Avui, el correu electrònic és la millor manera de comunicar-se amb facilitat, rapidesa i eficàcia. Per als intercanvis professionals, és la manera més utilitzada.
Per escriure a correu professionalhem de respectar determinats criteris, consells i normes, que intentarem explicar-vos al llarg de l'article.
Exemple d'un pla d'escriptura per a un correu electrònic professional
De vegades el correu pot ser complicat de gestionar en un context professional. El pla que cal seguir per escriure un correu electrònic professional ha de posar a disposició del destinatari tots els elements necessaris que siguin breus i precisos.
Per escriure un correu electrònic professional, podeu adoptar el següent pla:
- Un objecte clar i explícit
- Una fórmula d'apel·lació
- Un començament que ha de situar el context de la comunicació
- Una fórmula de cortesia per concloure
- Una signatura
Trieu l'assumpte d'un correu electrònic professional
S'estima que un professional pot rebre una mitjana de 100 correus electrònics al dia. Per tant, heu de triar l’assumpte del vostre correu electrònic per animar-los a obrir-lo. Per fer-ho, hi ha regles a seguir:
1: escriu un objecte curt
Per tal d’augmentar la velocitat d’obertura del vostre correu electrònic, els experts recomanen utilitzar un assumpte màxim de 50 caràcters.
Només teniu un espai limitat per escriure el vostre objecte, de manera que heu d'escollir un objecte concret, mentre utilitzeu verbs d'acció relacionats amb el contingut del vostre correu electrònic.
En general, els objectes llargs no es llegeixen en els telèfons intel·ligents, que cada vegada són més usats pels professionals per consultar els seus correus electrònics.
2: Personalitza l'assumpte del teu correu electrònic
Si és possible, heu d'esmentar el nom i el nom dels vostres contactes al nivell de l'objecte. És un element que pot augmentar la taxa d'obertura.
En posar els detalls del destinatari al nivell de l'assumpte del correu electrònic, se sentirà valorat i reconegut, el que l'animarà a obrir i llegir el vostre correu electrònic.
El cos d'un correu electrònic professional
Per escriure un correu electrònic professional, és aconsellable escriure amb claredat el cos del vostre correu electrònic sense apartar-se de l'assumpte i tot sobre la base de determinats estàndards d'estil i presentació.
Tingueu cura d'escriure un correu electrònic breu, amb frases curtes i precises que donaran més confort al vostre destinatari.
Aquí teniu algunes coses que cal recordar:
1: utilitzeu una font clàssica
La majoria dels serveis de correu electrònic permeten a l'usuari triar la font i l'estil del text. Quan es tracta d'un correu electrònic empresarial, trieu un tipus de lletra clàssic, com ara "Times New Roman" o "Arial".
No es recomana utilitzar una font decorativa.
També us recomanem:
- Adopte una mida de lletra llegible
- Eviteu cursiva, ressaltant o colors
- No escriure tot el text amb majúscules
2: Escriure una bona fórmula de trucada
Per a un correu electrònic professional, és preferible, tal com s'ha indicat anteriorment, per adreçar-se al destinatari pel seu nom, incloent el títol de civilitat de la persona seguida del seu cognom.
3: introduïu-vos en el primer paràgraf
Si esteu escrivint per primera vegada a algú (un nou client per exemple), és molt important presentar-vos i explicar breument el propòsit del vostre missatge.
Podeu dedicar a aquesta petita presentació una o dues frases.
4: la informació més important en prioritat
Després de la presentació, anem al punt més important.
És molt interessant citar la informació més important al principi del vostre correu electrònic. Deseu el temps del destinatari aclarint les vostres intencions.
Heu d’atraure l’atenció del vostre corresponsal i anar directament al punt.
5: utilitzeu un vocabulari formal
Com que escriviu un correu electrònic professional, heu de fer una bona impressió.
Us recomanem que escriviu oracions completes d'estil educat.
No es recomana utilitzar:
- Paraules d'argot;
- Abreviatures inútils;
- Emoticones o emojis;
- Acudits ;
- Paraules grolleres;
6: feu una conclusió adequada
Per finalitzar un correu electrònic, hem de pensar en la signatura que s'utilitzarà, el to d'adoptar i la fórmula de cortesia a triar.
