U svom profesionalnom životu često ćete morati da pišete protestnu e-poštu. Ovo se može uputiti kolegi, partneru ili dobavljaču. Koji god da je vaš razlog, morate uzeti u obzir određene zahtjeve kako bi vas sagovornici shvatili ozbiljno. Stoga je ovladavanje pisanjem ove vrste poruka imperativ. Evo kako da svoju e-poštu o sporu učinite uspješnom.
Fokusirajte se na činjenice
Kada pišete protestnu e-poštu, važno je biti rigorozan u pogledu činjenica. Drugim riječima, elementi moraju biti postavljeni na činjenični način kako bi čitatelj mogao brzo shvatiti kontekst.
Dakle, izbjegavajte detalje i nepotrebne rečenice i umjesto toga navedite bitne stvari kao što su činjenice i datumi. Zaista će sa ovim elementima primalac moći razumjeti svrhu vaše e-pošte. Morate dati jasne, precizne i datirane informacije.
Navedite kontekst, a zatim temu e-poruke
Pređite direktno na stvar kada pišete protestnu e-poštu. Ne trebaju vam formulacije poput “Pišem vam ovaj e-mail” jer su to očigledne stvari na koje ne treba isticati.
Nakon što ste jasno iznijeli činjenice koje su dovele do vaše žalbe i ne zaboravljajući datum. To može biti sastanak, seminar, razmjena e-pošte, izvještavanje, kupovina materijala, račun, itd.
Nastavite, iznoseći svoja očekivanja što je eksplicitnije moguće.
Ideja je da primalac može brzo shvatiti svrhu vaše e-pošte i šta želite od nje.
Fokusirajte se na trezvenost u svom govoru
Pisanje protestne e-pošte zahtijeva trijezan i koncizan stil. Budući da je ovo posebna situacija, morate se fokusirati na činjenice i svoja očekivanja. Da biste to učinili, koristite kratke rečenice koje sumiraju suštinu vašeg izazova i koje su napisane svakodnevnim, ljubaznim jezikom.
Također, budite sigurni da koristite ljubaznu frazu koja je prikladna za tu priliku. "S poštovanjem" i "srdačan pozdrav" treba izbegavati u ovoj vrsti razmene.
Ostanite profesionalni
Budite sigurni da ostanite profesionalni kada pišete protestnu e-poštu, čak i ako ste izuzetno nezadovoljni. Morate dati sve od sebe da se obuzdate jer emocije ne spadaju u profesionalno pisanje.
Stoga, izbjegavajte korištenje riječi koje bi na ovaj ili onaj način mogle izraziti vaša osjećanja. Važno je da vaša e-pošta ostane činjenična.
Priložite dokaze
Konačno, da biste uspjeli u protestnoj e-poruci, bitno je priložiti dokaze svojim argumentima. Morate zaista pokazati primaocu da imate pravo na osporavanje. Zato priložite bilo koji dokument koji možete koristiti kao dokaz i navedite ga u e-poruci.
