Danas je e-pošta najbolji način komuniciranja sa lakoćom, brzinom i efikasnošću. Za profesionalne razmene, to je najčešće korišten način.

Da napišem a profesionalna poštamoramo poštovati određene kriterijume, savjete i pravila, koje ćemo pokušati da vam objasnimo tokom čitavog članka.

Primer plana pisanja za profesionalnu e-poštu 

Ponekad pošta može biti komplikovana za upravljanje u profesionalnom kontekstu. Plan koji treba da sledi za pisanje profesionalne e-pošte mora da stavi na raspolaganje primaocu sve potrebne elemente koji su kratki i precizni.

Da biste napisali profesionalnu e-poštu, možete usvojiti sljedeći plan:

  • Jasan i eksplicitan objekt
  • Formula za žalbe
  • Početak koji mora postaviti kontekst komunikacije
  • Formulacija za ljubaznost koja se završava
  • Potpis

Izaberite predmet stručnog e-pošte

Procjenjuje se da stručnjak može dobiti prosječno 100 e-poruka dnevno. Stoga morate odabrati temu e-pošte kako biste ih potaknuli da je otvore. Da biste to učinili, postoje pravila koja treba slijediti:

1-Napišite kratak objekat

Kako bi povećali brzinu otvaranja vaše e-pošte, stručnjaci preporučuju da u idealnom slučaju koristite temu od najviše 50 znakova.

Imate samo ograničen prostor za pisanje subjekta, tako da napravite izbor određenog objekta, koristeći akcija glagoli u vezi sa sadržajem e-pošte.

Generalno, dugi objekti se slabo čitaju na pametnim telefonima, koji stručnjaci sve više koriste za proveru njihovog e-pošte.

2-Prilagodite temu vašeg e-pošte

Ako je moguće, morate navesti ime i prezime vaših kontakata na nivou objekta. To je element koji može povećati stopu otvaranja.

Postavljanjem detalja vašeg primaoca na nivo predmeta e-pošte, on će se osećati vrednovanim i prepoznatljivim, što će ga ohrabriti da otvori i pročita vašu e-poštu.

Telo profesionalne e-pošte 

Da napišete profesionalnu e-poštu, preporučljivo je jasno napisati telo vašeg e-pošte bez odlaska od predmeta i sve zasnovane na određenim standardima stila i prezentacije.

Vodite računa da napišete kratku e-poštu, sa kratkim i preciznim rečenicama koje će vam pružiti više udobnosti.

Evo nekoliko stvari koje treba zapamtiti: 

1 - koristite klasični font

Većina usluga e-pošte omogućava korisniku da bira font i stil teksta. Što se tiče poslovne e-pošte, odaberite klasični font poput "Times New Roman" ili "Arial".

READ  Razlikujte profesionalnu e-poštu od pisma

Nije preporučljivo koristiti dekorativni font.

Takođe preporučujemo:

  • Usvojite čitljivu veličinu fonta
  • Izbegavajte kurzivu, naglašavanje ili boje
  • Nemojte pisati ceo tekst velikim slovima

2-Pisanje dobre formulacije poziva

Za stručnu e-poštu, poželjno je kao što je gore navedeno da se adresaru obraća po imenu, uz uključivanje naziva građanstva osobe koju prati njegovo prezime.

3-Predstavite se u prvom paragrafu

Ako nekome prvi put pišete (na primer novi klijent), veoma je važno da se predstavite i ukratko objasnite svrhu vaše poruke.

Na ovu malenu prezentaciju možete posvetiti jednu ili dve rečenice.

4-Najvažnije informacije u prioritetu

Nakon vaše prezentacije, idemo do najvažnije tačke.

Veoma je zanimljivo navesti najvažnije informacije na početku e-pošte. Sačuvajte svoje vreme primaoca razjašnjavanjem namera.

Morate privući pažnju svog dopisnika i prijeći direktno na stvar.

5 - Koristite formalni rečnik

Pošto pišete profesionalnu e-poštu, morate napraviti dobar utisak.

Savetujemo vam da pišete potpune rečenice u ljubaznom stilu.

Ne preporučuje se upotreba:

  • Žargonske riječi;
  • Beskorisne skraćenice;
  • Emotikoni ili emojiji;
  • Vicevi;
  • Rude words;

6-Napravite odgovarajući zaključak

Da dovršimo e-poštu, moramo razmisliti o potpisu koji treba koristiti, tonu usvajanja i formulaciji za ljubaznost.

