Presentació de Gmail per a empreses (Google Workspace)
Gmail Enterprise, l'aplicació inclosa a Google Workspace és molt més que una senzilla servei de correu electrònic. És una eina completa que ofereix un ventall de funcions dissenyades per facilitar la comunicació, la col·laboració i la gestió del temps dins de la teva empresa. Però per aprofitar al màxim aquestes funcions, els vostres companys han d'entendre com funcionen i com utilitzar-les de manera eficaç. Com a entrenador intern, aquí és on entres.
Aquesta primera part de la nostra guia completa de Gmail Enterprise us donarà una visió general de les principals característiques de Gmail Enterprise i la seva utilitat en un context professional.
Missatgeria : al centre de Gmail Enterprise hi ha el seu servei de correu electrònic. Us permet enviar i rebre correus electrònics, però també ofereix moltes altres funcions, com ara la possibilitat de crear etiquetes per organitzar els vostres correus electrònics, utilitzar filtres per automatitzar determinades accions i configurar respostes automàtiques.
Calendari : el calendari integrat de Gmail Enterprise us permet programar reunions, configurar recordatoris per a vosaltres mateixos i veure quan els vostres companys de feina estan disponibles. Fins i tot podeu crear diversos calendaris per a diferents aspectes del vostre treball.
Google Drive : Google Drive, part de Google Workspace, us permet emmagatzemar, compartir i col·laborar en documents, fulls de càlcul i presentacions. Podeu compartir fitxers o carpetes senceres amb els vostres companys i treballar junts en documents en temps real.
Xatejar i conèixer : Gmail for Business també inclou Google Chat i Google Meet, que us permeten comunicar-vos amb els vostres companys mitjançant missatgeria instantània, trucada de veu o videoconferència.
Totes aquestes funcions són accessibles des del vostre compte de Gmail, cosa que fa que Gmail for Business sigui potent i còmode. A les seccions següents d'aquesta guia, veurem cadascuna d'aquestes característiques en detall, oferint-vos consells pràctics per utilitzar-les de manera eficaç en la vostra formació.
Funcions avançades de Gmail for Business
Després de cobrir els conceptes bàsics de Gmail Enterprise, és hora de passar a algunes de les funcions avançades que fan que aquesta eina sigui tan potent. Dominar-los pot ajudar els teus companys a treballar de manera més eficient i estalviar temps cada dia.
1. Dreceres de teclat : Gmail Enterprise ofereix una sèrie de clavi raccorcís que us permeten navegar ràpidament per la safata d'entrada i realitzar diverses accions sense haver d'utilitzar el ratolí. Per exemple, prement "c" podeu escriure un correu electrònic nou, mentre que prement "e" podeu arxivar el correu electrònic seleccionat. Podeu trobar la llista completa de tecles de drecera a l'ajuda de Gmail.
2. Respostes suggerides i escriptura intel·ligent : Aquestes funcions, impulsades per la intel·ligència artificial de Google, poden ajudar a escriure correus electrònics més ràpidament. Les respostes suggerides ofereixen respostes breus als correus electrònics, mentre que Smart Compose ofereix frases per a completa els que escrius.
3. Funcionalitat de delegació : Amb aquesta funció, podeu donar permís a una altra persona per gestionar la vostra safata d'entrada. Això pot ser especialment útil per a les persones que reben molts correus electrònics i necessiten ajuda per gestionar-los.
4. Integracions : Gmail for Business es pot integrar amb moltes altres aplicacions, incloses les que no són de Google. Per exemple, podeu integrar Gmail amb el vostre gestor de tasques o CRM per fer un seguiment dels correus electrònics relacionats amb projectes o clients específics.
En entrenar els vostres companys sobre aquestes funcions avançades, els ajudareu a treure el màxim profit de Gmail for Business i augmentar la seva productivitat. A la secció següent, parlarem d'algunes pràctiques recomanades per a la formació de Gmail Enterprise.
Estratègies per a una formació empresarial eficaç de Gmail
Ara que tens una comprensió sòlida de les funcions bàsiques i avançades de Gmail Enterprise, és hora de pensar com pots transmetre aquests coneixements de manera efectiva als teus col·legues. Aquestes són algunes estratègies que podeu adoptar:
1. Formació pràctica : La millor manera d'aprendre a utilitzar una eina com Gmail for Business és fer-ho tu mateix. Quan entreneu els vostres companys, assegureu-vos de donar-los molt de temps per explorar les funcions de Gmail per si mateixos i per practicar les tasques específiques que hauran de realitzar en el seu treball diari.
2. Utilitzar recursos de formació externs : hi ha molts recursos en línia que poden ajudar els vostres companys de feina a aprendre a utilitzar Gmail for Business. Per exemple, Google ofereix un centre de formació que cobreix totes les funcions de Gmail en detall. També hi ha vídeos de formació gratuïts a YouTube, com els del canal TÒPICA DEL VENT.
3. Sessions de preguntes i respostes : Organitzeu sessions periòdiques de preguntes i respostes on els companys de feina poden fer preguntes sobre funcions de Gmail que no entenen o problemes que tenen. Aquesta és una gran oportunitat per oferir respostes personalitzades i abordar problemes específics que sorgeixen al vostre negoci.
4. Fomentar l'autoestudi : Animeu els vostres companys a explorar Gmail Enterprise pel seu compte i intentar resoldre els seus propis problemes abans de demanar-vos ajuda. Això els ajudarà a desenvolupar la seva autoconfiança i a ser més independents.
Si implementeu aquestes estratègies, podeu ajudar els vostres companys a dominar Gmail Enterprise i convertir-lo en una eina valuosa per al seu treball. Molta sort amb la teva formació!