Hem de tenir en compte que la comunicació professional continua sent a llenguatge altament codificat. És molt important conèixer les regles i triar la fórmula adequada per utilitzar al final del correu electrònic.
La fórmula utilitzada s'ha d'adaptar a la qualitat del destinatari i al context de l'intercanvi.
Per exemple, si parleu amb un supervisor o un client, podeu fer servir "salutacions sinceres", que és la frase més adequada. Tot i que si es tracta d'un company, podem acabar el nostre correu electrònic amb l'expressió "Bon final del dia!" "
Quant a la signatura, podeu configurar el vostre programari de correu electrònic per inserir automàticament una signatura personalitzada al final dels nostres correus electrònics.
Per ser eficaç, la signatura ha de ser curta:
- No més de 4 línies;
- No més de 70 caràcters per línia;
- Introduïu el vostre nom i cognoms, la vostra funció, el nom de l'empresa, l'adreça del vostre lloc web, el vostre número de telèfon i fax i, possiblement, un enllaç al vostre perfil de LinkedIn o Viadeo;
Exemple :
Robert Holliday
Representant de l'empresa Y
http: /www.votresite.com
Telèfon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Mòbil: 06 00 00 00 00
Algunes expressions educades:
- Cordialment;
- Salutacions cordials ;
- Salutacions cordials;
- Respectuosament;
- Salutacions cordials;
- Salutacions cordials ;
- Vostre,
- És un plaer tornar-te a veure;
- Salutacions càlides ...
Per a persones que coneixem particularment bé, podem utilitzar fórmules cordials com ara "hola", "amistats", "veure't" ...
Altres exemples de fórmules clàssiques:
- Accepteu, senyor / senyora, l'expressió dels meus sentiments distingits;
- Accepteu, senyor / senyora, l’expressió de les meves cordials salutacions;
- Si us plau, senyor / senyora, rebi els meus millors salutacions;
- Si us plau, rebi, senyor / senyora, els meus sentiments respectuosos i devots;
- Accepteu, senyor / senyora, les meves sinceres salutacions;
- Accepteu, senyor / senyora, l’expressió de la meva màxima consideració;
- En demanar-vos que accepteu els meus millors salutacions;
- Agraint la vostra atenció a la meva sol·licitud;
- Digne d'acceptar, senyor / senyora, l'homenatge del meu profund respecte;
- Mentre espereu la vostra lectura, accepteu, senyor / senyora, la garantia de la meva màxima consideració;
- Amb el meu agraïment, et prego que trobis aquí, senyor / senyora, l’expressió dels meus sentiments distingits;
7-Incloeu fitxers adjunts
Pel que fa als fitxers adjunts, no oblideu informar al destinatari mencionant-los en el cos del vostre correu electrònic amb cortesia.
És molt interessant esmentar la mida i el nombre de fitxers adjunts enviats al destinatari.
Enfocament: la piràmide invertida
Pel que fa a l'anomenat mètode de piràmide inversa, consisteix a començar el text del vostre correu electrònic professional amb la informació principal del vostre missatge i continuar amb la resta d'informació en ordre descendent d'importància.
Però, per què adoptar aquest mètode?
Normalment, la primera frase es llegeix millor que la resta del missatge. Ha de ser atractiu. En adoptar el mètode de la piràmide invertida, podem captar fàcilment l’atenció del lector i fer-li voler llegir el correu electrònic fins al final.
Pel que fa a l'escriptura, és recomanable utilitzar un màxim de quatre paràgrafs, des de les línies 3 a 4 cadascun, tot centrant-se en una idea específica per paràgraf.
Si voleu adoptar aquest mètode, us aconsellem que utilitzeu:
- frases relativament curtes;
- enllaçar paraules per enllaçar les frases;
- un llenguatge actual i professional.
RECORDATORI
Com heu entès, un correu electrònic professional no té res a veure amb un enviat a un amic. Hi ha normes que s'han de seguir al peu de la lletra.
