Escriviu per llegir

Un company t'acaba d'enviar un correu electrònic sobre una reunió que tens en una hora. Se suposa que el correu electrònic ha de contenir la informació clau que heu de presentar com a part d'un projecte important.

Però hi ha un problema: el correu electrònic està tan mal escrit que no trobeu les dades que necessiteu. Hi ha faltes d'ortografia i frases incompletes. Els paràgrafs són tan llargs i confusos que trigues el temps que necessites per trobar la informació que vols. Com a resultat, no estàs preparat per a la reunió i no va tan bé com esperaves.

T'has enfrontat mai a una situació semblant a aquesta? En un món sobrecarregat d'informació, és fonamental comunicar-se de manera clara, concisa i eficaç. La gent no té temps per llegir correus electrònics com un llibre i no té la paciència per interpretar correus electrònics mal construïts i on hi ha informació útil dispersa per tot arreu.

A més del vostre habilitats d'escriptura són bones, millor serà la impressió que cauràs en els que t'envolten, inclosos el teu cap, companys i clients. Mai saps fins on et portaran aquestes bones impressions.

En aquest article, veurem com podeu millorar les vostres habilitats d'escriptura i evitar errors comuns.

Públic i format

El primer pas per escriure amb claredat és triar el format adequat. Necessites enviar un correu electrònic informal? Escriure un informe detallat? O escriure una carta formal?

El format, juntament amb el vostre públic, definirà la vostra "veu d'escriptura", és a dir, com ha de ser el to formal o relaxat. Per exemple, si esteu escrivint un correu electrònic a un client potencial, hauria de tenir el mateix to que un correu electrònic a un amic?

Definitivament no.

Comenceu identificant qui llegirà el vostre missatge. És per a alts executius, tot l'equip o un petit grup que treballa en un fitxer específic? En tot el que escrius, els teus lectors o destinataris han de definir el teu to i aspectes del contingut.

Composició i estil

Una vegada que sàpigues el que està escrivint i per a qui està escrivint, ha de començar a escriure.

Una pantalla d'ordinador en blanc i en blanc sovint és intimidant. És fàcil quedar-se encallat perquè no saps com començar. Proveu aquests consells per compondre i formatar el vostre document:

 

  • Comenceu amb el vostre públic: Recordeu que els vostres lectors potser no saben res del que els expliqueu. Què haurien de saber primer?
  • Crea un pla: Això és especialment útil si esteu escrivint un document més llarg, com ara un informe, una presentació o un discurs. Els contorns us ajuden a identificar quins passos heu de seguir en quin ordre i desglossar la tasca en informació manejable.
  • Intenta una mica d'empatia: Per exemple, si esteu escrivint un correu electrònic de vendes per a clients potencials, per què haurien de preocupar-se pel vostre producte o pel vostre argument de venda? Quin és el benefici per a ells? Recordeu les necessitats del vostre públic en tot moment.
  • Utilitzeu el triangle retòric: Si esteu intentant convèncer algú perquè faci alguna cosa, assegureu-vos d'explicar per què la gent us ha d'escoltar, transmetre la vostra opinió d'una manera que capti la vostra audiència i presentar la informació d'una manera racional i coherent.
  • Identifica el teu tema principal: Si teniu dificultats per definir el tema principal del vostre missatge, simula que et queden 15 segons per explicar la teva posició. Què dius ? Aquest és probablement el vostre tema principal.
  • Utilitzeu un llenguatge senzill: A menys que estigueu escrivint un article científic, normalment és millor utilitzar un llenguatge senzill i directe. No utilitzeu paraules llargues només per impressionar la gent.

estructura

El vostre document ha de ser tan fàcil d'usar com sigui possible. Utilitza títols, subtítols, bales i números tant com sigui possible per separar el text.

Després de tot, què podria ser més fàcil de llegir: una pàgina plena de paràgrafs llargs o una pàgina dividida en paràgrafs curts amb encapçalaments de secció i vinyetes? Un document que és fàcil d'escanejar es llegirà més sovint que un document amb paràgrafs llargs i densos.

