El correu electrònic ha estat durant molt de temps una eina essencial per a les comunicacions empresarials, però una enquesta realitzada per Sendmail. Revelat que va provocar tensió, confusió o altres conseqüències negatives per al 64% dels professionals.
Llavors, com podeu evitar això amb els correus electrònics? I com es poden escriure correus electrònics que donen els resultats desitjats? En aquest article, revisem les estratègies que podeu utilitzar per garantir que el vostre ús del correu electrònic sigui clar, efectiu i reeixit.
Un treballador d'oficina mitjana rep al voltant de 80 correus al dia. Amb aquest volum de correu, els missatges individuals es poden oblidar fàcilment. Seguiu aquestes senzilles regles per tal que els vostres correus electrònics es notin i s'utilitzin.
- No es comuniqui massa per correu electrònic.
- Feu un bon ús dels objectes.
- Feu missatges clars i breus.
- Sigues amable.
- Comprova el teu to.
- Torneu a llegir.
No es comuniqui massa per correu electrònic
Una de les principals fonts d'estrès a la feina és el gran volum de correus electrònics que reben les persones. Per tant, abans de començar a escriure un correu electrònic, pregunteu-vos: "És realment necessari?"
En aquest context, hauríeu d'utilitzar el telèfon o la missatgeria instantània per tractar preguntes que puguin ser objecte de discussions posteriors. Utilitzar una eina de planificació de comunicacions i identificar els millors canals per a diferents tipus de missatges.
Sempre que sigui possible, doneu-vos les males notícies en persona. Us ajuda a comunicar-vos amb l'empatia, la compassió i la comprensió i canvieu-vos si el vostre missatge no s'ha pres correctament.
Feu un bon ús dels objectes
Un titular d'un diari fa dues coses: crida l'atenció i resumeix l'article perquè pugueu decidir si el llegiu o no. L'assumpte del vostre correu electrònic hauria de fer el mateix.
Un objecte És més probable que l'espai buit es passi per alt o es rebutgi com a "correu brossa". Per tant, utilitzeu sempre unes quantes paraules ben escollides per dir-li al destinatari de què tracta el correu electrònic.
És possible que vulgueu incloure la data a l'assumpte si el vostre missatge forma part d'una sèrie de correu electrònic habitual, com ara un informe setmanal del projecte. Per a un missatge que requereixi una resposta, també podeu incloure una crida a l'acció, com ara "Si us plau, abans del 7 de novembre".
Una línia d'assumpte ben escrita, com la següent, proporciona la informació més important sense que el destinatari hagi d'obrir el correu electrònic. Això serveix com un missatge que recorda als destinataris la vostra reunió cada vegada que comproven la seva safata d'entrada.
| Mal exemple Bon exemple |
|
| Assumpte: reunió | Assumpte: Reunió sobre el procés PASSERELLE - 09h 25 February 2018 |
Mantingueu els missatges clars i breus
Els correus electrònics, com les lletres empresarials tradicionals, han de ser clars i concisos. Manteniu les frases curtes i precises. El cos del correu electrònic ha de ser directe i informatiu, i conté tota la informació rellevant.
A diferència de les cartes tradicionals, enviar diversos correus electrònics no costa més que enviar-ne un. Per tant, si necessiteu comunicar-vos amb algú sobre diversos temes diferents, penseu a escriure un correu electrònic separat per a cadascun. Això aclareix el missatge i permet al vostre corresponsal respondre a un tema alhora.
| Mala mostra | Bon exemple |
| Assumpte: Revisions de l'informe de vendes
Hola Michelin,
Gràcies per enviar aquest informe la setmana passada. El vaig llegir ahir i crec que el capítol 2 requereix informació més específica sobre les nostres xifres de vendes. També crec que el to podria ser més formal.
A més, volia informar-vos que aquest divendres tinc programada una reunió amb el departament de relacions públiques sobre la nova campanya publicitària. És a les 11:00 a.m. i estarà a la petita sala de conferències.
Si us plau, fes-me saber si estàs disponible.
Gràcies,
Camille |
Assumpte: Revisions de l'informe de vendes
Hola Michelin,
Gràcies per enviar aquest informe la setmana passada. El vaig llegir ahir i crec que el capítol 2 requereix informació més específica sobre les nostres xifres de vendes.
