El correu electrònic és l'eina de comunicació preferida per a la majoria de nosaltres. El correu electrònic és fabulós perquè no cal que estiguis disponible al mateix temps que el teu interlocutor per comunicar-te. Això ens permet avançar en temes en curs quan els nostres companys no estan disponibles o a l'altre costat del món.

No obstant això, la majoria de nosaltres ens estem ofegant en una llista interminable de correus electrònics. Segons un informe publicat el 2016, l'usuari mitjà de l'empresa rep i envia més de 100 correus electrònics al dia.

A més, els correus electrònics són massa fàcils d'entendre. Un recent estudi de Sendmail ha descobert que 64% de les persones han enviat o rebut un correu electrònic que provocava còlera o confusió involuntària.

A causa del volum de correus electrònics que enviem i rebem, i perquè els correus electrònics sovint són mal interpretats, és important escriure-los d'una manera clara i concisa.

Com escriure correctament un correu electrònic professional

Escriure correus electrònics breus i concrets reduirà el temps dedicat a gestionar els correus electrònics i et farà més productiu. Si manteniu els vostres correus electrònics curts, probablement passareu menys temps als correus electrònics i més temps a altres tasques. Dit això, escriure clarament és una habilitat. Com totes les habilitats, ho necessitareu treballar en el seu desenvolupament.

Al principi, pot trigar tant a escriure correus electrònics curts com a escriure correus electrònics llargs. Tanmateix, encara que sigui així, ajudaràs els teus companys, clients o empleats a ser més productius, perquè afegiràs menys desordre a la seva safata d'entrada, cosa que els ajudarà a respondre-te amb més rapidesa.

Si escriviu amb claredat, se us coneixerà com algú que sap el que vol i fa les coses. Tots dos són bons per a les teves perspectives de carrera.

Llavors, què significa escriure correus electrònics clars, concisos i professionals?

Identifica el teu objectiu

Els correus electrònics clars sempre tenen un propòsit clar.

Cada vegada que us asseieu a escriure un correu electrònic, preneu-vos uns segons per preguntar-vos: "Per què t'envio això? Què espero del destinatari?

Si no podeu respondre aquestes preguntes, no haureu d'enviar correus electrònics. Redactar correus electrònics sense saber el que necessiteu és perdre el temps i el del vostre destinatari. Si no sabeu exactament el que voleu, us serà difícil expressar-vos de manera clara i concreta.

LLEGIR  L’informe d’activitats, l’eina essencial per donar a conèixer la vostra feina.

Utilitzeu la regla "Una cosa a la vegada"

Els correus electrònics no substitueixen les reunions. Amb les reunions de negocis, com més punts de l'agenda treballeu, més productiva serà la reunió.

Amb correus electrònics, tot el contrari és cert. Com menys incloguis temes diferents als vostres correus electrònics, més coses seran intel·ligibles per al vostre interlocutor.

Per això és una bona idea practicar la regla "una cosa a la vegada". Assegureu-vos que cada correu electrònic que envieu és sobre una cosa. Si necessiteu comunicar-vos sobre un altre projecte, escriviu un altre correu electrònic.

També és un bon moment per preguntar-vos: "És realment necessari aquest correu electrònic?" De nou, només els correus electrònics necessaris testimonien el respecte de la persona a qui envieu missatges de correu electrònic.

Pràctica de l'empatia

L'empatia és la capacitat de veure el món a través dels ulls dels altres. Quan fas això, entens els seus pensaments i sentiments.

En escriure missatges de correu electrònic, pensa en les teves paraules des del punt de vista del lector. Amb tot el que escriguis, pregunteu:

  • Com puc interpretar aquesta frase si la vaig rebre?
  • Inclou termes ambigus per especificar?

Es tracta d’un ajustament senzill però eficaç a la forma d’escriure. Pensar en les persones que et llegiran transformarà la manera en què et responen.

Aquí teniu una forma empàtica de mirar el món per ajudar-vos a començar. La majoria de la gent:

  • Estan ocupats. No tenen temps d'endevinar què voleu i els agradaria poder llegir el vostre correu electrònic i respondre-hi ràpidament.
  • Gaudeix d'un complement. Si pots dir alguna cosa positiva sobre ells o el seu treball, fes-ho. Les teves paraules no es malgastaran.
  • M'agrada ser agraït. Si el destinatari t'ha ajudat d'alguna manera, recorda donar-li les gràcies. Hauries de fer-ho fins i tot quan la seva feina és ajudar-te.

Escriure presentacions

La primera vegada que envieu un correu electrònic a algú, heu de dir-li al destinatari qui sou. Normalment ho pots fer en una frase. Per exemple: "Va ser un plaer conèixer-te a [Esdeveniment X]. »

LLEGIR  Exemples de cartes per sol·licitar el pagament de les hores extres

Una manera d'escurçar les presentacions és escriure-les com si ens trobessis cara a cara. No voldríeu entrar en un monòleg de cinc minuts quan coneixeu algú en persona. Així que no ho feu per correu electrònic.

