Korporativna e-pošta
U današnjem poslovnom okruženju u kojem je e-pošta postala preferirano sredstvo komunikacije. Bitno je ovladati vještinama potrebnim za prenošenje vaših poruka. Postoji mnogo načina da svoje nezadovoljstvo prenesete kolegi s kojim ste na neki način u sukobu. Možemo zamisliti razgovor licem u lice, telefonski poziv ili neku vrstu posredovanja. Međutim, e-pošta ostaje jedno od najčešće korištenih sredstava u svijetu rada.
E-pošta je veoma moćna alatka koja se široko koristi iz nekoliko razloga.
Kada pošaljete e-mail, dolazi do automatskog snimanja komunikacije. Stoga, vaše razne razmjene mogu se organizirati u folderu koji je sigurno pohranjen. Stoga se mogu koristiti u budućnosti za reference ili pravne razloge. Korištenje e-pošte kao službenog sredstva komunikacije također štedi poslovni novac. Važno je napomenuti ove tačke da biste shvatili koliko vam je važno da ovladate ovom vrstom komunikacije.
U svakodnevnom radu može se desiti da kolegi treba da vas podseti na neka pravila lepog ponašanja. Vrijedi zapamtiti da je obavještavanje saradnika putem e-pošte formalan i efikasan način da se jasno iznese vaša poenta. Ako takav kolega odluči da ne promijeni svoj stav nakon ponovljenih upozorenja, e-mailovi koje ste poslali mogu biti predstavljeni kako bi opravdali daljnje vaše djelovanje. Imajte na umu da su pohranjeni na sigurnom i da se mogu preuzeti i koristiti za prikaz istorije nedoličnog ponašanja dotične osobe.
Prije nego što obavijestite kolegu e-mailom
Kao što je ranije rečeno, upotreba e-pošte za komunikaciju je formalna. To implicira da teži više od usmenog upozorenja i da nosi više posljedica. Stoga, prije nego što obavijestite nekoga s kim radite putem e-pošte, razmislite o usmenim upozorenjima. Neki će prilagoditi svoje ponašanje kada to učinite. Shodno tome, nije neophodno, bez prethodnog pokušaja da se reši problem, da mu se pridaje nepotrebna veličina. Također, obavještavanje kolege putem e-pošte možda nije uvijek idealan način da ga ubijedite da se promijeni. Tretirajte svaki slučaj i svaki prema situaciji. Prije nego što izrazite svoju ljutnju putem e-pošte, morate znati kako to učiniti. Morate sabrati svoje misli i shvatiti šta želite da napišete i nivo uticaja koji vam je potreban da biste dobili željeni rezultat.
Identifikujte problem
Prva stvar koju trebate učiniti prije slanja e-pošte je identificirati predmet vaše iritacije. Nije tako jednostavno kao što se čini. U kancelariji u kojoj vlada konkurencija i rivalstvo, morate biti sigurni da vaše optužbe imaju ozbiljnu osnovu. Ne radi se o mučenju člana vašeg tima tračevima. Međutim, ako ste žrtva ili svjedok nedoličnog ponašanja i činjenice su izvjesne, poduzmite mjere. Međutim, ne zaboravite da poštujete pravila uobičajene pristojnosti.
Ko je osoba sa kojom imate problem?
Neopravdano stvaranje sukoba između vas i menadžera, na primjer, neće učiniti ništa dobro vama ili vašem timu. Ovo će definitivno uticati na vašu produktivnost i može vas dovesti u nezgodnu situaciju. Umjesto e-pošte, razmatranje razgovora licem u lice može biti od pomoći kao prvi korak u rješavanju problema koji vas brine. Međutim, ako vaše višestruke razgovore licem u lice i usmena upozorenja ne uspiju, ne ustručavajte se poslati službene e-poruke koje će vam kasnije sigurno koristiti.
Pazite na vašu e-poštu
Vaš email treba da bude profesionalno napisan. Kada preuzmete inicijativu da putem e-pošte kritikujete ponašanje ili rad određene osobe, imajte na umu da je ovo službeni dokument. To znači da je to dokument koji se može okrenuti protiv vas. Poštujte sva pravila koja se očekuju za pisanje pisma u ovom kontekstu.
