Danas je e-pošta najbolji način komuniciranja sa lakoćom, brzinom i efikasnošću. Za profesionalne razmene, to je najčešće korišten način.
Da napišem a profesionalna poštamoramo poštovati određene kriterijume, savjete i pravila, koje ćemo pokušati da vam objasnimo tokom čitavog članka.
Primer plana pisanja za profesionalnu e-poštu
Ponekad pošta može biti komplikovana za upravljanje u profesionalnom kontekstu. Plan koji treba da sledi za pisanje profesionalne e-pošte mora da stavi na raspolaganje primaocu sve potrebne elemente koji su kratki i precizni.
Da biste napisali profesionalnu e-poštu, možete usvojiti sljedeći plan:
- Jasan i eksplicitan objekt
- Formula za žalbe
- Početak koji mora postaviti kontekst komunikacije
- Formulacija za ljubaznost koja se završava
- Potpis
Izaberite predmet stručnog e-pošte
Procjenjuje se da stručnjak može dobiti prosječno 100 e-poruka dnevno. Stoga morate odabrati temu e-pošte kako biste ih potaknuli da je otvore. Da biste to učinili, postoje pravila koja treba slijediti:
1-Napišite kratak objekat
Kako bi povećali brzinu otvaranja vaše e-pošte, stručnjaci preporučuju da u idealnom slučaju koristite temu od najviše 50 znakova.
Imate samo ograničen prostor za pisanje subjekta, tako da napravite izbor određenog objekta, koristeći akcija glagoli u vezi sa sadržajem e-pošte.
Generalno, dugi objekti se slabo čitaju na pametnim telefonima, koji stručnjaci sve više koriste za proveru njihovog e-pošte.
2-Prilagodite temu vašeg e-pošte
Ako je moguće, morate navesti ime i prezime vaših kontakata na nivou objekta. To je element koji može povećati stopu otvaranja.
Postavljanjem detalja vašeg primaoca na nivo predmeta e-pošte, on će se osećati vrednovanim i prepoznatljivim, što će ga ohrabriti da otvori i pročita vašu e-poštu.
Telo profesionalne e-pošte
Da napišete profesionalnu e-poštu, preporučljivo je jasno napisati telo vašeg e-pošte bez odlaska od predmeta i sve zasnovane na određenim standardima stila i prezentacije.
Vodite računa da napišete kratku e-poštu, sa kratkim i preciznim rečenicama koje će vam pružiti više udobnosti.
Evo nekoliko stvari koje treba zapamtiti:
1 - koristite klasični font
Većina usluga e-pošte omogućava korisniku da bira font i stil teksta. Što se tiče poslovne e-pošte, odaberite klasični font poput "Times New Roman" ili "Arial".
Nije preporučljivo koristiti dekorativni font.
Takođe preporučujemo:
- Usvojite čitljivu veličinu fonta
- Izbegavajte kurzivu, naglašavanje ili boje
- Nemojte pisati ceo tekst velikim slovima
2-Pisanje dobre formulacije poziva
Za stručnu e-poštu, poželjno je kao što je gore navedeno da se adresaru obraća po imenu, uz uključivanje naziva građanstva osobe koju prati njegovo prezime.
3-Predstavite se u prvom paragrafu
Ako nekome prvi put pišete (na primer novi klijent), veoma je važno da se predstavite i ukratko objasnite svrhu vaše poruke.
Na ovu malenu prezentaciju možete posvetiti jednu ili dve rečenice.
4-Najvažnije informacije u prioritetu
Nakon vaše prezentacije, idemo do najvažnije tačke.
Veoma je zanimljivo navesti najvažnije informacije na početku e-pošte. Sačuvajte svoje vreme primaoca razjašnjavanjem namera.
Morate privući pažnju svog dopisnika i prijeći direktno na stvar.
5 - Koristite formalni rečnik
Pošto pišete profesionalnu e-poštu, morate napraviti dobar utisak.
Savetujemo vam da pišete potpune rečenice u ljubaznom stilu.
