E-pošta je dugo bila suštinski alat za poslovnu komunikaciju, ali anketa koju je proveo Sendmail. Otkriveno je izazvalo napetost, konfuziju ili druge negativne posljedice za 64% profesionalaca.
Dakle, kako možete izbeći ovo sa svojim e-mailovima? I kako možete pisati e-poruke koje daju željene rezultate? U ovom članku pregledamo strategije koje možete koristiti da biste osigurali da je vaša upotreba e-pošte jasna, učinkovita i uspješna.
Prosječan uredski radnik dnevno prima e-poštu 80-a. Sa ovom količinom pošte, pojedinačne poruke se lako mogu zaboraviti. Slijedite ova jednostavna pravila kako bi vaše e-poruke bile primijećene i korištene.
- Nemojte previše komunicirati putem e-pošte.
- Dobro iskoristite objekte.
- Napravite jasne i kratke poruke.
- Budite ljubazni.
- Proverite svoj ton.
- Ponovo pročita.
Nemojte previše komunicirati putem e-pošte
Jedan od najvećih izvora stresa na poslu je ogromna količina e-poruka koje ljudi primaju. Dakle, prije nego što počnete pisati e-mail, zapitajte se: “Da li je ovo zaista potrebno?”
U tom kontekstu, trebalo bi da koristite telefon ili trenutne poruke da biste se pozabavili pitanjima koja će verovatno biti predmet diskusija. Koristite alat za planiranje komunikacija i identificirajte najbolje kanale za različite vrste poruka.
Kad god je to moguće, dajte loše vijesti osobno. Pomaže vam da komunicirate sa empatijom, saosećanjem i razumevanjem i da se iskupite ako je vaša poruka pogrešno preuzeta.
Dobro iskoristite objekte
Novinski naslov čini dvije stvari: privlači vašu pažnju i sažima članak tako da možete odlučiti hoćete li ga pročitati ili ne. Vaša tema e-pošte bi trebala učiniti isto.
Objekt vjerojatnije je da će prazan prostor biti zanemaren ili odbijen kao „spam“. Zato uvijek koristite nekoliko dobro odabranih riječi kako biste primaocu rekli o čemu se radi.
Možda biste željeli da uključite datum u liniju predmeta ako je vaša poruka dio redovne serije e-pošte, kao što je sedmični izvještaj o projektu. Za poruku koja zahtijeva odgovor, možete uključiti i poziv na akciju, kao što je "Molim do 7. novembra".
Dobro napisan predmet, poput onog ispod, pruža najvažnije informacije, a da primalac čak i ne mora da otvara e-poštu. Ovo služi kao podsjetnik koji primaoce podsjeća na vaš sastanak kad god provjere svoju pristiglu poštu.
| Loš primjer Dobar primjer |
|
| Predmet: sastanak | Predmet: Sastanak u vezi s procesom GATEWAY - 09h 25 veljača 2018 |
Držite poruke jasne i kratke
E-poruke, poput tradicionalnih poslovnih pisama, moraju biti jasne i sažete. Držite svoje rečenice kratke i precizne. Tijelo e-pošte mora biti direktno i informativno, te sadržavati sve relevantne informacije.
Za razliku od tradicionalnih pisama, slanje više e-mailova ne košta više od slanja jedne. Dakle, ako trebate komunicirati s nekim o više različitih tema, razmislite o pisanju zasebnog e-maila za svaku. Ovo pojašnjava poruku i omogućava vašem dopisniku da odgovori na jednu po jednu temu.
| Loš primjer | Dobar primjer |
| Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji
Hi Michelin,
Hvala vam što ste poslali ovaj izvještaj prošle sedmice. Pročitao sam ga juče i smatram da Poglavlje 2 zahtijeva konkretnije informacije o našim brojkama prodaje. Takođe mislim da bi ton mogao biti formalniji.
Osim toga, želio sam da vas obavijestim da sam za petak zakazao sastanak sa odjelom za odnose s javnošću o novoj reklamnoj kampanji. Ona je u 11:00 i biće u maloj konferencijskoj sali.
Javite mi ako ste dostupni.
Hvala,
Camille |
Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji
Hi Michelin,
Hvala vam što ste poslali ovaj izvještaj prošle sedmice. Pročitao sam ga juče i smatram da Poglavlje 2 zahtijeva konkretnije informacije o našim brojkama prodaje.
