Imprimir amistós, PDF i correu electrònic

El correu electrònic és un dels principals mitjans de comunicació en l'entorn professional. Tanmateix, alguns tendeixen a oblidar les regles. Això tenint en compte que elcorreu electrònic es considera menys formal que la carta. És important saber que aquest, tanmateix, continua sent un escrit de treball, encara que tingui un estil més lleuger o més fàcil d'utilitzar. Com tenir èxit en un correu electrònic professional? Descobrir les pràctiques a adoptar per a una redacció en les normes de l'art.

L'assumpte del correu electrònic ha de ser curt

El primer que llegirà el destinatari és, òbviament, l’assumpte del vostre correu electrònic. Aquesta és en realitat l’única línia que apareix a la safata d’entrada. Aquesta és la raó per la qual ha de ser breu, precisa i ordenada. De la mateixa manera, ha de tenir un enllaç amb l'objectiu del vostre correu electrònic (notificar, informar, convidar ...). En altres paraules, el destinatari ha d’entendre ràpidament què és, només llegint el tema.

L'assumpte del correu electrònic es pot formular en una frase nominal, una frase sense una paraula d'enllaç, una frase de 5 a 7 paraules, una frase sense article. Heus aquí alguns exemples: "sol·licitud d'informació", "sol·licitud per al càrrec de ...", "cancel·lació de la formació CSE del 25 de gener", "invitació als 10 anys de l'empresa X", "informe de la reunió de ... ”, etc.

Tingueu en compte també que l’absència d’un assumpte pot fer que el correu electrònic no sigui desitjat.

La fórmula inicial

També anomenada fórmula de trucada, designa les primeres paraules del correu electrònic. Dit d’una altra manera, són les paraules les que asseguren el contacte amb l’interlocutor.

Aquesta fórmula d’apel·lació depèn en particular dels següents factors:

  • La vostra relació amb el destinatari: coneixeu el destinatari? Si és així, en quin moment?
  • El context de la comunicació: formal o informal?
LLEGIR  Expressions educades a evitar en un correu electrònic professional

Per tant, és obvi que no us dirigireu a un superior de la mateixa manera que us dirigireu a un company. De la mateixa manera, és una fórmula diferent que utilitzeu quan us adreceu a un desconegut.

Després de la fórmula d’apel·lació apareix la primera frase del correu electrònic que ha d’estar vinculada a l’assumpte de l’escrit professional.

El cos del correu electrònic

Penseu a utilitzar la tècnica de la piràmide invertida per escriure el cos del vostre correu electrònic. Consisteix en començar amb la informació principal del correu electrònic que sol ser objecte del correu electrònic. Després, haureu d’evocar l’altra informació de manera decreixent, és a dir, des de la més important fins a la menys essencial.

El motiu pel qual hauríeu d’optar per aquest mètode és que la primera part d’una frase és la millor llegida i la més recordada. En una frase de 40 paraules, normalment només recordeu el 30% de la primera part.

El vostre correu electrònic s’ha d’escriure en frases curtes i en un llenguatge professional i quotidià. En aquest sentit, eviteu els termes tècnics i assegureu-vos que hi hagi paraules relacionades entre les frases.

Finalment, no oblideu la frase educada per acabar el vostre correu electrònic. A continuació, utilitzeu una breu cortesia al final mentre l’adapteu al context de l’intercanvi, però també a la vostra relació amb el destinatari.