-poštu. Nikada nemojte koristiti adresu e-pošte koja nije prikladna za posao.
Dobro razmislite prije nego što kliknete "odgovori svima"
Niko ne želi da čita mejlove 20 ljudi koji nemaju nikakve veze sa njima. Ignoriranje e-pošte može biti teško, jer mnogi ljudi primaju obavještenja o novim porukama na svom pametnom telefonu ili ometajuće iskačuće poruke na ekranu svog računara. Uzdržite se od klika na "odgovori svima" osim ako mislite da bi svi na listi trebali primiti e-poštu.
Uključite blok potpisa
Pružite čitaocu informacije o sebi. Obično navedite svoje puno ime, titulu, naziv kompanije i kontakt informacije, uključujući broj telefona. Možete dodati i malo reklame za sebe, ali nemojte pretjerivati s izrekama ili ilustracijama.
Koristite isti font, veličinu i boju kao i ostatak e-pošte.
Koristite profesionalne pozdrave
Nemojte koristiti neobavezne, kolokvijalne izraze kao što su "Zdravo", "Zdravo!" ili “Kako si?”.
Opuštena priroda naših spisa ne bi trebalo da utiče na pozdrav u e-poruci. "Zdravo!" To je veoma neformalan pozdrav i generalno, ne bi trebalo da se koristi u radnoj situaciji. Umjesto toga koristite "Hello" ili "Good evening".
Umjereno koristite uskličnike
Ako odlučite da koristite uzvičnik, koristite samo jedan da izrazite svoje oduševljenje.
Ljudi se ponekad zanesu i na kraju svojih rečenica stave niz uzvika. Rezultat može izgledati previše emocionalan ili nezreo, uzvične znakove treba koristiti štedljivo u pisanju.
Budite oprezni sa humorom
Humor se lako može izgubiti u prijevodu bez pravilnog tona i izraza lica. U poslovnom razgovoru, humor je najbolje izostaviti iz e-poruka osim ako dobro poznajete primaoca. Također, nešto što mislite da je smiješno možda nije nekom drugom.
Znajte da ljudi iz različitih kultura govore i pišu drugačije
Pogrešna komunikacija može lako nastati zbog kulturoloških razlika, posebno u pisanoj formi kada ne možemo vidjeti govor tijela jedni drugih. Prilagodite svoju poruku kulturnom porijeklu ili nivou znanja primaoca.
Dobro je imati na umu da visoko kontekstualne kulture (japanski, arapski ili kineski) žele da vas upoznaju pre nego što posluju s vama. Kao rezultat toga, može biti uobičajeno da zaposleni u ovim zemljama budu više lični u svom pisanju. S druge strane, ljudi iz kultura niskog konteksta (njemački, američki ili skandinavski) radije idu vrlo brzo.
Odgovarajte na svoje e-poruke, čak i ako e-mail nije namijenjen vama
Teško je odgovoriti na sve e-poruke koje su vam poslane, ali pokušajte. Ovo uključuje slučajeve kada vam je e-poruka slučajno poslana, posebno ako pošiljalac očekuje odgovor. Odgovor nije neophodan, ali je dobar e-mail etiket, posebno ako ta osoba radi u istoj kompaniji ili industriji kao i vi.
Evo primjera odgovora: „Znam da ste veoma zauzeti, ali mislim da niste htjeli da mi pošaljete ovaj e-mail. Hteo sam da te obavestim da ga možeš poslati pravoj osobi. »
Pregledajte svaku poruku
Vaše greške neće proći nezapaženo od strane primalaca vašeg e-maila. I, u zavisnosti od primaoca, možda ćete biti osuđeni zbog toga.
Ne oslanjajte se na proveru pravopisa. Pročitajte i ponovo pročitajte svoju poštu nekoliko puta, po mogućnosti naglas, prije nego što je pošaljete.
Dodajte adresu e-pošte posljednju
Izbjegavajte slučajno slanje e-pošte prije nego što završite sa sastavljanjem i ispravljanjem poruke. Čak i kada odgovarate na poruku, dobra je ideja ukloniti adresu primaoca i umetnuti je tek kada ste sigurni da je poruka spremna za slanje.
Provjerite jeste li odabrali ispravnog primatelja
Morate biti veoma oprezni kada kucate ime iz svog adresara u red „Za“ e-pošte. Lako je odabrati pogrešno ime, što može biti neugodno za vas i osobu koja greškom primi e-poštu.
Koristite klasične fontove
Za profesionalnu korespondenciju, uvek čuvajte svoje fontove, boje i standardne veličine.
Kardinalno pravilo: Vaše e-poruke trebaju biti lako za čitanje drugih ljudi.
Općenito, najbolje je koristiti tip s 10 ili 12 tačaka i lako čitljivo pismo, kao što su Arial, Calibri ili Times New Roman. Kada je u pitanju boja, crna je najsigurniji izbor.
Pripazite na svoj ton
Baš kao što su šale izgubljene u prevodu, vaša poruka se može brzo pogrešno protumačiti. Zapamtite da vaš intervjuer nema glasovne znakove i izraze lica koje bi dobili u diskusiji jedan na jedan.
Da biste izbegli nesporazume, preporučuje se da glasno pročitate poruku pre nego što kliknete na dugme Pošalji. Ako vam se čini teško, činiće se teškim za čitatelja.
Za najbolje rezultate izbjegavajte korištenje potpuno negativnih riječi („neuspjeh“, „loše“ ili „pregledano“) i uvijek recite „molim“ i „hvala“.
