Quan alguns empleats s'absenten per diversos motius sense avisar al seu supervisor o gerent, no saben com manifestar-se. D'altres també tenen dificultats per sol·licitar una baixa curta quan en tenen un nombre temes personals a pagar.

L'impacte de la vostra absència depèn en gran mesura de la naturalesa del vostre treball i de la política establerta al vostre lloc de treball. La seva absència, especialment si no s'anuncia amb antelació, pot ser molt costosa per a la vostra organització. Per tant, abans de prendre la decisió d'estar lluny, pensa en això. Si això succeeix o ha passat, l'ús del correu electrònic per disculpar-se o explicar-lo al vostre supervisor és una forma excel·lent de comunicar de manera efectiva i ràpida.

Abans d'escriure un correu electrònic de justificació

Aquest article pretén mostrar com un treballador amb un o més motius legítims pot justificar la seva necessitat d'absentar-se o el motiu pel qual no ha pogut estar present al seu lloc de treball. Com a empleat, és important que estigueu segur de les possibles conseqüències d'una absència sense permís. No hi ha cap garantia que el vostre correu electrònic de disculpes rebrà una resposta favorable. De la mateixa manera, no es garanteix que quan escrigui un correu electrònic sol·licitant temps lliure, es rebrà positivament.

LLEGIR  Milloreu el vostre estil d’escriptura: connectors lògics

Tanmateix, quan haureu d’estar absent per raons d’urgència i no pugueu arribar al vostre cap, és imprescindible escriure un correu electrònic el més aviat possible que contingui els motius precisos d’aquesta absència. De la mateixa manera, quan sabeu per endavant que heu de tractar qüestions personals o familiars importants, és convenient escriure un correu electrònic que inclogui les vostres disculpes per les molèsties i algunes aclariments, si és possible. Ho fas amb l’esperança de minimitzar l’impacte de la teva vida personal sobre la teva feina.

Finalment, assegureu-vos que esteu familiaritzat amb la política i el protocol de la vostra empresa sobre com absents del vostre grup. L'empresa pot fer determinades concessions en cas d'emergència i oferir una manera de gestionar-les. És probable que hi hagi una política sobre el nombre de dies entre el moment en què heu de sol·licitar i els dies en què estaràs fora.

Directrius per escriure el correu electrònic

Utilitzeu un estil formal

Aquest correu electrònic és oficial. S'ha d'escriure amb un estil formal. Des de l'assumpte fins a la conclusió, tot ha de ser professional. El vostre supervisor, juntament amb tots els altres, espera que expresseu la gravetat de la situació al vostre correu electrònic. És més probable que s'escolti el vostre cas quan escriviu aquest correu electrònic amb un estil formal.

Envia el correu electrònic d'hora

Ja hem destacat la importància de respectar la política de l'empresa. Tingueu en compte també que si necessiteu escriure un correu electrònic que contingui una excusa professional, és important fer-ho tan aviat com sigui possible. Això és especialment imperatiu quan ha fallat i no ha vingut a treballar sense permís. Notificar al cap abans d'una absència injustificada pot evitar una advertència. En notificar-vos bé abans del cas de força major que us trobeu, us ajudarà a l'empresa a triar un reemplaçament adequat o fer acords.

LLEGIR  Plantilla de correu electrònic per a una sol·licitud de baixa

Conviu-vos amb els detalls

Sigues breu. No cal que entreu en els detalls del que va passar que us va portar a no ser-hi o a sortir aviat. Només esmenta els fets importants. Si demaneu permís amb antelació, indiqueu el(s) dia(s) en què voleu absència. Sigueu específics amb les dates, no doneu una estimació.

Oferta d'assistència

Quan escriviu un correu electrònic d'excusa per estar fora, assegureu-vos de demostrar que us preocupa la productivitat de l'empresa. No està bé dir només que estaràs fora, oferir-te fer alguna cosa que disminueixi els efectes de la teva absència. Per exemple, podeu fer-ho quan torneu o parleu amb un company que us substitueixi. Algunes empreses poden tenir polítiques com ara deduccions salarials per dies fora. Per tant, intenteu entendre completament la política de l'empresa i com podeu treballar-hi.

Exemple de correu electrònic 1: Com escriure un correu electrònic de disculpes (després de perdre un dia de feina)

Assumpte: justificant d’absència a partir del 19/11/2018

 Hola Sr. Guillou,

 Accepteu aquest correu electrònic com a notificació oficial que no vaig poder assistir a la feina el 19 de novembre de 2018 a causa d'un refredat. Liam i Arthur van ocupar el meu lloc en la meva absència. Van complir totes les tasques que em vaig assignar per aquell dia.

 Demano disculpes per no poder comunicar-me amb tu abans de sortir de la feina. Ho sento si hi ha hagut algun inconvenient a l'empresa.

 He adjuntat el meu certificat mèdic a aquest correu electrònic.

 Si us plau, fes-me saber si necessites més informació.

 Gràcies per la vostra comprensió.

Atentament,

 Ethan Gaudin

Exemple de correu electrònic 2: Com escriure un correu electrònic de disculpes per una futura absència de la vostra feina

Assumpte: Gestió del meu dia d'absència 17 / 12 / 2018

Benvolguda senyora Pascal:

 Si us plau, accepteu aquest correu electrònic com a notificació oficial que m'absentaré de la feina el 17 de desembre de 2018. Aquell dia compareixeré com a testimoni professional al jutjat. Us vaig informar de la meva citació al jutjat la setmana passada i de la necessitat imperiosa que hi fos present.

 Vaig fer un acord amb Gabin Thibault del departament d'informàtica, que actualment està de baixa per substituir-me. Durant els descansos judicials, trucaré per veure si necessita ajuda.

 Gràcies.

 Atentament,

 Emma Vallee