Izvještaj: 4 bitne točke koje treba znati da biste uspjeli
Morate napraviti izvještaj, ili izveštaj, na zahtev vašeg menadžera. Ali, ne znate odakle započeti ili kako to formulisati.
Ovde, otkrivam jednostavnu proceduru u 4 tačkama kako bih izvela ovaj izvještaj efikasno i sa određenom brzinom. Mora se napisati u logičkoj hronologiji.
Kakva je korist od izvještaja?
To daje sposobnost osobi za koju se namjerava osloniti prezentirani podaci da se odluči na akciju. Informacije koje su zabilježene u izvješću omogućuju odgovor na jedno ili više pitanja potrebnih za odlučivanje.
U međuvremenu, zaposleni je u mogućnosti da napiše izveštaj kako bi ponudio predloge svom nadređenom na određenoj temi kako bi poboljšao, na primer o organizaciji usluge ili zameni materijala. Izveštaj je odličan način komunikacije između nadređenog i njegovih potčinjenih.
U zavisnosti od svrhe izvještaja, prezentacija može biti drugačija, međutim procedura koju sam otkrio dolje vrijedi za sve izvještaje koje ćete morati izvesti.
Prva stvar - Zahtjev mora biti precizan i eksplicitan.
Ova prva tačka će biti bitna tačka na kojoj će se zasnivati vaš rad. Takođe će ograničiti dotičnu oblast.
Primalac izvještaja
- Šta tačno želi od vašeg izvještaja?
- Koji su ciljevi i ciljevi izvještaja za njega?
- Koliko će izvještaj biti koristan za vašeg primatelja?
- Da li primalac već zna temu?
- Znati šta je njegovo znanje kako ne bi ponovio već poznatu informaciju.
Slučaj i modaliteti
- Kakva je situacija?
- Koji su razlozi povezani sa zahtjevom za izvještaj: poteškoće, transformacije, evolucije, modifikacije, poboljšanja?
Druga tačka - razmotriti, odabrati i prikupiti bitne informacije.
Informacije mogu biti mnoge, bez obzira na to da li su beleške, dokumenti ili drugi izvještaji i razni izvori, ali ono što je važno jeste da se selektivno pamti samo one koje su esencijalne, esencijalne i esencijalne i ne treba ih odneti informacijama manjim interesima ili ponavljanjima koje mogu štetiti konačnom izvještaju. Zbog toga trebate koristiti samo najprikladnije informacije koje odgovara traženom izvještaju.
Treća tačka - organizovati i implementirati plan
Tipično, plan počinje sa uvodom, zatim nastavlja sa razvojem, a završava se zaključkom.
U nastavku je izložen plan koji je generalno ispunjen. Uloga uvođenja i zaključka se ne razlikuje, zadržavajući svoju unutrašnju ulogu. Naprotiv, razvoj se može zamisliti na varijabilan način prema izvještaju koji ćete morati shvatiti.
Uvođenje izvještaja
Pruža osnovne informacije povezane sa samim razlogom izvještaja; njegove motivacije, njegove namjere, njegov razlog postojanja, njegove prerogative.
Ove informacije treba da sačuvaju u nekoliko reči svrhu izveštaja, u kratkom tekstu, dok je detaljna i potpuna.
Apsolutno je preporučljivo zanemariti uvod, jer najpre opisuje precizne podatke o zahtevu, dozvoljavajući i primaoca i pisca izveštaja da budu sigurni da su se razumeli. Takođe pomaže da se pamte uslovi zahtjeva, situacija, uslovi kada se izvještaj ne odmah ispituje ili ako je potrebno ponovno razmotriti kasnije.
Izrada izvještaja
Razvoj se obično deli na tri sekcije.
- Opipljiv i nepristrasan popis situacije ili konteksta, tj. Detaljnu izjavu o onome što već postoji.
- Jasna procjena o tome što je na mjestu, naglašavajući i pozitivne i negativne aspekte dok predlaže analizu jednako podsjećajući i konkretnu koliko je potrebno.
- Saveti, sugestije i preporuke, koliko god je to moguće povezano sa prednostima koje im pripadaju.
Zaključak izveštaja
Ne bi trebalo da sadrži bilo koji novi predmet koji nije bio naznačen u razvoju. Bez skraćenog govora razvoja, tu je da donese odgovor tako što će jasno predložiti jedno ili sledeća rešenja za preporuke navedene u ovom.
Četvrta tačka - pisanje izveštaja
Treba poštovati neka pravila koja su zajednička svim uredništvima. Naglasak će biti stavljen na razumljiv i pristupačan rečnik besprekoran pravopis za više profesionalizma, kratke rečenice za bolje razumevanje, vazdušnu strukturu paragrafa za dobro čitanje tečnosti.
Posebno briga u obliku svog izveštaja može ponuditi čitatelju ili primaocu jednostavnost i udobnost čitanja od suštinskog značaja.
- Morate biti kratki i jasni u svom pisanju
- Da bi se osigurala bolja fluidnost u čitanju izvještaja, vratite čitatelja u dodatak koji će dodati neke dodatke vašim objašnjenjima kada je to potrebno.
- Planirajte sažetak kada vaš izvještaj obuhvaća više od tri stranice, što omogućuje primatelju da se orijentira u svom čitanju, ako je to njegov izbor.
- Kada je profitabilno ili neophodno, integrirajte tabele i druge grafike koje odražavaju vaše pisanje da biste ilustrovali podatke. One mogu biti od suštinskog značaja u nekim slučajevima za dobro razumijevanje.
- Ne izostavljajte naslove i podnaslove da biste ograničili svaki dio vašeg izvještaja kako biste pobijedili, također, u fluidnosti.
U zaključku: Šta treba zapamtiti
- Pravilno tumačenje i razumevanje aplikacije omogućavaju vam da odgovorite a da ne budete pored subjekta da biste postigli efikasnost.
- U svom izveštaju, u mogućnosti ste da podelite svoje ideje tako što ćete se zalagati za jednostavan izveštaj.
- Da bi vaš izveštaj bio efikasan, vaš izveštaj mora davati odgovore na pitanja koja je postavio primalac, otuda glavni interes čitave prezentacije; izrada, struktura, izjava i njen napredak; uvod, razvoj, zaključak.
- Objasnite svoje argumente, zapažanja i predložena rješenja.
Za oblikovanje na Microsoft Word-u, ovaj 15-minutni zaobilazni put na YouTubeu bit će vam više nego koristan.