Ne preporučuje se upotreba:
- Žargonske riječi;
- Beskorisne skraćenice;
- Emotikoni ili emojiji;
- Vicevi;
- Rude words;
6-Napravite odgovarajući zaključak
Da dovršimo e-poštu, moramo razmisliti o potpisu koji treba koristiti, tonu usvajanja i formulaciji za ljubaznost.
Moramo imati na umu da profesionalna komunikacija ostaje a visoko kodifikovan jezik. Veoma je važno poznavati pravila i izabrati pravu formulu koja će se koristiti na kraju e-pošte.
Korišćena formula mora biti prilagođena kvalitetu primaoca i kontekstu razmene.
Na primjer, ako razgovarate sa nadređenim ili klijentom, možete upotrijebiti „srdačan pozdrav“, što je najprikladnija fraza. Ako je to kolega, možemo e-poštu završiti izrazom "Ugodan dan!" "
Što se tiče potpisa, možete postaviti softver e-pošte da automatski ubacite personalizovani potpis na kraju naših e-poruka.
Da bi bio efikasan, potpis mora biti kratak:
- Ne više od 4 reda;
- Ne više od 70 znakova u retku;
- Unesite svoje ime i prezime, funkciju, naziv kompanije, adresu web lokacije, broj telefona i faksa, a možda i vezu do vašeg LinkedIn ili Viadeo profila;
primjer :
Robert Holliday
Predstavnik kompanije Y
http: /www.votresite.com
Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00
Mobitel: 06 00 00 00 00
Neki pristojni izrazi:
- Srdačno;
- Srdačan pozdrav ;
- Srdačan pozdrav;
- S poštovanjem;
- Srdačne čestitke;
- Srdačan pozdrav ;
- Vaš,
- Zadovoljstvo je ponovo vas vidjeti;
- Topli pozdravi ...
Za ljude koje posebno dobro poznajemo možemo koristiti srdačne formule poput „zdravo“, „prijateljstva“, „vidimo se“ ...
Ostali primjeri klasičnih formula:
- Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mojih uglednih osjećaja;
- Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog srdačnog pozdrava;
- Molimo vas primite, gospodine / gospođo, moje najljepše pozdrave;
- Primite, gospodine / gospođo, moja poštovanja i odana osjećanja;
- Primite, gospodine / gospođo, moje iskrene pozdrave;
- Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog najvećeg poštovanja;
- Zahtevanjem da prihvatite moje najljepše pozdrave;
- Zahvaljujem na pažnji na mom zahtjevu;
- Udostojte se prihvatiti, gospodine / gospođo, omaž mog dubokog poštovanja;
- Dok čekate da vam pročitam, prihvatite, gospodine / gospođo, izraze mog najvećeg poštovanja;
- Uz moju zahvalnost, molim vas da pronađete ovde, gospodine / gospođo, izraz mojih istaknutih osećanja;
7-Uključite priloge
Što se tiče priloga, ne zaboravite da obavijestite primaoca tako što ćete ih pominjati u telu vašeg e-pošte uz ljubaznošću.
Veoma je zanimljivo pomenuti veličinu i broj priloga koji su poslati primaocu.
Fokus: obrnuta piramida
Što se tiče tzv. Obrnute piramide metode, sastoji se od pokretanja teksta Vašeg profesionalnog e-pošte sa glavnim informacijama vaše poruke, a zatim nastavljanjem sa ostalim informacijama u opadajućem redosledu važnosti.
Ali zašto usvojiti ovu metodu?
Obično prva rečenica čita bolje od ostatka poruke. Mora biti atraktivno. Usvajanjem metode obrnute piramide lako možemo privući pažnju čitatelja i natjerati ga da pročita e-poštu do kraja.
Što se tiče pisanja, preporučljivo je koristiti najviše četiri paragrafa, od 3 do 4 linija, a fokusirajući se na određenu ideju po paragrafu.
Ako želite usvojiti ovu metodu, savjetujemo vam da koristite:
- relativno kratke rečenice;
- povezivanje riječi za povezivanje rečenica;
- trenutni i profesionalni jezik.
PODSJETNIK
Kao što ste shvatili, profesionalna e-pošta nema nikakve veze sa onim poslanim prijatelju. Postoje pravila koja se moraju poštovati do kraja.