1: tracteu amb atenció el tema
Com hem especificat clarament, heu d'escriure correctament el camp de l'assumpte (o l'assumpte) del vostre correu electrònic professional. Ha de ser concís i explícit. El vostre destinatari ha d'entendre immediatament el contingut del vostre correu electrònic. Per tant, pot decidir si l'obre immediatament o llegeix més tard.
2: ser cortès
Com bé has entès, cal utilitzar en context les fórmules de salutació i educació.
Les fórmules han de ser breus i molt ben escollides.
3: corregeix errors ortogràfics
En primer lloc, heu de tornar a llegir el vostre correu electrònic i assegureu-vos que no heu oblidat la informació necessària i per què no algú més llegeix-la. És molt interessant tenir l'opinió d'una altra persona.
Per corregir errors ortogràfics i gramaticals, us aconsellem que copieu i enganxeu el vostre correu electrònic amb un processador de text i feu una comprovació automàtica. Fins i tot si aquest programari no corregeix totes les falles, us pot ajudar. D'altra banda, també podeu invertir en programari de correcció professional.
4: signa el teu correu electrònic
És molt important afegir una signatura al vostre correu electrònic professional. Heu de seguir les regles anteriors per escriure una signatura professional.
En esmentar la informació relativa a la vostra funció, la vostra empresa ... el destinatari comprendrà ràpidament qui tracta.
5: personalitzeu el vostre correu electrònic
Si és general, el correu és menys probable que es llegeixi. Heu de fer que el destinatari senti que el correu només s'adreça a ell. Així que heu de personalitzar l'objecte i triar la fórmula que heu d'adoptar per iniciar el vostre correu electrònic.
Si es tracta d’un correu electrònic de grup, és important crear llistes diferents segons les característiques dels vostres destinataris, les seves preferències, els seus interessos i la seva ubicació. La segmentació dels destinataris us permet augmentar el percentatge d'obertura dels vostres correus electrònics.
6: doneu-vos que vulgueu obrir el correu
Quan escriviu un correu electrònic professional, sempre heu de fer que el destinatari vulgui obrir-lo. En general, l'objecte és el primer element que impulsa un corresponsal per obrir el vostre correu electrònic i llegir-lo. Per tant, cal donar més importància al vostre objecte, curar-lo i fer-lo el més atractiu possible.
En el mateix sentit, les dues primeres frases del vostre correu electrònic han de fer que el destinatari vulgui seguir llegint. Es recomana citar la informació més important al principi del correu electrònic i activar la curiositat del vostre corresponsal.
7: evita els objectes enganyosos
Mai hauríeu d'utilitzar un objecte enganyós per augmentar el percentatge d'obertura dels correus electrònics.
Vostè ha de saber que el seu correu electrònic transmet la seva imatge (o la de la seva empresa). Per tant, és molt important evitar objectes provocatius i enganyosos. L'objecte ha d'ajustar-se al contingut del vostre correu electrònic.
8: poseu-vos al lloc del lector
L’empatia és un element molt important a tenir en compte. Cal posar-se al lloc del destinatari per escriure adequadament l’assumpte del seu correu electrònic i fer-lo atractiu. Heu de posar-vos a la pell del vostre corresponsal i enumerar una sèrie de preguntes que ell mateix es pot fer. És a partir de les respostes que podeu adaptar el títol del vostre correu electrònic.
9: utilitzeu una adreça de correu electrònic professional
Les adreces personals com lovelygirl@... o gentleman@... s'han d'evitar absolutament. En el context de les relacions professionals, mai ens adrecem a un interlocutor mitjançant aquest tipus d'adreça de correu electrònic.
Es recomana utilitzar una adreça de correu electrònic professional, o almenys una adreça personal amb el vostre nom i cognoms.
El correu electrònic professional requereix una comunicació molt bona, un vocabulari precís, un text conciso, una sol·licitud clara i una ortografia irreprotxable. Mitjançant l'adopció de les regles, consells i consells que acabem de citar, podeu escriure un correu electrònic atractiu que immediatament interessarà el vostre destinatari i despertarà el seu interès.
