Stručno pismo je pisani dokument koji osigurava formalni odnos između različitih sagovornika. Ima sasvim uobičajenu unutrašnju strukturu. U osnovi napisano na jednoj stranici, ili izuzetno dvije. Stručno pismo najčešće sadrži jednu temu. Ova unutrašnja struktura ima prednost. Njegov plan pisanja može ostati isti bez obzira na sve. Očito će biti promjena s obzirom na cilj. Međutim, bio to jednostavan zahtjev za informacijama, prijava ili čak žalba. Plan pisanja profesionalne prepiske ostaće praktično nepromenjen.

Prošlost, sadašnjost, budućnost: trofazni plan za uspješno profesionalno pismo

Upotreba prošlosti, sadašnjosti i budućnosti u ovoj hronološkoj hijerarhiji odnosi se na triptih plana pisanja profesionalnog pisma. To je jednostavan i učinkovit plan za provedbu u svim situacijama. Da preispitate, prenesete informacije, objasnite datu temu ili čak nagovorite čitatelja. Efikasnost, koja je opravdana s obzirom nalogički poredak uočena u njegovoj strukturi.

 

Prošlost: korak broj 1 plana

Pismo pišemo najčešće na osnovu presedana, početne ili prethodne situacije. To može biti primljeno pismo, sastanak, posjeta, telefonski intervju itd. Svrha pisanja prvog dijela ovog pisma je prenošenje razloga za slanje. Ili jednostavno kontekst koji opisuje situaciju. Podsjetnik na činjenice uglavnom se izražava u istoj rečenici. Međutim, prikladnije je ovu rečenicu konstruirati u podrečenicama. Kao ilustraciju možemo imati sljedeće izraze:

  • Potvrđujem primanje vašeg pisma, obavještavajući me o ...
  • U vašem pismu od ………
  • Doznali ste nam ...
  • S obzirom na vaše saopštenje za štampu koje su objavile novine XXX (referenca br. 12345), upravo smo predložili ...
  • Nakon provjere vašeg računa, pronašli smo ...

U situacijama kada razlog pisanja pisma nije povezan sa prošlom činjenicom. U tom trenutku imamo prvi pasus maila u kojem se autor predstavlja o sebi i svojoj ustanovi. Zatim nastavite tako što ćete navesti svoj zahtjev ili ponuditi razne usluge. Na primjer, u kontekstu zahtjeva za informacijama ili prijedloga usluge, možemo imati sljedeće izraze:

  • Kao stručnjaci u sektoru sigurnosti, prošli smo kroz ovo….
  • Imajući u srcu zadovoljstvo naših kupaca, željeli smo ...
  • Vrlo smo sretni što možemo objaviti da smo planirali za naše kupce ...

U kontekstu spontane prijave (stažiranje ili posao), takođe možemo imati izraze u nastavku:

  • Vaša kompanija privukla mi je pažnju i kao student u …………, želio bih se prijaviti za praksu ………
  • Nedavno diplomirao u ...

Primalac kome je pismo upućeno mora, iz prvog paragrafa, razumjeti temu vašeg pisma.

Sadašnjost: korak broj dva plana

Ovaj drugi dio plana odnosi se na razloge koji opravdavaju pisanje pisma u vrijeme T. S obzirom na prethodnu situaciju izraženu u prvom dijelu. Na ovom nivou je pitanje ili prepiranja, informiranja, objašnjavanja ili čak ispitivanja. Ovisno o složenosti situacije, ovaj dio može biti napisan u cijelom pasusu ili predstaviti glavnu ideju u jednoj rečenici. Kao ilustraciju možemo imati sljedeće izraze:

  • Imajući u vidu da na dan… fakture br.… Nije odobreno, mi…
  • Članstvo u našoj organizaciji takođe vam osigurava ...
  • Uprkos činjenici da je ugovorom predviđen početak rada na datum…, mi sa zaprepaštenjem promatramo i imali smo problema sa razumijevanjem kašnjenja koja je prijavio gospodin ……….

Budućnost: korak broj 3 plana

Ovaj treći i završni dio zatvara prva dva izvještavanjem o posljedice to come.

Ili izražavamo svoje namjere kao autor pisma, pa stoga možemo koristiti izraze tipa:

  • Danas ću se osobno pobrinuti za slanje predmeta koje ste tražili
  • Spremni smo zamijeniti ... uzimajući u obzir naravno original.
  • Molim vas priđite bliže blagajni ...

Ili izrazimo želju, tražeći ili ohrabrujući primaoca da djeluje ili reagira. Tako možemo imati sljedeće formulacije:

  • Pozvani ste da se približite šanku
  • Stoga vas molim da brzo pozovete svoje stručnjake kako biste ...
  • S nestrpljenjem se očekuje vaša hitnost da riješite ovu situaciju.

Svrha pisanja ovog pisma može biti popraćena argumentom:

  • Situaciju ćete prilagoditi što je brže moguće (objektivno) u skladu s opštim i posebnim odredbama ugovora. (Argument)
  • Možete li ugovoriti moju dostavu što je prije moguće ? (Cilj) Beskorisno je podsjećati vas da dostava mora biti izvršena na predviđeni datum, s obzirom na vaše uvjete prodaje. (Argument)

 

Pristojna formula, neophodna za zatvaranje vašeg profesionalnog pisma !

Da biste pravilno završili profesionalno pismo, neophodno je napisati pristojnu frazu. To je u stvarnosti dvostruka pristojna formula, koja se sastoji od izraza, ali i od formule „pre zaključka“.

Ili imamo formulu učtivosti, koja odražava određenu srdačnost:

  • Primite unaprijed našu zahvalnost za ...
  • Izvinjavamo se zbog ove neočekivane situacije
  • Uvijek ću biti dostupan za raspravu o tome na sastanku
  • Možete nas kontaktirati u bilo koje vrijeme da ...
  • Nadamo se da će ova ponuda ispuniti vaša očekivanja i naravno stojimo vam na raspolaganju za dodatne informacije.

Ili imamo pristojnu formulu:

  • Molimo vas da primite, gospođo, gospodine, naše najljepše pozdrave.
  • Molim vas, vjerujte, gospodine, u izraz naših najboljih osjećaja.
  • Primite, madam, naše najljepše pozdrave.

 

Prednost ovog plana u pisanju profesionalnog pisma je s jedne strane njegova trezvenost u pisanju sadržaja, a s druge strane jednostavnost čitanja u odnosu na primatelja. Međutim, ovaj vremenski slijed se ne preporučuje za složeniji i duži sadržaj.