Kako kreirati i upravljati profesionalnim adresama e-pošte pomoću Google Workspacea

Postavite svoju domenu i kreirajte profesionalne adrese e-pošte

Da biste kreirali profesionalne adrese e-pošte s Google Workspaceom, prvi korak je kupovina prilagođenog imena domene. Ime domene predstavlja identitet vašeg poslovanja na mreži i neophodno je za jačanje imidža vašeg brenda. Naziv domene možete kupiti od registrara domena, kao što je Google Domains, joniili OVH. Prilikom kupovine obavezno odaberite naziv domene koji odražava naziv vašeg preduzeća i koji se lako pamti.

Postavite domenu s Google Workspaceom

Nakon kupovine naziva domene, morate postaviti pomoću Google Workspacea da biste mogli koristiti Googleove usluge poslovne e-pošte. Evo koraka za postavljanje vaše domene:

1. Prijavite se za Google Workspace odabirom plana koji odgovara veličini vašeg poslovanja i specifičnim potrebama.
2. Tokom procesa registracije, od vas će biti zatraženo da unesete svoje prilagođeno ime domene.
3. Google Workspace će vam dati upute za provjeru vlasništva nad vašom domenom i postavljanje potrebnih zapisa sistema naziva domena (DNS). Morat ćete se prijaviti na kontrolnu tablu svog registratora domena i dodati MX (Mail Exchange) zapise koje pruža Google. Ovi zapisi se koriste za usmjeravanje e-pošte na servere pošte Google Workspacea.

4. Nakon što su DNS zapisi konfigurirani i domena verificirana, moći ćete pristupiti Google Workspace administratorskoj konzoli za upravljanje svojom domenom i uslugama.

Kreirajte personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike

Sada kada je vaša domena postavljena sa Google Workspaceom, možete početi kreirati personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Prijavite se na Google Workspace administratorsku konzolu koristeći svoj administratorski račun.
2. Kliknite na “Korisnici” u lijevom meniju da pristupite listi korisnika u vašoj organizaciji.
3. Kliknite na dugme „Dodaj korisnika“ da kreirate novi korisnički nalog. Moraćete da navedete podatke kao što su ime i prezime i željena adresa e-pošte za svakog zaposlenog. Adresa e-pošte će se automatski kreirati s vašim prilagođenim imenom domene (npr. zaposleni@vaša kompanija.com).

4. Nakon što su računi kreirani, možete dodijeliti uloge i dozvole svakom korisniku na osnovu njihovih odgovornosti unutar kompanije. Također im možete poslati upute za postavljanje lozinki i pristup njihovom Gmail računu.
5. Ako želite da kreirate generičke adrese e-pošte, kao npr contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, možete postaviti korisničke grupe sa zajedničkim adresama e-pošte. Ovo omogućava da više zaposlenih prima i odgovara na e-poštu poslanu na ove generičke adrese.

Prateći ove korake, moći ćete postaviti svoju domenu i kreirati poslovne adrese e-pošte za svoje zaposlenike koristeći Google Workspace. Ove personalizirane adrese e-pošte poboljšat će imidž brenda vaše kompanije i pružiti profesionalno iskustvo vašim klijentima i partnerima kada s vama komuniciraju putem e-pošte.

Google Workspace administratorska konzola olakšava upravljanje korisničkim nalozima unutar vaše kompanije. Kao administrator, možete dodavati nove korisnike, uređivati ​​informacije o njihovim računima i postavke ili brisati račune kada zaposleni napuste kompaniju. Da biste izvršili ove radnje, idite na odjeljak „Korisnici“ na konzoli za administraciju i odaberite relevantnog korisnika da izmijeni svoja podešavanja ili izbriše svoj nalog.

Upravljajte korisničkim grupama i pravima pristupa

Grupe korisnika su efikasan način za organiziranje i upravljanje pravima pristupa Google Workspace resursima i uslugama unutar vaše kompanije. Možete kreirati grupe za različite odjele, odjele ili projekte i dodati članove u njih na osnovu njihovih uloga i odgovornosti. Da upravljate korisničkim grupama, idite do odjeljka "Grupe" na konzoli administratora Google Workspacea.

Grupe takođe pomažu u kontroli pristupa zajedničkim dokumentima i fasciklama, pojednostavljujući upravljanje dozvolama. Na primjer, možete kreirati grupu za svoj marketinški tim i dati im pristup određenim marketinškim resursima na Google disku.

Primijenite sigurnosne politike i pravila za razmjenu poruka

Google Workspace nudi mnogo opcija za osiguranje vašeg okruženja e-pošte i zaštitu vaših poslovnih podataka. Kao administrator, možete nametnuti različite sigurnosne politike i pravila za razmjenu poruka kako biste osigurali usklađenost i zaštitili svoje korisnike od prijetnji na mreži.