Moramo imati na umu da profesionalna komunikacija ostaje a visoko kodifikovan jezik. Veoma je važno poznavati pravila i izabrati pravu formulu koja će se koristiti na kraju e-pošte.

Korišćena formula mora biti prilagođena kvalitetu primaoca i kontekstu razmene.

Na primjer, ako razgovarate sa nadređenim ili klijentom, možete upotrijebiti „srdačan pozdrav“, što je najprikladnija fraza. Ako je to kolega, možemo e-poštu završiti izrazom "Ugodan dan!" "

Što se tiče potpisa, možete postaviti softver e-pošte da automatski ubacite personalizovani potpis na kraju naših e-poruka.

Da bi bio efikasan, potpis mora biti kratak:

  • Ne više od 4 reda;
  • Ne više od 70 znakova u retku;
  • Unesite svoje ime i prezime, funkciju, naziv kompanije, adresu web lokacije, broj telefona i faksa, a možda i vezu do vašeg LinkedIn ili Viadeo profila;

primjer :

Robert Holliday

Predstavnik kompanije Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00

Mobitel: 06 00 00 00 00

Neki pristojni izrazi:

  • Srdačno;
  • Srdačan pozdrav ;
  • Srdačan pozdrav;
  • S poštovanjem;
  • Srdačne čestitke;
  • Srdačan pozdrav ;
  • Vaš,
  • Zadovoljstvo je ponovo vas vidjeti;
  • Topli pozdravi ...
READ  Obratite pažnju na poruku o odsustvu iz vašeg poštanskog sandučeta

Za ljude koje posebno dobro poznajemo možemo koristiti srdačne formule poput „zdravo“, „prijateljstva“, „vidimo se“ ...

Ostali primjeri klasičnih formula:

  • Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mojih uglednih osjećaja;
  • Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog srdačnog pozdrava;
  • Molimo vas primite, gospodine / gospođo, moje najljepše pozdrave;
  • Primite, gospodine / gospođo, moja poštovanja i odana osjećanja;
  • Primite, gospodine / gospođo, moje iskrene pozdrave;
  • Prihvatite, gospodine / gospođo, izraz mog najvećeg poštovanja;
  • Zahtevanjem da prihvatite moje najljepše pozdrave;
  • Zahvaljujem na pažnji na mom zahtjevu;
  • Udostojte se prihvatiti, gospodine / gospođo, omaž mog dubokog poštovanja;
  • Dok čekate da vam pročitam, prihvatite, gospodine / gospođo, izraze mog najvećeg poštovanja;
  • Uz moju zahvalnost, molim vas da pronađete ovde, gospodine / gospođo, izraz mojih istaknutih osećanja;

7-Uključite priloge

Što se tiče priloga, ne zaboravite da obavijestite primaoca tako što ćete ih pominjati u telu vašeg e-pošte uz ljubaznošću.

Veoma je zanimljivo pomenuti veličinu i broj priloga koji su poslati primaocu.

Fokus: obrnuta piramida

Što se tiče tzv. Obrnute piramide metode, sastoji se od pokretanja teksta Vašeg profesionalnog e-pošte sa glavnim informacijama vaše poruke, a zatim nastavljanjem sa ostalim informacijama u opadajućem redosledu važnosti.

Ali zašto usvojiti ovu metodu?

Obično prva rečenica čita bolje od ostatka poruke. Mora biti atraktivno. Usvajanjem metode obrnute piramide lako možemo privući pažnju čitatelja i natjerati ga da pročita e-poštu do kraja.

Što se tiče pisanja, preporučljivo je koristiti najviše četiri paragrafa, od 3 do 4 linija, a fokusirajući se na određenu ideju po paragrafu.

Ako želite usvojiti ovu metodu, savjetujemo vam da koristite:

  • relativno kratke rečenice;
  • povezivanje riječi za povezivanje rečenica;
  • trenutni i profesionalni jezik.

 

                                                    PODSJETNIK 

 

Kao što ste shvatili, profesionalna e-pošta nema nikakve veze sa onim poslanim prijatelju. Postoje pravila koja se moraju poštovati do kraja.

