L’informe: 4 punts essencials per saber tenir èxit

Heu de fer un informeo bé un informe, a petició del vostre gestor. Però, no sabeu per on començar ni com formular-ho.

Aquí, revelo un procediment senzill en punts 4 per realitzar aquest informe de forma eficient i amb certa velocitat. Ha d'estar escrit en una cronologia lògica.

Per a què serveix un informe?

Dóna la capacitat a la persona per a la qual es pretén poder confiar les dades presentades decidir sobre una acció. La informació que es registra a l’informe permet respondre a una o més preguntes necessàries per a la presa de decisions.

Dit això, un empleat pot escriure un informe per tal d'oferir suggeriments al seu supervisor sobre un tema específic per fer millores, per exemple, sobre l'organització d'un servei o la substitució de materials. Un informe és una excel·lent manera de comunicar-se entre un superior i els seus subordinats.

Depenent del propòsit de l'informe, la seva presentació pot ser diferent, però el procediment que revelo a continuació és vàlid per a tots els informes que haureu de fer.

Primer punt: la sol·licitud ha de ser precisa i explícita.

Aquest primer punt serà el punt essencial sobre el qual es basarà tota la feina. També delimitarà l'àrea en qüestió.

El destinatari de l'informe

- Què vol exactament del vostre informe?

- Quins són els objectius i objectius de l'informe?

- Què tan útil serà l'informe per al destinatari?

- El destinatari ja coneix el tema?

- Conèixer el que el seu coneixement és per no repetir la informació ja coneguda.

El cas i les modalitats

- Quina és la situació?

- Quins són els motius relacionats amb la sol·licitud de l'informe: dificultats, transformacions, evolucions, modificacions, millores?

Segon punt: consideri, seleccioni i reuneixi informació essencial.

La informació pot ser moltes, ja siguin notes, documents o altres informes, i diverses fonts, però el que és important és ser selectiu per recordar només aquells que són essencials, essencials i essencials i no ser portats per informació de menys interès o repetitiu que pugui danyar l'informe final. Per tant, només hauria d'utilitzar la informació més adequada corresponent a l'informe sol·licitat.

Tercer punt: organitzar i implementar el pla

Normalment, el pla comença amb una introducció, després continua amb el desenvolupament i acaba amb una conclusió.

A continuació, el pla exposat és el que es coneix generalment. El paper de la introducció i la conclusió no difereixen, mantenint el seu paper intrínsec. Al contrari, el desenvolupament es pot concebre de manera variable segons l'informe que haurà de realitzar.

Introducció de l'informe

Proporciona informació essencial relacionada amb el motiu mateix de l'informe; les seves motivacions, les seves intencions, la seva raó de ser, les seves prerrogatives.

Aquesta informació ha de reunir en poques paraules el propòsit de l'informe, en un text conciso mentre es detallen i completen.

És absolutament desaconsellable ignorar la introducció, ja que descriu per endavant les dades precises de la sol·licitud que permeten tant al destinatari com a l'autor de l'informe assegurar-se d'haver-se entès. També ajuda a recordar els termes de la sol·licitud, la situació, les condicions en què l'informe no s'examina immediatament o si és necessari tornar a examinar-lo més tard.

El desenvolupament de l'informe

El desenvolupament es divideix habitualment en tres seccions.

- Un inventari tangible i imparcial de la situació o context, és a dir, una declaració detallada del que ja existeix.

- Un judici clar sobre el que hi ha al lloc, destacant tant els aspectes positius com els negatius mentre es proposa una anàlisi tan evocadora i concreta com sigui necessària.

- Assessorament, suggeriments i recomanacions, en la mesura del possible, associat amb els beneficis que els corresponen.

La conclusió de l'informe

No hauria de contenir cap tema nou que no hagués estat indicat en el desenvolupament. Sense ser un discurs abreujat del desenvolupament, s'ofereix una resposta proposant clarament una o les següents solucions a les recomanacions que s'especifiquen en aquesta.

Quart punt - Escriure l'informe

S'han de respectar algunes normes comunes a tots els editorials. Es farà èmfasi en un vocabulari intel·ligible i accessible ortografia impecable per a una major professionalitat, frases curtes per a una millor comprensió, una estructura ventilada dels paràgrafs per a una bona fluïdesa de la lectura.

Prestar atenció especial en la forma del seu informe pot oferir al lector o destinatari una facilitat i confort de lectura essencials.

- Heu de ser concisos i explícits en la vostra escriptura

- Per assegurar una millor fluïdesa en la lectura de l'informe, remeti al lector a un apèndix que aportarà alguns complements a les seves explicacions quan sigui necessari.

- Planifiqueu un resum quan el vostre informe abasti més de tres pàgines, el que permet al destinatari orientar-se a si mateix en la seva lectura, si és la vostra elecció.

- Quan sigui rendible o indispensable, integreu taules i altres gràfics que reflecteixin la seva escriptura per il·lustrar les dades. En alguns casos poden ser essencials per a una bona comprensió.

- No ometeu els títols i els subtítols per delimitar cada part del vostre informe per guanyar-hi, també, en fluïdesa.

En conclusió: què recordar

  1. La correcta interpretació i comprensió de l'aplicació permet respondre sense estar al costat del subjecte per guanyar eficiència.
  2. En el vostre informe, podeu compartir les vostres idees prenent una posició davant del senzill informe.
  3. Per ser eficaç, el vostre informe ha de proporcionar respostes a les preguntes formulades pel destinatari, d’aquí l’interès principal de tota la seva presentació; redacció, estructura, declaració i el seu desplegament; introducció, desenvolupament, conclusió.
  4. Expliqueu els vostres arguments, observacions i solucions proposades.

Per al donant forma a Microsoft Word, aquest desviament de 15 minuts a YouTube us serà més que útil.