Poruke o odsustvu su važno pisanje. Ali iz mnogo razloga, oni se mogu zanemariti. Ovo se objašnjava kontekstom njihovog pisanja i ponekad ne uzimanjem u obzir uticaja koji mogu imati.
Zapravo, poruka o odsustvu je automatska poruka. Poslato kao odgovor na bilo koju poruku primljenu u vremenskom intervalu ili unutar određenog perioda. Poruka se ponekad priprema u kontekstu odlaska na odsustvo. Ovaj period, kada već imate svoj um negdje drugdje, možda nije najbolje vrijeme za pisanje poruke.
Koja je svrha konfiguriranja automatske poruke o odsustvu?
Odsustvo s posla je važno na mnogo načina. Koristi se za obavještavanje svih vaših zaposlenih o vašem odsustvu. Služi i za pružanje informacija koje im omogućavaju da nastave sa svojim aktivnostima dok čekaju vaš povratak. Ove informacije su uglavnom datum oporavka, detalji za kontakt u hitnim slučajevima da bi vas kontaktirali ili detalji za kontakt kolege u hitnom slučaju. S obzirom na sve ovo, poruka odsustva je bitan čin komunikacije za svakog profesionalca.
Koje greške treba izbjegavati?
S obzirom na važnost poruke o odsustvu, mora se uzeti u obzir nekoliko parametara kako ne biste šokirali ili nepoštili vašeg sugovornika. Bolje da zvučim previše s poštovanjem nego s nepoštovanjem. Dakle, ne možete koristiti izraze poput OUPS, pff itd. Morat ćete uzeti u obzir profil svih dionika. Stoga, izbjegavajte pisati kao da razgovarate samo s kolegama kad vam pretpostavljeni ili klijenti, dobavljači ili čak javni organi mogu poslati poruku.
Da biste izbjegli ovu neugodnost, Outlook može imati poruku o odsutnosti za internu poštu kompanije i drugu poruku za vanjsku poštu. U svakom slučaju, morat ćete uzeti u obzir sve profile kako biste stvorili dobro strukturiranu poruku o odsustvu.
Pored toga, informacije moraju biti korisne i precizne. Izbjegavajte dvosmislene poruke poput "Bit ću odsutan od sutra" znajući da onaj ko dobije ove informacije neće moći znati datum ovog "sutra".
Konačno, izbjegavajte koristiti poznati i ležerni ton. Zaista, euforija odmora na vidiku može vam navesti previše poznat ton. Ne zaboravite ostati profesionalni do kraja. Usmeno s kolegama to se može dogoditi, ali posebno ne u kontekstu radnih papira.
Kakvu vrstu poruke o odsustvu odabrati?
Da biste izbjegli sve ove zamke, odaberite konvencionalni stil. To uključuje vaša imena i prezimena, informacije o tome kada možete obraditi primljenu poruku i osobe koje treba kontaktirati u slučaju nužde.
