E-pošta nam često omogućava da više komuniciramo. Kao rezultat toga, internet je pun savjeti za bolje pisanje, liste razloga za izbjegavanje slanja e-pošte u određeno vrijeme, ili savjete o tome koliko brzo trebamo odgovoriti, itd. Međutim, najbolji način da uštedite vrijeme i izbjegnete zabunu mogao bi biti da zapamtite da se neki razgovori ne mogu odvijati putem e-pošte, evo nekoliko primjera.
Kada prenesete loše vesti
Nije lako prenijeti loše vijesti, posebno kada ih morate prenijeti svom šefu ili menadžeru. No, postoji nekoliko načina da se poteškoće minimiziraju. Prije svega, nemojte to odlagati i ne gubiti vrijeme; morate preuzeti odgovornost i detaljno objasniti situaciju. Saopštavanje loših vijesti putem e-pošte nije dobra ideja, jer se može shvatiti kao pokušaj izbjegavanja razgovora. Možete vratiti sliku osobe koja je uplašena, posramljena ili čak previše nezrela da bi bila proaktivna. Dakle, kada imate loše vijesti za priopćenje, učinite to lično kad god je to moguće.
Kada niste sasvim sigurni na šta mislite
Općenito, dobro je nastojati biti proaktivan, a ne reaktivan. Nažalost, e-pošta se dobro uklapa u ovu vrstu refleksa. Osjećamo se primorani da ispraznimo svoje sandučiće, a većina e-poruka zahtijeva odgovore. Tako da ponekad, čak i kada nismo sasvim sigurni kako bismo željeli odgovoriti, naši prsti ionako počnu tapkati. Umjesto toga, napravite pauzu kada je trebate. Potražite više informacija o ovoj temi, umjesto da odgovarate prije nego što zaista znate šta mislite i šta biste htjeli reći.
Ako se osećate mučenim tonom
Mnogi od nas koriste e-poštu kako bi izbjegli težak razgovor. Ideja je da nam ovaj medij pruži mogućnost da napišemo e-mail koji će doći do druge osobe upravo onako kako se nadamo. Ali, prečesto se to ne dešava. Prva stvar koja pati je naša efikasnost; pravljenje savršeno izrađene e-pošte oduzima mnogo vremena. Dakle, prilično često, druga osoba ionako neće pročitati našu e-poštu kako smo očekivali. Dakle, ako vas muči ton prilikom pisanja e-pošte, zapitajte se da li i u ovom slučaju ne bi imalo smisla voditi ovaj razgovor licem u lice.
Ako je između 21h i 6h i kada ste umorni
Teže je jasno razmišljati kada ste umorni, a emocije takođe mogu biti na vrhuncu kada ste u ovom stanju. Dakle, ako sjedite kod kuće i nemate radno vrijeme, razmislite o tome da pritisnete dugme Sačuvaj nacrt, a ne dugme za slanje. Umjesto toga, napišite prvi nacrt u nacrtu, ako vam pomaže da zaboravite na problem, i pročitajte ga ujutro prije nego što ga finalizirate, kada budete imali svježiju perspektivu.
Kada tražite povećanje
Neki razgovori su zamišljeni da se vode licem u lice, kada želite da pregovarate o povišici, na primer. Ovo nije vrsta zahtjeva koju želite uputiti putem e-pošte, uglavnom zato što želite da bude jasan i to je stvar koju shvaćate ozbiljno. Također, želite biti dostupni da odgovorite na pitanja o vašoj prijavi. Slanje e-pošte može poslati pogrešnu poruku. Odvojite vrijeme da se lično sastanete sa svojim nadređenim u ovim okolnostima će vam donijeti više rezultata.