Da konfigurirate ove postavke, idite na odjeljak "Sigurnost" na konzoli administratora Google Workspacea. Evo nekoliko primjera politika i pravila koja možete postaviti:

1. Zahtjevi lozinke: Postavite pravila za dužinu, složenost i valjanost korisničkih lozinki kako biste pomogli da računi budu sigurniji.
2. Dvofaktorska autentikacija: Omogućite dvofaktorsku autentifikaciju (2FA) da dodate dodatni sloj sigurnosti prilikom prijavljivanja korisnika na njihov nalog.
3. Filtriranje e-pošte: Postavite pravila za blokiranje ili karantin neželjene e-pošte, pokušaja krađe identiteta i poruka sa zlonamjernim prilozima ili vezama.
4. Ograničenja pristupa: Ograničite pristup Google Workspace uslugama i podacima na osnovu lokacije, IP adrese ili uređaja koji se koristi za prijavu.

Primjenom ovih sigurnosnih pravila i pravila e-pošte pomoći ćete zaštiti svoje poslovanje i zaposlenike od prijetnji na mreži i osigurati usklađenost sa važećim propisima.

Ukratko, upravljanje nalozima e-pošte i korisničkim postavkama u Google Workspaceu je kritičan aspekt održavanja vašeg okruženja e-pošte neometanim i sigurnim radom. Kao administrator, odgovorni ste za upravljanje korisničkim nalozima, korisničkim grupama i pravima pristupa, kao i za primenu bezbednosnih politika i pravila e-pošte prilagođenih vašim poslovnim potrebama.

Google Workspace nudi integrisani paket aplikacija koje omogućavaju efektivna saradnja među članovima vašeg tima. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama, možete iskoristiti sinergiju između različitih odjela kako biste poboljšali produktivnost i komunikaciju u cijelom svom poslovanju. Evo nekoliko primjera korisnih integracija između Gmaila i drugih Google Workspace aplikacija:

1. Google kalendar: Zakažite sastanke i događaje direktno iz Gmaila, dodajući pozivnice u svoje ili kalendare vaših kolega.
2. Google kontakti: Upravljajte svojim poslovnim i ličnim kontaktima na jednom mjestu i automatski ih sinhronizirajte s Gmailom.
3. Google disk: šaljite velike priloge koristeći Google disk i sarađujte na dokumentima
   u realnom vremenu direktno sa Gmaila, bez potrebe za preuzimanjem ili slanjem više verzija putem e-pošte.

4. Google Keep: Pravite bilješke i kreirajte liste obaveza direktno iz Gmaila i sinhronizirajte ih na svim svojim uređajima.

Dijelite dokumente i fajlove s Google diskom

Google Drive je online alat za pohranu i dijeljenje datoteka koji olakšava saradnju unutar vašeg poslovanja. Koristeći Google Drive, možete dijeliti dokumente, tabele, prezentacije i druge datoteke sa svojim kolegama, kontrolirajući dozvole svakog korisnika (samo za čitanje, komentiranje, uređivanje). Da podijelite fajlove sa članovima svog tima, jednostavno ih dodajte kao saradnike na Google Drive ili podijelite link do fajla.

Google Drive vam takođe omogućava da radite u realnom vremenu na zajedničkim dokumentima zahvaljujući aplikacijama Google Workspace paketa, kao što su Google Docs, Google Sheets i Google Slides. Ova saradnja u realnom vremenu pomaže vašem timu da radi efikasnije i izbegava probleme sa više verzija iste datoteke.

Organizirajte sastanke na mreži uz Google Meet

Google Meet je rješenje za video konferencije integrirano u Google Workspace koje olakšava online sastanke između članova vašeg tima, bilo da su u istoj kancelariji ili širom svijeta. Da ugostite online sastanak uz Google Meet, jednostavno zakažite događaj u Google kalendaru i dodajte link za Meet sastanak. Također možete kreirati ad hoc sastanke direktno iz Gmaila ili aplikacije Google Meet.

Uz Google Meet, vaš tim može učestvovati u visokokvalitetnim video sastancima, dijeliti ekrane i sarađivati ​​na dokumentima u stvarnom vremenu, sve u sigurnom okruženju. Osim toga, Google Meet nudi napredne funkcije, kao što su automatsko prevođenje titlova, podrška sobama za sastanke i snimanje sastanka, kako bi se zadovoljile vaše potrebe poslovne komunikacije i saradnje.

Konačno, Google Workspace nudi niz alata za saradnju i komunikaciju koji mogu pomoći vašem poslovanju da radi efikasnije i ostane povezan. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama, dijeljenjem datoteka i dokumenata putem Google diska i hostingom online sastanaka uz Google Meet, možete iskoristiti prednosti ovih rješenja za poboljšanje produktivnosti i saradnje unutar svoje ekipe.

Usvajanjem ovih alata za saradnju, osnažujete svoje poslovanje da ostane konkurentno u svijetu koji se stalno mijenja, gdje je sposobnost brzog prilagođavanja i efikasnog rada kao tim od suštinskog značaja za uspjeh.