També crec que el to podria ser més formal.
Podria modificar-ho amb aquests comentaris?
Gràcies pel vostre treball dur!
Camille
(Camille envia un altre correu electrònic sobre la reunió de relacions públiques). |
És important trobar un equilibri aquí. No voleu bombardejar algú amb correus electrònics, i té sentit combinar diversos punts relacionats en una publicació. Quan això succeeix, manteniu-ho senzill amb paràgrafs numerats o vinyetes i considereu "tallar" la informació en unitats petites i ben organitzades per facilitar la digestió.
Tingueu en compte també que en el bon exemple anterior, Camille va especificar què volia que fes Michelin (en aquest cas, canvieu l'informe). Si ajudes la gent a saber què vols, és més probable que t'ho donin.
Sigues amable
La gent sovint pensa que els correus electrònics poden ser menys formal que les cartes tradicionals. Però els missatges que envieu són un reflex de la vostra pròpia professionalitat, els valors i l'atenció al detall són importants, per tant, cal un cert nivell de formalitat.
A menys que estigueu en bones relacions amb algú, eviteu el llenguatge informal, l'argot, l'argot i les abreviatures inadequades. Les emoticones poden ser útils per aclarir la vostra intenció, però el millor és utilitzar-les només amb persones que coneixeu bé.
Tanca el missatge amb "Atentament", "Bon dia / nit per a tu" o "Bé per a tu", depenent de la situació.
Els destinataris poden optar per imprimir correus electrònics i compartir-los amb altres persones, així que sempre sigueu educats.
Comproveu el to
Quan coneixem gent cara a cara, utilitzem el llenguatge corporal, els tons vocals i les expressions facials per avaluar com se senten. El correu electrònic ens priva d'aquesta informació, el que significa que no podem saber quan la gent ha entès malament els nostres missatges.
La vostra elecció de paraules, la longitud de la frase, la puntuació i les majúscules es poden malinterpretar fàcilment sense indicis visuals i auditius. En el primer exemple següent, la Louise podria pensar que en Yann està frustrat o enfadat, però en realitat, se sent bé.
| Mala mostra | Bon exemple |
| Louise,
Necessito el vostre informe abans de les 17:XNUMX d'avui o perdré el meu termini.
Yann |
Hola Louise,
Gràcies pel vostre treball dur en aquest informe. Podria proporcionar-me la seva versió abans de les 17 hores, de manera que no trobo a faltar el meu termini?
Gràcies per endavant,
Yann |
Penseu en la "sensació" del vostre correu electrònic emocionalment. Si les vostres intencions o emocions poden ser incompreses, trobeu una forma menys ambigua de formular les vostres paraules.
correcció de proves
Finalment, abans de fer clic a "Envia", preneu-vos un moment per comprovar si hi ha errors ortogràfics, gramaticals i de puntuació al vostre correu electrònic. Els vostres correus electrònics formen part de la vostra imatge professional tant com la roba que porteu. Per tant, està mal vist enviar un missatge que contingui errors en sèrie.
Durant la revisió, presti molta atenció a la durada del vostre correu electrònic. És més probable que la gent llegeixi missatges curts i concisos que correus electrònics llargs i desconnectats, així que assegureu-vos que els correus electrònics siguin tan curts com sigui possible, sense excloure la informació necessària.
Punts clau
La majoria passem bona part del dia a llegir i escriure correus electrònics. Però els missatges que enviem poden ser confusos per a d’altres.
Per escriure correus electrònics eficaços, pregunta't primer si realment hauries d'utilitzar aquest canal. De vegades pot ser millor portar el telèfon.
Feu que els vostres missatges de correu electrònic siguin concisos i precisos. Envieu-los només a persones que realment necessiten veure'ls i indiquen clarament el que voleu que el destinatari faci a continuació.
Recorda que els teus correus electrònics són un reflex de la teva professionalitat, dels teus valors i de la teva atenció al detall. Intenta imaginar com els altres podrien interpretar el to del teu missatge. Sigues educat i revisa sempre el que has escrit abans de prémer "enviar".
