E-pošta je preferirano sredstvo komunikacije za većinu nas. E-pošta je fantastična jer ne morate biti dostupni u isto vrijeme kada i vaš sagovornik da biste komunicirali. To nam omogućava da krenemo naprijed u rješavanju tekućih problema kada su naše kolege nedostupne ili na drugom kraju svijeta.

Međutim, većina nas se utapa u beskrajnoj listi e-mailova. Prema izvještaju objavljenom 2016. godine, prosječan poslovni korisnik dnevno primi i pošalje više od 100 e-mailova.

Osim toga, e-poruke su previše lako pogrešno shvaćene. Nedavna Sendmail studija je otkrila da je 64% ljudi poslalo ili primilo e-poštu koja je izazvala bijes ili nenamjernu konfuziju.

Zbog obima e-poruka koje šaljemo i primamo, i zato što se e-poruke često pogrešno tumače, važno je da ih napišete na jasan i koncizan način.

Kako pravilno napisati profesionalnu e-poštu

Pisanje kratkih i konkretnih e-poruka smanjit će vrijeme provedeno na upravljanje e-poštom i učiniti vas produktivnijim. Ako vaše e-poruke budu kratke, vjerovatno ćete potrošiti manje vremena na e-poštu, a više na druge zadatke. Ipak, pisanje je jasno vještina. Kao i sve vještine, i vi ćete morati raditi na njegovom razvoju.

U početku vam može trebati isto toliko vremena da pišete kratke e-poruke kao i da pišete dugačke e-poruke. Međutim, čak i ako je to slučaj, pomoći ćete svojim kolegama, klijentima ili zaposlenicima da budu produktivniji, jer ćete dodati manje nereda u njihovu pristiglu poštu, što će im pomoći da vam brže odgovore.

Ako pišete jasno, bićete poznati kao neko ko zna šta želi i obavlja stvari. Oba su dobra za vaše izglede za karijeru.

Dakle, šta je potrebno za pisanje jasnih, konciznih i profesionalnih e-mailova?

Prepoznajte svoj cilj

Jasna e-pošta uvek ima jasnu svrhu.

Svaki put kada sjednete da napišete e-mail, odvojite nekoliko sekundi da se zapitate: „Zašto ovo šaljem? Šta očekujem od primaoca?

Ako ne možete odgovoriti na ova pitanja, ne trebate slati e-poštu. Pisanje e-mailova bez poznavanja onoga što vam je potrebno troši vaše vrijeme i vrijeme koje primate. Ako ne znate tačno šta želite, biće vam teško da se izrazite jasno i koncizno.

Koristite pravilo "Jedna stvar odjednom"

Emailovi nisu zamjena za sastanke. Kod poslovnih sastanaka, što više tačaka dnevnog reda radite, to je sastanak produktivniji.

Sa elektronskom poštom, tačno je suprotno. Što manje uključite različite teme u svoje e-poruke, više će stvari biti razumljive vašem sugovorniku.

Zato je dobra ideja prakticirati pravilo „jedna po jedna stvar“. Pobrinite se da se svaki email koji pošaljete odnosi na jednu stvar. Ako trebate komunicirati o nekom drugom projektu, napišite drugi email.

Takođe je dobar trenutak da se zapitate: "Da li je ovaj email zaista potreban?" Opet, samo apsolutno neophodna e-pošta svedoči o poštovanju osobe kojoj šaljete e-poštu.

Praksa empatije

Empatija je sposobnost sagledavanja svijeta očima drugih. Kada to uradite, razumete njihove misli i osećanja.

Kada pišete e-poruke, razmislite o svojim riječima sa gledišta čitatelja. Uz sve što pišete, zapitajte se:

  • Kako da protumačim ovu rečenicu ako je dobijem?
  • Da li to uključuje i dvosmislene termine?

Ovo je jednostavno, ali efikasno prilagođavanje načinu na koji biste trebali pisati. Razmišljanje o ljudima koji će vas čitati transformirat će način na koji vam odgovaraju.

Evo empatičnog načina gledanja na svijet koji će vam pomoći da započnete. Većina ljudi:

  • Zauzeti su. Oni nemaju vremena da pogađaju šta želite, a voleli bi da mogu da pročitaju vašu e-poštu i brzo odgovore na nju.
  • Uživajte u komplimentu. Ako možete reći nešto pozitivno o njima ili njihovom radu, uradite to. Vaše riječi neće biti uzaludne.
  • Voli da budem zahvalan. Ako vam je primalac pomogao na bilo koji način, ne zaboravite mu zahvaliti. Trebali biste to učiniti čak i kada je njihov posao da vam pomognu.

