Pišite za čitanje

Kolega vam je upravo poslao e-poštu o sastanku koji imate za sat vremena. E-mail bi trebao sadržavati ključne informacije koje trebate prezentirati, kao dio važnog projekta.

Ali postoji problem: e-pošta je toliko loše napisana da ne možete pronaći podatke koji su vam potrebni. Ima pravopisnih grešaka i nepotpunih rečenica. Paragrafi su toliko dugi i zbunjujući da vam treba tri puta više nego što je potrebno da pronađete informacije koje želite. Kao rezultat toga, niste dovoljno pripremljeni za sastanak i ne ide onako dobro kako ste se nadali.

Jeste li se ikada suočili sa sličnom situacijom? U svijetu preopterećenom informacijama, bitno je komunicirati jasno, koncizno i ​​efikasno. Ljudi nemaju vremena da čitaju e-poruke duge knjige, a nemaju ni strpljenja da tumače e-poruke koje su loše konstruirane i gdje su korisne informacije razbacane posvuda.

Plus tvoj vještine pisanja ako su dobri, to ćete ostaviti bolji utisak na ljude oko sebe, uključujući svog šefa, kolege i klijente. Nikad ne znate dokle će vas odvesti ovi dobri utisci.

U ovom članku ćemo vidjeti kako možete poboljšati svoje vještine pisanja i izbjegavati uobičajene pogreške.

Publika i format

Prvi korak ka jasnom pisanju je odabir odgovarajućeg formata. Trebate li poslati neformalni email? Napisati detaljan izvještaj? Ili napisati službeno pismo?

Format će, zajedno s vašom publikom, definirati vaš „glas pisanja“, odnosno koliko formalan ili opušten ton treba da bude. Na primjer, ako pišete e-poruku potencijalnom klijentu, treba li ona imati isti ton kao e-poruka prijatelju?

Definitivno ne.

Počnite tako što ćete odrediti ko će pročitati vašu poruku. Je li za više rukovodioce, cijeli tim ili malu grupu koja radi na određenom fajlu? U svemu što pišete, vaši čitaoci ili primaoci moraju definisati vaš ton kao i aspekte sadržaja.

Kompozicija i stil

Kada saznate šta pišete i za koga pišete, morate početi pisati.

Prazan, bijeli ekran kompjutera je često zastrašujući. Lako je zaglaviti jer ne znate kako da počnete. Isprobajte ove savjete za sastavljanje i formatiranje dokumenta:

 

  • Počnite sa svojom publikom: Zapamtite da vaši čitaoci možda ne znaju ništa o onome što im govorite. Šta prvo treba da znaju?
  • Napravite plan: Ovo je posebno korisno ako pišete duži dokument, kao što je izvještaj, prezentacija ili govor. Obrisi vam pomažu da identificirate koje korake trebate slijediti kojim redoslijedom i rastaviti zadatak na informacije kojima se može upravljati.
  • Pokušajte sa malo empatije: Na primjer, ako pišete prodajni e-mail za potencijalne kupce, zašto bi oni trebali brinuti o vašem proizvodu ili vašoj prodajnoj predstavi? Koja je korist za njih? Zapamtite potrebe vaše publike u svakom trenutku.
  • Koristite retorički trougao: Ako pokušavate da ubijedite nekoga da nešto učini, obavezno objasnite zašto bi ljudi trebali da vas slušaju, iznesite svoju poentu na način koji će privući vašu publiku i predstavite informacije na racionalan i koherentan način.
  • Prepoznajte svoju glavnu temu: Ako imate poteškoća da definišete glavnu temu svoje poruke, pretvarajte se da imate 15 sekundi da objasnite svoj stav. Šta kažeš ? Ovo je vjerovatno vaša glavna tema.
  • Koristite običan jezik: Osim ako ne pišete naučni rad, obično je najbolje koristiti jednostavan, direktan jezik. Nemojte koristiti duge riječi samo da biste impresionirali ljude.

Struktura

Vaš dokument treba da bude što je moguće lakši za upotrebu. Koristite naslove, titlove, oznake i brojeve koliko god je to moguće da biste razdvojili tekst.