Els encapçalaments han de captar l'atenció del lector. L'ús de preguntes sovint és una bona idea, especialment en els textos publicitaris, perquè les preguntes ajuden a mantenir el lector interessat i curiós.

En correus electrònics i propostes, utilitzeu títols curts, fets i subtítols, com els que es detallen en aquest article.

L'addició de gràfics també és una manera intel·ligent de separar el vostre text. Aquests ajuts visuals no només permeten que el lector mantingui la seva atenció en el contingut, sinó també per comunicar informació important molt més ràpid que el text.

Errors gramaticals

Segurament sabeu que els errors al vostre correu electrònic faran que la vostra feina sembli poc professional. És essencial per evitar errors greus fent-se un corrector ortogràfic i revisant l'ortografia tant com sigui possible.

Aquests són alguns exemples de paraules que s'utilitzen habitualment:

 

  • Li envio / envia / envia

 

El verb "enviar" és un verb del primer grup, un sempre escriurà en la primera persona del singular "Envio" amb una "e". "Enviament" sense "e" és un nom ("un enviament") i pot ser plural: "enviaments".

 

  • Jo us unim / us unim

 

Un sempre escriurà "jo t'hi uniré" amb un "s". "Conjunt" amb una "t" és la conjugació de la tercera persona singular "s'uneix".

 

  • Termini / termini

 

Fins i tot si el "para-xocs" s'afegeix a un nom femení, no cedeixi a la temptació i sempre escriviu "para-xocs" sense "e".

 

  • Recomanació / recomanació

 

Si en anglès escrivim "recomanació" amb una "e", en francès sempre escrivim "recomanació" amb un "a".

 

  • Hi ha / hi està / hi és?

 

Afegim una "t" eufònica a les fórmules interrogatives per facilitar la pronunciació i evitar dues vocals successivament. Per tant, escriurem "hi és".

 

  • En termes de / en termes de

 

Mai s'escribe "en termes de" sense un "s". De fet, hi ha sempre diversos "termes" en l'ús d'aquesta expressió.

 

  • De / entre

 

Aneu amb compte de no ser enganyats per la paraula "excepte" que acaba amb un "s". Mai s'escriveix "entre" amb un "s". És una preposició i és invariable.

 

  • Com es va acordar / acordar

 

Fins i tot amb un nom femení, "tal com s'acorda" sempre és invariable i mai no pren un "e".

 

  • Manteniment / servei

No confongui el nom i el verb. El nom "entrevista" sense "t" descriu un intercanvi o una "entrevista de feina". El verb conjugat de la tercera persona del singular "manté" s'utilitza quan es tracta de fer l'acció de mantenir alguna cosa.

Alguns dels teus lectors no seran perfectes en ortografia i gramàtica. És possible que no s'adonin si cometen aquests errors. Però no utilitzeu això com una excusa: normalment hi haurà persones, especialment executius sèniors, que es notaran.

Per aquest motiu, qualsevol cosa que escriguis hauria de ser d'una qualitat acceptable per a tots els lectors.

verificació

L'enemic d'una bona correcció és la velocitat. Molta gent es dirigeix ​​​​a través dels seus correus electrònics, però així és com es perd errors. Seguiu aquestes instruccions per verificar el que heu escrit:

  • Comproveu els encapçalaments i els peus de pàgina: La gent sovint els ignora per centrar-se només en el text. Que les capçaleres siguin grans i en negreta no vol dir que estiguin lliures d'errors!
  • Llegeix el correu electrònic en veu alta: Això obliga a anar més lent, el que significa que és més probable detectar errors.
  • Utilitzeu el dit per seguir el text mentre llegiu: És una altra cosa que us ajuda a disminuir la velocitat.
  • Comença al final del text: Torneu a llegir una frase des del final fins al principi, us ajuda a centrar-vos en els errors i no en el contingut.