Kasno u kancelariju? Ova e-poruka će utišati prigovore
Zaglavljeni u čudovišnim jutarnjim saobraćajnim gužvama? Da li vam se autobus ili metro više puta kvare? Ne dozvolite da vam ove štucanje u transportu pokvare dan na poslu. Mala e-poruka pažljivo napisana i poslata na vrijeme smirit će vašeg menadžera. I tako će vas zaštititi od neprijatnih ukora jednom u kancelariji.
Savršen predložak za kopiranje i lijepljenje
Zdravo [ime],
Nažalost, moram vas obavijestiti o svom kašnjenju jutros. Zaista, ozbiljan incident na liniji metroa koju svakodnevno koristim potpuno je prekinuo saobraćaj na nekoliko minuta. Uprkos ranom odlasku od kuće, jednom sam bio prisilno imobiliziran u transportu.
Ova situacija ostaje potpuno izvan moje kontrole. Obavezujem se da ću preduzeti neophodne mere da sprečim da se ovakva neprijatnost ponovi u budućnosti. Od sada ću biti najbudniji u pogledu mogućih opasnosti koje bi mogle poremetiti moja putovanja.
Unaprijed se zahvaljujem na razumijevanju.
S poštovanjem,
[Vaše ime]
[E-mail potpis]
Pristojan ton usvojen od prvih riječi
Učtivi izrazi poput „nažalost moram da vas obavestim” ili „budite sigurni” odmah postavljaju odgovarajući ton poštovanja prema menadžeru. Osim toga, jasno ističemo njen nedostatak odgovornosti za ovaj nazadak prije nego što obećamo da se situacija neće ponoviti.
Jasno objašnjenje činjenica
Centralno objašnjenje daje neke konkretne detalje o incidentu kako bi se opravdalo ovo kašnjenje vezano za javni prevoz. Ali e-mail se ne gubi ni u nepotrebnim digresijama za odgovornu osobu. Nakon što su osnovne stvari jednostavno navedene, možemo zaključiti na uvjerljivoj noti o budućnosti.
Zahvaljujući ovoj prefinjenoj, ali dovoljno detaljnoj formulaciji, vaš menadžer će moći razumjeti samo stvarne poteškoće s kojima se tog dana susreo. Vaša želja za tačnošću će takođe biti naglašena. I iznad svega, uprkos ovom neuspehu, uspećete da usvojite očekivani profesionalizam u svojoj komunikaciji.
