Postavite svoju domenu i kreirajte profesionalne adrese e-pošte

 

Da biste kreirali profesionalne adrese e-pošte s Google Workspaceom, prvi korak je kupovina prilagođenog imena domene. Naziv domene predstavlja vaš poslovni identitet na mreži i od suštinskog je značaja za jačanje imidža vašeg brenda. Naziv domene možete kupiti od registrara domena, kao što je Google Domains, joniili OVH. Prilikom kupovine obavezno odaberite naziv domene koji odražava naziv vašeg preduzeća i koji se lako pamti.

 

Konfigurirajte domenu pomoću Google Workspacea

 

Nakon kupovine naziva domene, morate konfigurirajte pomoću Google Workspacea za korištenje Googleovih profesionalnih usluga e-pošte. Evo koraka koje trebate slijediti kako biste konfigurirali svoju domenu:

  1. Prijavite se za Google Workspace odabirom plana koji odgovara veličini vašeg poslovanja i specifičnim potrebama.
  2. Tokom procesa registracije, od vas će biti zatraženo da unesete svoje prilagođeno ime domene.
  3. Google Workspace će vam pružiti upute za provjeru vlasništva nad vašom domenom i postavljanje potrebnih zapisa sistema imena domena (DNS). Morat ćete se prijaviti na kontrolnu tablu svog registratora domena i dodati MX (Mail Exchange) zapise koje pruža Google. Ovi zapisi se koriste za usmjeravanje e-pošte na servere pošte Google Workspacea.
  1. Nakon što su DNS zapisi konfigurirani i domena verificirana, moći ćete pristupiti administratorskoj konzoli Google Workspacea za upravljanje svojom domenom i uslugama.

 

Kreirajte personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike

 

Sada kada je vaša domena postavljena sa Google Workspaceom, možete početi kreirati personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

  1. Prijavite se na Google Workspace administratorsku konzolu koristeći svoj administratorski račun.
  2. Kliknite na "Korisnici" u lijevom meniju da pristupite listi korisnika u vašoj organizaciji.
  3. Kliknite na dugme „Dodaj korisnika“ da kreirate novi korisnički nalog. Moraćete da navedete podatke kao što su ime, prezime i željena adresa e-pošte za svakog zaposlenog. Adresa e-pošte će se automatski kreirati s vašim prilagođenim imenom domene (npr. zaposlenik@vaša kompanija.com).
  1. Nakon kreiranja naloga, možete dodijeliti uloge i dozvole svakom korisniku na osnovu njihovih odgovornosti unutar kompanije. Također im možete poslati upute za postavljanje lozinki i pristup njihovom Gmail računu.
  2. Ako želite da kreirate generičke adrese e-pošte, kao npr contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, možete konfigurirati korisničke grupe sa zajedničkim adresama e-pošte. Ovo omogućava da više zaposlenih prima i odgovara na e-poštu poslanu na ove generičke adrese.

Prateći ove korake, moći ćete postaviti svoju domenu i kreirati profesionalne adrese e-pošte za svoje zaposlenike koristeći Google Workspace. Ove personalizirane adrese e-pošte ojačat će imidž brenda vaše kompanije i pružiti profesionalno iskustvo vašim klijentima i partnerima kada s vama komuniciraju putem e-pošte.

Upravljajte nalozima e-pošte i korisničkim postavkama u Google Workspaceu

 

Google Workspace Admin konzola olakšava upravljanje korisničkim nalozima unutar vaše kompanije. Kao administrator, možete dodati nove korisnike, promijeniti informacije o njihovim računima i postavke ili izbrisati račune kada zaposleni napuste kompaniju. Da izvršite ove radnje, idite do odjeljka „Korisnici“ na konzoli administratora i odaberite korisnika na koje se to odnosi da promijeni postavke ili izbriše svoj račun.

 

Upravljajte korisničkim grupama i pravima pristupa

 

Grupe korisnika su efikasan način za organiziranje i upravljanje pravima pristupa Google Workspace resursima i uslugama unutar vaše kompanije. Možete kreirati grupe za različite usluge, odjele ili projekte i dodati članove na osnovu njihovih uloga i odgovornosti. Za upravljanje korisničkim grupama idite na odjeljak "Grupe" na konzoli administratora Google Workspacea.

Grupe vam takođe omogućavaju da kontrolišete pristup deljenim dokumentima i fasciklama, pojednostavljujući upravljanje dozvolama. Na primjer, možete kreirati grupu za svoj marketinški tim i dati im pristup određenim marketinškim sredstvima na Google disku.

 

Primijenite sigurnosne politike i pravila e-pošte

 

Google Workspace nudi mnogo opcija za osiguranje vašeg okruženja e-pošte i zaštitu vaših poslovnih podataka. Kao administrator, možete primijeniti različite sigurnosne politike i pravila e-pošte kako biste osigurali usklađenost i zaštitili svoje korisnike od prijetnji na mreži.