Na kraju krajeva, šta bi moglo biti lakše za čitanje: stranicu ispunjenu dugim pasusima ili stranicu razbijenu na kratke pasuse sa naslovima odjeljaka i tačkama za nabrajanje? Dokument koji je lako skenirati će se čitati češće od dokumenta sa dugim, gustim pasusima.

Naslovi bi trebali privući pažnju čitaoca. Korištenje pitanja je često dobra ideja, posebno u tekstu oglasa, jer pitanja pomažu čitatelju da zadrži interes i znatiželju.

U e-mailovima i prijedlozima, koristite kratke, stvarne naslove i titlove, kao što su oni u ovom članku.

Dodavanje grafike je takođe pametan način da odvojite tekst. Ova vizuelna pomagala ne samo da omogućavaju čitaocu da zadrži svoju pažnju na sadržaju, već i da prenese važne informacije mnogo brže od teksta.

Gramatičke greške

Vjerovatno znate da će greške u vašoj e-pošti učiniti da vaš rad izgleda neprofesionalno. Bitno je izbjeći velike greške tako što ćete nabaviti provjeru pravopisa i revidirati svoj pravopis što je više moguće.

Evo nekoliko primjera uobičajenih riječi:

 

  • Šaljem / šaljem / šaljem

 

Glagol "poslati" kao glagol prve grupe, uvijek će pisati u prvoj osobi jednine "šaljem" sa "e". "Pošiljka" bez "e" je ime ("pošiljka") i može biti množina: "pošiljke".

 

  • Pridružujem vam se

 

Uvijek će se pisati "pridružujem vam se" s "s". "Zajedno" sa "t" je konjugacija treće osobe u jednini "on se pridružuje".

 

  • Krajnji rok / rok

 

Čak i ako je "branik" pričvršćen na žensko ime, nemojte se prepustiti iskušenju i uvijek pišite "branik" bez "e".

 

  • Preporuka / preporuka

 

Ako na engleskom pišemo "preporuku" sa "e", na francuskom uvek pišemo "preporuku" sa "a".

 

  • Je li tamo / je tamo / je tamo

 

U upitne formule dodajemo eufonično „t“ kako bismo olakšali izgovor i spriječili dva uzastopna samoglasnika. Stoga ćemo napisati "ima li".

 

  • U smislu / u smislu

 

Nikada se ne piše "u smislu" bez "s". Uistinu, uvijek postoji nekoliko "termina" u upotrebi ovog izraza.

 

  • Od / među

 

Pazite da vas ne zavede riječ "osim" koja završava s "s". Nikada ne piše "među" sa "s". To je prijedlog i nepromjenjiv je.

 

  • Kao što je dogovoreno / dogovoreno

 

Čak i pričvršćeno na žensko ime, "kako je dogovoreno" je uvijek nepromjenjivo i nikada ne uzima "e".

 

  • Održavanje / servis

Nemojte brkati ime i glagol. Ime "intervju" bez "t" opisuje razmjenu ili "intervju za posao". Konjugirani glagol u trećoj osobi jednine "održava" se koristi kada je u pitanju radnja održavanja nečega.

Neki od vaših čitalaca neće biti savršeni u pravopisu i gramatici. Možda neće primetiti ako napravite ove greške. Ali nemojte to koristiti kao izgovor: obično će biti ljudi, posebno viši rukovodioci koji će to primijetiti!

Iz tog razloga, sve što napišete treba da bude prihvatljivog kvaliteta za sve čitaoce.

verifikacija

Neprijatelj dobre lekture je brzina. Mnogi ljudi žure kroz svoje e-poruke, ali tako propuštate greške. Slijedite ova uputstva da potvrdite šta ste napisali:

  • Proverite zaglavlja i podnožja: Ljudi ih često ignorišu da bi se fokusirali samo na tekst. Samo zato što su zaglavlja velika i podebljana ne znači da su bez grešaka!
  • Pročitajte e-poštu naglas: Ovo vas prisiljava da idete sporije, što znači da je veća vjerovatnoća da ćete otkriti greške.
  • Prstom pratite tekst dok čitate: To je još jedna stvar koja vam pomaže da usporite.
  • Počnite na kraju teksta: Ponovo pročitajte rečenicu od kraja do početka, pomaže vam da se fokusirate na greške, a ne na sadržaj.