E-pošta je jedno od glavnih sredstava komunikacije na radnom mjestu. Međutim, neki imaju tendenciju da zaborave pravila. To je zato što se e-pošta smatra manje formalnim od pisma. Važno je znati da on ipak ostaje radni dokument, čak i ako ima lakši ili druželjubiv stil. Kako uspjeti u profesionalnom e-mailu? Otkrijte prakse koje treba usvojiti za pisanje u pravilima umjetnosti.
Redak predmeta e-pošte mora biti kratak
Prvo što će primatelj pročitati očito je tema vaše e-pošte. Ovo je zapravo jedina linija koja se pojavljuje u pristigloj pošti. To je razlog zašto mora biti kratak, precizan i uredan. Isto tako, mora imati vezu s ciljem vaše e-pošte (obavijestiti, obavijestiti, pozvati ...). Drugim riječima, primatelj mora brzo razumjeti što je to, samo čitajući temu.
Predmet e-pošte može se formulirati u nominalnoj rečenici, rečenici bez riječi veze, rečenici od 5 do 7 riječi, rečenici bez članka. Evo nekoliko primjera: "zahtjev za informacijama", "prijava za radno mjesto ...", "otkazivanje CSE obuke od 25. januara", "poziv za 10 godina kompanije X", "izvještaj sa sastanka od … ”Itd.
Takođe imajte na umu da odsustvo teme može e-poštu učiniti neželjenom.
Početna formula
Nazvana i formula poziva, označava prve riječi e-pošte. Drugim riječima, riječi osiguravaju kontakt sa sagovornikom.
Ova formula žalbe posebno ovisi o sljedećim čimbenicima:
- Vaš odnos s primaocem: poznajete li primatelja? Ako da, u kojem trenutku?
- Kontekst komunikacije: formalni ili neformalni?
Stoga je očigledno da se nadređenom nećete obratiti na isti način kao kolegi. Isto tako, to je drugačija formula koju ćete koristiti kada se obraćate neznancu.
Nakon žalbene formule dolazi prva rečenica e-pošte koja mora biti povezana s temom profesionalnog pisanja.
Tijelo e-pošte
Razmislite o upotrebi tehnike obrnute piramide za pisanje tijela vaše e-pošte. To se sastoji od početka glavnih podataka e-pošte koja je najčešće tema e-pošte. Nakon toga, ostale informacije morat ćete prizivati na sve manji način, odnosno od najvažnijih do najmanje bitnih.
Razlog zašto biste se odlučili za ovu metodu je taj što je prvi dio rečenice najbolje pročitan i najviše zapamćen. U rečenici od 40 riječi obično se sjetite samo 30% prvog dijela.
Vaša e-pošta trebala bi biti napisana u kratkim rečenicama i na profesionalnom, svakodnevnom jeziku. U tom smislu izbjegavajte tehničke izraze i pobrinite se da postoje rečenice koje povezuju riječi.
Konačno, ne zaboravite na pristojnu frazu kako biste završili e-poštu. Zatim na kraju upotrijebite kratku uslužnost, prilagođavajući ga kontekstu razmjene, ali i vašem odnosu s primaocem.