Da biste konfigurirali ove postavke, idite na odjeljak "Sigurnost" na konzoli administratora Google Workspacea. Evo nekoliko primjera politika i pravila koja možete postaviti:

  1. Zahtjevi lozinke: Postavite pravila za dužinu, složenost i valjanost lozinki vaših korisnika kako biste ojačali sigurnost računa.
  2. Dvofaktorska autentikacija: Omogućite dvofaktornu autentifikaciju (2FA) da dodate dodatni sloj sigurnosti kada se korisnici prijave na svoj račun.
  3. Filtriranje e-pošte: Postavite pravila za blokiranje ili karantin neželjenih e-poruka, pokušaja krađe identiteta i poruka sa zlonamjernim prilozima ili vezama.
  4. Ograničenja pristupa: Ograničite pristup Google Workspace uslugama i podacima na osnovu geografske lokacije, IP adrese ili uređaja koji se koristi za povezivanje.

Sprovođenjem ovih sigurnosnih politika i pravila e-pošte pomoći ćete zaštititi svoje poslovanje i zaposlenike od prijetnji na mreži i osigurati usklađenost sa važećim propisima.

Ukratko, upravljanje nalozima e-pošte i korisničkim postavkama u Google Workspaceu je bitan aspekt održavanja vašeg okruženja e-pošte neometanim i sigurnim radom. Kao administrator, odgovorni ste za upravljanje korisničkim nalozima, korisničkim grupama i pravima pristupa, kao i za primenu bezbednosnih politika i pravila e-pošte prilagođenih vašim poslovnim potrebama.

Koristite alate za saradnju i komunikaciju koje nudi Google Workspace

 

Google Workspace nudi integrisani paket aplikacija koje omogućavaju efektivna saradnja između članova vašeg tima. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama, možete iskoristiti sinergiju između različitih usluga kako biste poboljšali produktivnost i komunikaciju unutar vašeg poslovanja. Evo nekoliko primjera korisnih integracija između Gmaila i drugih Google Workspace aplikacija:

  1. Google kalendar: Zakažite sastanke i događaje direktno iz Gmaila, dodajući pozivnice u svoje ili kalendare vaših kolega.
  2. Google kontakti: Upravljajte svojim poslovnim i ličnim kontaktima na jednom mjestu i automatski ih sinhronizirajte s Gmailom.
  3. Google disk: šaljite velike priloge koristeći Google disk i sarađujte na dokumentima
    u realnom vremenu direktno sa Gmaila, bez potrebe za preuzimanjem ili slanjem više verzija putem e-pošte.
  1. Google Keep: Pravite bilješke i kreirajte liste obaveza direktno iz Gmaila i sinhronizirajte ih na svim svojim uređajima.

 

Dijelite dokumente i fajlove s Google diskom

 

Google Drive je online alat za pohranu i dijeljenje datoteka koji olakšava saradnju unutar vašeg poslovanja. Koristeći Google Drive, možete dijeliti dokumente, tabele, prezentacije i druge datoteke sa svojim kolegama, kontrolirajući dozvole svakog korisnika (samo za čitanje, komentiranje, uređivanje). Da podijelite fajlove sa članovima svog tima, jednostavno ih dodajte kao saradnike na Google Drive ili podijelite link do fajla.

Google Drive vam također omogućava da radite u realnom vremenu na zajedničkim dokumentima koristeći aplikacije iz Google Workspace paketa, kao što su Google dokumenti, Google Sheets i Google Slides. Ova saradnja u realnom vremenu omogućava vašem timu da radi efikasnije i izbegava probleme vezane za više verzija iste datoteke.

 

Organizirajte sastanke na mreži uz Google Meet

 

Google Meet je rješenje za video konferencije integrirano u Google Workspace koje olakšava online sastajanje između članova vašeg tima, bilo da su u istoj kancelariji ili širom svijeta. Da ugostite online sastanak uz Google Meet, jednostavno zakažite događaj u Google kalendaru i dodajte link za Meet sastanak. Također možete kreirati ad hoc sastanke direktno iz Gmaila ili aplikacije Google Meet.

Uz Google Meet, vaš tim može učestvovati u visokokvalitetnim video sastancima, dijeliti ekrane i sarađivati ​​na dokumentima u stvarnom vremenu, sve u sigurnom okruženju. Osim toga, Google Meet nudi napredne funkcije, kao što su automatsko prevođenje titlova, podrška sobama za sastanke i snimanje sastanka, kako bi se zadovoljile potrebe vašeg poslovanja u komunikaciji i saradnji.

Konačno, Google Workspace nudi niz alata za saradnju i komunikaciju koji mogu pomoći vašem poslovanju da radi efikasnije i ostane povezan. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama, dijeljenjem fajlova i dokumenata putem Google diska i hostingom online sastanaka uz Google Meet, možete iskoristiti ova rješenja za poboljšanje produktivnosti i saradnje unutar vašeg poslovnog tima.

Usvajanjem ovih alata za saradnju, svom poslu dajete sredstva da ostane konkurentan u svijetu koji se stalno mijenja, gdje je sposobnost brzog prilagođavanja i efikasnog rada kao tim od suštinskog značaja za uspjeh.