Takođe mislim da bi ton mogao biti formalniji.
Da li biste mogli da izmenite ove komentare na umu?
Hvala vam na vašem napornom radu!
Camille
(Camille zatim šalje još jedan email o PR sastanku.) |
Ovdje je važno uspostaviti ravnotežu. Ne želite nekoga bombardirati e-poštom i ima smisla kombinirati nekoliko povezanih tačaka u jednu objavu. Kada se to dogodi, neka bude jednostavno s numerisanim paragrafima ili tačkama i razmislite o „rezanju“ informacija na male, dobro organizirane jedinice kako biste ih lakše probavili.
Također imajte na umu da je u dobrom primjeru iznad, Camille navela šta želi da Michelin uradi (u ovom slučaju, promijeni izvještaj). Ako pomognete ljudima da znaju šta želite, veća je vjerovatnoća da će vam to dati.
Budite ljubazni
Ljudi često misle da e-poruke mogu biti manje formalne od tradicionalnih pisama. Ali poruke koje šaljete odraz su vašeg profesionalizma, vrijednosti i pažnje do detalja su važne, tako da je potreban određeni nivo formalnosti.
Osim ako niste u dobrim odnosima s nekim, izbjegavajte neformalni jezik, sleng, žargon i neprikladne skraćenice. Emotikoni mogu biti od pomoći u razjašnjavanju vaše namjere, ali je najbolje da ih koristite samo s ljudima koje dobro poznajete.
Zatvorite poruku sa "S poštovanjem", "Dobar dan / večer vama" ili "Dobro za vas", u zavisnosti od situacije.
Primaoci mogu izabrati štampanje e-poruka i dijeljenje s drugima, stoga uvijek budite ljubazni.
Proverite ton
Kada susrećemo ljude licem u lice, koristimo njihov govor tijela, vokalne tonove i izraze lica kako bismo procijenili kako se osjećaju. E-mail nam uskraćuje ove informacije, što znači da ne možemo znati kada su ljudi pogrešno razumjeli naše poruke.
Vaš izbor riječi, dužina rečenice, interpunkcija i velika slova mogu se lako pogrešno protumačiti bez vizualnih i slušnih znakova. U prvom primjeru ispod, Louise bi mogla pomisliti da je Yann frustriran ili ljut, ali u stvarnosti se osjeća dobro.
| Loš primjer | Dobar primjer |
| Louise,
Treba mi vaš izvještaj do 17 sati danas ili ću propustiti rok.
Yann |
Hi Louise,
Hvala vam na vašem napornom radu na ovom izvještaju. Možete li mi dati vašu verziju prije 17 sati, tako da ne propustim rok?
Hvala unaprijed,
Yann |
Razmislite o "osjećaju" vaše e-pošte. Ako vaše namere ili emocije mogu biti pogrešno shvaćene, pronađite manje dvosmislen način formulisanja svojih reči.
korektura
Konačno, prije nego što kliknete na "Pošalji", odvojite trenutak da provjerite ima li u svojoj e-pošti pravopisnih, gramatičkih i interpunkcijskih grešaka. Vaši e-mailovi su dio vašeg profesionalnog imidža kao i odjeća koju nosite. Stoga se ne odobrava slati poruku koja sadrži greške u nizu.
Tokom korekture, obratite pažnju na dužinu e-pošte. Ljudi češće čitaju kratke, sažete poruke e-pošte od dugih, nepovezanih e-poruka, tako da budite sigurni da su vaše e-poruke što kraće, bez isključivanja potrebnih informacija.
Ključne tačke
Većina nas provodi dobar dio dana u čitajte i sastavljajte e-poruke. Ali poruke koje šaljemo mogu biti zbunjujuće za druge.
Da biste napisali efektivne e-poruke, pitajte se prvo da li zaista treba da koristite ovaj kanal. Ponekad je bolje uzeti telefon.
Neka vaše e-poruke budu sažete i precizne. Pošaljite ih samo ljudima koji zaista trebaju da ih vide i jasno naznačite šta želite da primalac uradi sledeće.
Zapamtite da su vaše e-poruke odraz vašeg profesionalizma, vaših vrijednosti i vaše pažnje na detalje. Pokušajte zamisliti kako bi drugi mogli protumačiti ton vaše poruke. Budite ljubazni i uvijek provjerite šta ste napisali prije nego što pritisnete "pošalji".