1-Pažljivo tretirajte predmet

Kao što smo jasno naveli, morate ispravno napisati polje predmeta (ili predmet) vašeg profesionalnog e-maila. Trebao bi biti koncizan i eksplicitan. Vaš primalac mora odmah razumjeti sadržaj vaše e-pošte. Stoga može odlučiti da li će ga odmah otvoriti ili pročitati kasnije.

2 - Budi ljubazan

Kao što ste dobro shvatili, potrebno je koristiti formule pozdrava i ljubaznosti u kontekstu.

Formule treba biti kratke i vrlo dobro izabrane.

3-Pravilna pravopisna greška

Pre svega, morate ponovo pročitati svoju e-poštu i osigurati da niste zaboravili nikakve potrebne informacije, i zašto ih ne bi neko drugi pročitao. Veoma je zanimljivo imati mišljenje druge osobe.

Da ispravi pravopisne i gramatičke greške, predlažemo vam da kopirate i zalijepite svoj email na program za obradu teksta i napraviti automatske provjere. Čak i ako ovaj softver ne ispravi sve greške, to vam može pomoći. Kao alternativu, možete takođe uložiti u profesionalni softver za korekciju.

READ  Predložak pisma za traženje predujma ili pologa

4-Prijavite svoj e-mail

Veoma je važno dodati potpis vašoj profesionalnoj e-pošti. Morate slediti gore navedena pravila da biste napisali profesionalni potpis.

Navodeći različite informacije koje se odnose na vašu funkciju, vaša kompanija ... vaš primalac će brzo shvatiti s kim ima posla.

5-Prilagodite svoj e-mail

Ako je uopšteno, manje je verovatno da će pošta biti čitana. Morate učiniti primaocu osećaj da je pošta upućena samo njemu. Dakle, morate prilagoditi objekat i izabrati formulu za usvajanje za pokretanje e-pošte.

Ako se radi o grupnoj e-pošti, važno je stvoriti različite liste prema karakteristikama vaših primatelja, njihovim preferencijama, njihovim interesima i njihovoj lokaciji. Segmentacija vaših primatelja omogućuje vam povećanje stope otvaranja vaših e-adresa.

6-Dajte da otvorite poštu

Kada pišete profesionalnu e-poštu, uvek morate da primaoca želite da ga otvori. Generalno, objekat je prvi element koji gura dopisnika da otvori vašu e-poštu i pročita je. Dakle, morate više posvetiti svojoj stvari, ozdraviti ga i učiniti je što atraktivnijim.

U istom smislu, prve dve rečenice e-pošte trebaju učiniti primaocu da želi nastaviti čitanje. Preporučujemo da citiramo najvažnije informacije na početku vaše e-pošte i da pokrenemo radoznalost dopisnika.

7-Izbegavajte obmanjujuće predmete

Nikada ne treba da koristite zavađajući objekat da biste povećali brzinu otvaranja svojih e-poruka.

Budite svjesni da vaše vozilo e-mail svoju sliku (ili društvo) .pa to je vrlo važno izbjeći zabludu i provokativan objektima. Objekat mora odgovarati sadržaju vašeg e-pošte.

8-Postavite se na mesto čitaoca

Empatija je vrlo važan element koji treba uzeti u obzir. Morate se postaviti na mjesto primatelja kako biste pravilno napisali temu svoje e-pošte i učinili je privlačnom. Morate se staviti na mjesto svog dopisnika i navesti niz pitanja koja si on može postaviti. Iz odgovora možete prilagoditi naslov svoje e-pošte.

9-Koristite profesionalnu adresu e-pošte

Lične adrese kao lovelygirl @ ... ili gentleman @ ... apsolutno mogu da zabrane. U kontekstu profesionalnih odnosa, nikada se ne obratite sugovorniku koji koristi ovu vrstu e-mail adresa.

Preporučljivo je da koristite profesionalnu e-mail adresu ili bar ličnu adresu sa svojim imenom i prezimenom.

Profesionalna e-pošta zahteva veoma dobru komunikaciju, precizan rečnik, koncizan tekst, jasan zahtev i besprekorno pisanje. Usvajanjem pravila, saveta i saveta koje smo upravo citirali, možete da napišete atraktivnu e-poštu koja će odmah interesovati vašeg primaoca i izazvati njegov interes.