No saps si és necessària una introducció. Potser ja hagueu contactat amb el destinatari, però no sabeu si us recordarà. Podeu deixar les vostres credencials en la vostra signatura electrònica.

Això evita malentesos. Tornar a presentar-te a algú que ja et coneix sembla groller. Si no està segur de si et coneix, pots deixar-li comprovar la teva signatura.

Limiteu-vos a cinc frases

En cada correu electrònic que escriviu, heu d'utilitzar les oracions suficients per dir el que necessiteu, ja no més. Una pràctica útil és limitar-te a cinc frases.

Menys de cinc frases són sovint brutals i grolleres, més de cinc sentències perden temps.

Hi haurà moments en què serà impossible mantenir un correu electrònic que contingui cinc frases. Però, en la majoria dels casos, n'hi ha prou amb cinc sentències.

Adopta la disciplina de les cinc frases i et trobaràs redactant correus electrònics més ràpidament. També obtindreu més respostes.

Utilitza paraules curtes

L'any 1946, George Orwell va aconsellar als escriptors que no utilitzessin mai una paraula llarga on un curt serviria.

Aquest consell és encara més rellevant avui dia, sobretot quan escriu correus electrònics.

Les paraules curtes mostren respecte pel vostre lector. En utilitzar paraules curtes, has fet que el teu missatge sigui fàcil d'entendre.

El mateix passa amb frases curtes i paràgrafs. Eviteu escriure grans blocs de text si voleu que el vostre missatge sigui clar i fàcil d'entendre.

Utilitzeu la veu activa

La veu activa és més fàcil de llegir. També fomenta l'acció i la responsabilitat. En efecte, en la veu activa, les frases se centren en la persona que actua. En la veu passiva, les frases se centren en l'objecte sobre el qual s'actua. En la veu passiva, pot semblar que les coses estan passant per si soles. De manera activa, les coses només passen quan la gent actua.

LLEGIR  Plantilla de carta: desbloqueja els estalvis dels empleats

Adhereix-te a una estructura estàndard

Quina és la clau per mantenir curt els correus electrònics? Utilitzeu una estructura estàndard. Aquesta és una plantilla que podeu seguir per cada correu electrònic que escriviu.

A més de mantenir curt els correus electrònics, seguint una estructura estàndard també us ajuda a escriure ràpidament.

Amb el temps, desenvoluparàs una estructura que funcionarà per a tu. Aquí teniu una estructura senzilla per començar:

  • Salutació
  • Un complement
  • El motiu del vostre correu electrònic
  • Una crida a l'acció
  • Un missatge de tancament (tancament)
  • Signatura

Vegem cadascun d'ells en profunditat.

  • Aquesta és la primera línia del correu electrònic. "Hola, [Nom]" és una salutació típica.

 

  • Quan envieu un correu electrònic a algú per primera vegada, un compliment és un bon començament. Un compliment ben escrit també pot servir com a introducció. Per exemple :

 

"M'ha agradat la teva presentació sobre [tema] el [data]. »

"He trobat el teu bloc sobre [tema] molt útil. »

"Va ser un plaer conèixer-vos a [l'esdeveniment]. »

 

  • El motiu del vostre correu electrònic. En aquesta secció, dius: "Enviaré un correu electrònic per preguntar sobre..." o "Em preguntava si podríeu ajudar-vos amb..." De vegades necessitareu dues frases per explicar els vostres motius per escriure.

 

  • Una crida a l'acció. Un cop hàgiu explicat el motiu del vostre correu electrònic, no assumeixi que el destinatari sabrà què fer. Proporcioneu instruccions específiques. Per exemple:

"Podrieu enviar-me aquests fitxers abans de dijous?" »

"Podríeu escriure això en les pròximes dues setmanes?" "

"Si us plau, escriu a Yann sobre això i fes-me saber quan ho hagis fet. »

En estructurar la vostra sol·licitud en forma de pregunta, es convida el destinatari a respondre. Com a alternativa, també podeu utilitzar: "aviseu-me quan heu fet això" o "aviseu-me si és correcte per a vosaltres". "

 

  • tancament. Abans d'enviar el vostre correu electrònic, assegureu-vos d'incloure un missatge de tancament. Això té el doble propòsit de reiterar la vostra crida a l'acció i fer que el destinatari se senti bé.

 

Exemples de bones línies de tancament:

“Gràcies per tota la vostra ajuda amb això. "

"No puc esperar per escoltar el que penses. »

“Avisa’m si tens cap pregunta. "

  • Per acabar de pensar a afegir la teva signatura precedida d'un missatge de felicitació.

Podria ser "La teva veritat", "Sincerament", "Tenir un bon dia" o "Gràcies".