Skraćene prezentacije

Kada nekome prvi put pošaljete e-poštu, morate reci primaocu ko ste. Obično to možete učiniti u jednoj rečenici. Na primjer: „Bilo je lijepo upoznati vas na [Događaju X]. »

Jedan od načina da skratite uvode je da ih napišete kao da se sastajete licem u lice. Ne biste želeli da ulazite u petominutni monolog kada se sa nekim lično upoznate. Zato nemojte to raditi putem e-pošte.

Ne znate da li je uvod potrebno. Možda ste već kontaktirali primaoca, ali ne znate da li će vas se setiti. Možete ostaviti svoje akreditive u vašem elektronskom potpisu.

Time se izbjegavaju nesporazumi. Ponovo se predstavljate nekome ko vas već poznaje deluje kao nepristojno. Ako nije sigurna da li vas poznaje, možete joj jednostavno pustiti da provjeri vaš potpis.

Ograničite se na pet rečenica

U svakoj poruci koju pišete, morate koristiti dovoljno rečenica da kažete šta vam je potrebno, ništa više. Korisna praksa je da se ograničite na pet rečenica.

Manje od pet rečenica su često brutalne i nepristojne, više od pet rečenica troši vreme.

Biti će trenutaka kada će biti nemoguće zadržati e-mail koji sadrži pet rečenica. Ali u većini slučajeva dovoljno je pet rečenica.

Usvojite disciplinu od pet rečenica i naći ćete se da brže pišete e-poštu. Takođe ćete dobiti više odgovora.

Koristite kratke reči

Džordž Orvel je 1946. godine savetovao pisce da nikada ne koriste dugu reč tamo gde će kratka biti dovoljna.

Ovaj savjet je danas još relevantniji, posebno kada pišete mejlove.

Kratke reči pokazuju poštovanje prema čitaocu. Koristeći kratke reči, svoju poruku ste lako razumeli.

Isto važi i za kratke rečenice i paragrafe. Izbegavajte pisanje velikih blokova teksta ako želite da vaša poruka bude jasna i lako razumljiva.

Koristite aktivni glas

Aktivni glas je lakši za čitanje. Takođe podstiče akciju i odgovornost. Zaista, u aktivnom glasu, rečenice se fokusiraju na osobu koja djeluje. U pasivu, rečenice se fokusiraju na objekt na koji se djeluje. U pasivnom glasu može zvučati kao da se stvari dešavaju same od sebe. Aktivno, stvari se dešavaju samo kada ljudi djeluju.

Držite se standardne strukture

Koji je ključ za održavanje kratkih poruka? Koristite standardnu ​​strukturu. Ovo je predložak koji možete pratiti za svaku e-poštu koju pišete.

Pored toga što ćete zadržati kratke poruke e-pošte, praćenje standardne strukture vam takođe pomaže da brzo pišete.

Vremenom ćete razviti strukturu koja će raditi za vas. Evo jednostavne strukture za početak:

  • pozdrav
  • Kompliment
  • Razlog za vašu e-poštu
  • Poziv na akciju
  • Završna poruka (Zatvaranje)
  • potpis

Pogledajmo ovo duboko.

  • Ovo je prvi red e-pošte. “Zdravo, [ime]” je tipičan pozdrav.

 

  • Kada nekome šaljete e-poštu po prvi put, kompliment je odličan početak. Dobro napisan kompliment može poslužiti i kao uvod. Na primjer :

 

“Uživao sam u vašoj prezentaciji na [temu] na [datum]. »

„Vaš blog na [tema] mi je zaista pomogao. »

“Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas na [događaju]. »

 

  • Razlog za vašu e-poštu. U ovom odeljku kažete: „Poslaću e-poštu da pitam za...“ ili „Pitao sam se da li biste mogli da mi pomognete sa...“ Ponekad će vam trebati dve rečenice da objasnite razloge za pisanje.

 

  • Poziv na akciju. Kada objasnite razlog e-pošte, nemojte pretpostavljati da će primatelj znati što treba učiniti. Navedite konkretna uputstva. Na primjer:

"Možete li mi poslati te fajlove do četvrtka?" »

"Možete li ovo napisati u naredne dvije sedmice?" "

“Molim vas, pišite Yann o tome, i javite mi kada to učinite. »

Strukturiranjem vašeg zahtjeva u obliku pitanja, primatelj se poziva da odgovori. Možete koristiti i: "javi mi kad si to učinio" ili "javi mi je li ovo u redu za tebe." "

 

  • završni. Prije slanja e-pošte obavezno uključite završnu poruku. Ovo služi dvostrukoj svrsi ponavljanja vašeg poziva na akciju i da se primalac osjeća dobro.

 

Primjeri dobrih zaključnih linija:

“Hvala na vašoj pomoći oko ovoga. "

„Jedva čekam da čujem šta mislite. »

„Javite mi ako imate pitanja. "

  • Da završite razmišljanje o dodavanju vašeg potpisa prethodi poruka pozdrav.

Može biti "Tvoja", "S poštovanjem", "Lep dan" ili "Hvala".