Kada su neki zaposleni odsutni iz raznih razloga, a da nisu obavijestili svog nadređenog ili menadžera, ne znaju kako da iznesu svoje. Drugima je također teško tražiti kratko odsustvo kada imaju nekoliko lična pitanja da se plati.
Uticaj vašeg odsustva u velikoj meri zavisi od prirode vašeg rada i politike koja se primenjuje na vašem radnom mestu. Vaše odsustvo, posebno ako nije najavljeno unaprijed, može biti vrlo skupo za vašu organizaciju. Stoga, prije donošenja odluke o odsustvu, razmislite o tome. Ako se to dogodi ili se desilo, korišćenjem e-pošte da se ispričate ili objasnite svom nadzorniku je odličan način da efikasno i brzo komunicirate.
Prije pisanja opravdanja e-poštom
Ovaj članak ima za cilj da pokaže kako zaposlenik iz jednog ili više legitimnih razloga može opravdati svoju potrebu da bude odsutan ili razlog zašto nije mogao biti prisutan na svom radnom mjestu. Kao zaposleni, važno je da ste sigurni u moguće posljedice odsustva bez odsustva. Ne postoji garancija da će vaš email sa izvinjenjem dobiti povoljan odgovor. Isto tako, ne postoji garancija da će, kada napišete e-mail sa zahtjevom za odmor s posla, biti pozitivno primljen.
Međutim, kada morate biti odsutan iz hitnih razloga i ne možete doći do svog šefa, neophodno je da što prije napišete e-poštu s preciznim razlozima za to. Isto tako, kad unaprijed znate da trebate riješiti važna lična ili porodična pitanja, mudro je sastavite email koji sadrži izvinjenje zbog neprijatnosti i nekoliko pojašnjenja ako je moguće. To činite u nadi da ćete minimalizirati utjecaj svog ličnog života na svoj posao.
Konačno, uvjerite se da ste upoznati sa politikom i protokolom vaše kompanije o tome kako biti odsutan iz grupe. Kompanija može učiniti određene ustupke u slučaju nužde i obezbijediti način upravljanja njima. Vjerovatno će postojati pravila o broju dana između dana kada trebate podnijeti zahtjev i dana kada ćete biti odsutni.
Smjernice za pisanje e-pošte
Koristite formalni stil
Ovaj email je zvaničan. Trebalo bi da bude napisano u formalnom stilu. Od naslova do zaključka, sve bi trebalo biti profesionalno. Vaš nadređeni, zajedno sa svima ostalima, očekuje od vas da izrazite ozbiljnost situacije u svom emailu. Vjerovatnije je da će se vaš slučaj čuti kada takav e-mail napišete u formalnom stilu.
Pošaljite e-poštu rano
Već smo naglasili važnost poštovanja politike kompanije. Takođe imajte na umu da ako je potrebno da napišete email koji sadrži profesionalni izgovor, važno je da to učinite što je pre moguće. Ovo je posebno imperativ kada niste uspeli i niste došli na posao bez dozvole. Rano obavještavanje šefa nakon neopravdanog odsustva može izbjeći upozorenje. Obaveštavajući vas unapred o slučaju više sile u kojoj se nalazite, pomoći ćete kompaniji da izabere odgovarajuću zamenu ili da se dogovori.
Budite detaljni sa detaljima
Budite kratki. Ne morate ulaziti u detalje onoga što se dogodilo zbog čega niste bili tamo ili ćete uskoro otići. Samo spomenite važne činjenice. Ako zatražite dozvolu unaprijed, navedite dan(e) kada namjeravate biti odsutni. Budite precizni s datumima, nemojte davati procjenu.
Ponudite pomoć
Kada napišete e-poruku sa izgovorom za odsustvo, obavezno pokažite da vam je stalo do produktivnosti kompanije. Nije u redu samo reći da ćete biti odsutni, ponuditi da učinite nešto što će umanjiti posljedice vašeg odsustva. Na primjer, to možete učiniti kada se vratite ili razgovarate sa kolegom da vas zamijeni. Neke kompanije mogu imati politike kao što su odbici od plate za dane. Stoga pokušajte u potpunosti razumjeti politiku kompanije i način na koji možete raditi s njom.
Primjer e-pošte 1: Kako napisati e-poruku za izvinjenje (nakon što propustite radni dan)
Predmet: Dokaz o odsustvu od 19
Dobar dan gospodin Guillou,
Prihvatite ovaj e-mail kao službeno obavještenje da 19. novembra 2018. nisam mogao doći na posao zbog prehlade. Liam i Arthur su zauzeli moje mjesto u mom odsustvu. Ostvarili su sve moje zadatke za taj dan.
Izvinjavam se što nisam u mogućnosti komunicirati s vama prije odlaska s posla. Žao mi je ako je bilo kakvih neugodnosti u poslovanju.
Priložio sam svoje ljekarsko uvjerenje uz ovaj email.
Obavijestite me ako su vam potrebne dodatne informacije.
Hvala vam na razumevanju.
S poštovanjem,
Ethan Gaudin
Primjer e-pošte 2: Kako napisati e-poruku za izvinjenje zbog budućeg odsustva s posla
Tema: Upravljanje mojim odsustvom 17 / 12 / 2018
Draga gospođo Pascal,
Prihvatite ovaj e-mail kao službeno obavještenje da ću biti odsutan s posla 17. decembra 2018. Tog dana ću se pojaviti u sudnici kao profesionalni svjedok. Obavijestio sam vas o svom pozivu na sud prošle sedmice i o imperativnoj potrebi da budem prisutan.
Dogovorio sam se sa Gabinom Thibaultom iz IT odjela, koji je trenutno na odsustvu da me zamijeni. Za vreme sudskih pauza zvaću da vidim da li mu treba pomoć.
Hvala vam.
S poštovanjem,
Emma Vallee