1-Pažljivo tretirajte predmet
Kao što smo jasno naveli, morate ispravno napisati polje predmeta (ili predmet) vašeg profesionalnog e-maila. Trebao bi biti koncizan i eksplicitan. Vaš primalac mora odmah razumjeti sadržaj vaše e-pošte. Stoga može odlučiti da li će ga odmah otvoriti ili pročitati kasnije.
2 - Budi ljubazan
Kao što ste dobro shvatili, potrebno je koristiti formule pozdrava i ljubaznosti u kontekstu.
Formule treba biti kratke i vrlo dobro izabrane.
3-Pravilna pravopisna greška
Pre svega, morate ponovo pročitati svoju e-poštu i osigurati da niste zaboravili nikakve potrebne informacije, i zašto ih ne bi neko drugi pročitao. Veoma je zanimljivo imati mišljenje druge osobe.
Da ispravi pravopisne i gramatičke greške, predlažemo vam da kopirate i zalijepite svoj email na program za obradu teksta i napraviti automatske provjere. Čak i ako ovaj softver ne ispravi sve greške, to vam može pomoći. Kao alternativu, možete takođe uložiti u profesionalni softver za korekciju.
4-Prijavite svoj e-mail
Veoma je važno dodati potpis vašoj profesionalnoj e-pošti. Morate slediti gore navedena pravila da biste napisali profesionalni potpis.
Navodeći različite informacije koje se odnose na vašu funkciju, vaša kompanija ... vaš primalac će brzo shvatiti s kim ima posla.
5-Prilagodite svoj e-mail
Ako je uopšteno, manje je verovatno da će pošta biti čitana. Morate učiniti primaocu osećaj da je pošta upućena samo njemu. Dakle, morate prilagoditi objekat i izabrati formulu za usvajanje za pokretanje e-pošte.
Ako se radi o grupnoj e-pošti, važno je stvoriti različite liste prema karakteristikama vaših primatelja, njihovim preferencijama, njihovim interesima i njihovoj lokaciji. Segmentacija vaših primatelja omogućuje vam povećanje stope otvaranja vaših e-adresa.
6-Dajte da otvorite poštu
Kada pišete profesionalnu e-poštu, uvek morate da primaoca želite da ga otvori. Generalno, objekat je prvi element koji gura dopisnika da otvori vašu e-poštu i pročita je. Dakle, morate više posvetiti svojoj stvari, ozdraviti ga i učiniti je što atraktivnijim.
U istom smislu, prve dve rečenice e-pošte trebaju učiniti primaocu da želi nastaviti čitanje. Preporučujemo da citiramo najvažnije informacije na početku vaše e-pošte i da pokrenemo radoznalost dopisnika.
7-Izbegavajte obmanjujuće predmete
Nikada ne treba da koristite zavađajući objekat da biste povećali brzinu otvaranja svojih e-poruka.
Budite svjesni da vaše vozilo e-mail svoju sliku (ili društvo) .pa to je vrlo važno izbjeći zabludu i provokativan objektima. Objekat mora odgovarati sadržaju vašeg e-pošte.
8-Postavite se na mesto čitaoca
Empatija je vrlo važan element koji treba uzeti u obzir. Morate se postaviti na mjesto primatelja kako biste pravilno napisali temu svoje e-pošte i učinili je privlačnom. Morate se staviti na mjesto svog dopisnika i navesti niz pitanja koja si on može postaviti. Iz odgovora možete prilagoditi naslov svoje e-pošte.
9-Koristite profesionalnu adresu e-pošte
Lične adrese kao lovelygirl @ ... ili gentleman @ ... apsolutno mogu da zabrane. U kontekstu profesionalnih odnosa, nikada se ne obratite sugovorniku koji koristi ovu vrstu e-mail adresa.
Preporučljivo je da koristite profesionalnu e-mail adresu ili bar ličnu adresu sa svojim imenom i prezimenom.
Profesionalna e-pošta zahteva veoma dobru komunikaciju, precizan rečnik, koncizan tekst, jasan zahtev i besprekorno pisanje. Usvajanjem pravila, saveta i saveta koje smo upravo citirali, možete da napišete atraktivnu e-poštu koja će odmah interesovati vašeg primaoca i izazvati njegov interes.