Sigui quina sigui l’època, l’eficiència sempre ha estat una qualitat desitjada en el món professional. I aquesta qualitat tampoc no està al marge quan es tracta del camp de l’escriptura a la feina (també anomenada escriptura utilitarista). De fet, és el conjunt format per: informe d'activitat, cartes, notes, informe ...

A tall d’il·lustració, se m’ha demanat, en moltes ocasions, que revisés la feina dels meus companys en el context professional. Em vaig trobar enfrontat, per a la majoria d’ells, amb escrits que no s’adeqüaven gens al seu nivell d’estudis, ni tan sols al nostre àmbit professional. Penseu, per exemple, en aquesta frase:

« Tenint en compte el lloc creixent del telèfon mòbil a les nostres vides, la indústria telefònica segur que es desenvoluparà durant molts anys.. »

Aquesta mateixa frase s’hauria pogut escriure d’una manera més senzilla i sobretot més eficaç. Per tant, podríem haver tingut:

« El lloc creixent del telèfon mòbil a les nostres vides garanteix el desenvolupament de la indústria telefònica durant molt de temps. »

En primer lloc, tingueu en compte la supressió de l'expressió "a la vista de". Tot i que l’ús d’aquesta expressió no és una falta d’ortografia, encara no és útil per entendre la frase. De fet, aquesta expressió és massa en aquesta frase; aquesta frase en què utilitzar paraules més habituals hauria permès a qualsevol lector entendre millor el context del missatge transmès.

Després, tenint en compte el nombre de paraules d’aquesta frase, notareu una diferència de 07 paraules. De fet, 20 paraules per a la frase reescrita contra 27 paraules per a la frase inicial. En general, una frase ha de contenir una mitjana de 20 paraules. Un nombre ideal de paraules que fa referència a fer servir frases curtes del mateix paràgraf per obtenir un millor equilibri. És molt més concebible alternar la longitud de les frases en un paràgraf per tenir una escriptura més rítmica. Tot i això, les frases de més de 35 paraules no faciliten la lectura ni la comprensió, cosa que dóna fe de l’existència d’un límit de longitud. Aquesta regla s'aplica a qualsevol persona, sigui una persona simple o un erudit, ja que la seva violació dificulta la poca capacitat de memòria del cervell humà.

A més, també tingueu en compte la substitució de "durant molts anys" per "llarg". Aquesta elecció es refereix principalment a estudis de Rudolf Flesch sobre llegibilitat, on destaca la importància d’utilitzar paraules curtes per a una major eficiència en la lectura.

Finalment, es va poder veure el canvi de fase d’una veu passiva a una veu activa. La frase és, doncs, més comprensible. De fet, l’estructura proposada en aquesta frase mostra d’una manera més precisa i clara el vincle entre el paper creixent del telèfon i el desenvolupament del mercat telefònic. Un enllaç de causa i efecte que permet al lector entendre el tema.

En definitiva, escriure un text simplement permet al destinatari llegir-lo fins al final, entendre’l sense fer preguntes; Aquí és on rau l’eficàcia dels vostres escrits.