Plantilla de carta: sol·liciteu el reemborsament de les despeses professionals

Detalls i model de carta gratuït per al reemborsament de les seves despeses professionals. Tots gasten en missions que són vostres. Per a les necessitats i activitats de el teu negoci són responsabilitat seva. La legislació laboral preveu, ja sigui amb la presentació de documents acreditatius o en forma de bonificacions a tarifa plana, que se us reemborsaran les quantitats que hàgiu avançat. No obstant això, el procediment de tractament de vegades pot esdevenir dolorós i requereix molt de temps. Per tant, depèn de vosaltres organitzar-vos i assegurar-vos de recuperar els vostres diners. Hi ha poques possibilitats que altres es preocupin per això.

Quins són els diferents tipus de despeses empresarials?

De tant en tant, és possible que estigueu subjecte a despeses comercials durant el vostre treball. Aquestes són les despeses necessàries que heu d’avançar durant l’exercici de les vostres funcions i que estan relacionades amb el desenvolupament de la vostra activitat. La majoria d’aquests informes de despeses són responsabilitat de l’empresa.

Les anomenades despeses professionals poden tenir diferents aspectes, els més importants dels quals són:

• Despeses de transport: quan es viatja en avió, tren, autobús o taxi per a una missió o per anar a una reunió professional;
• Costos de quilometratge: si l’empleat utilitza el seu propi vehicle per a un viatge de negocis (calculat per una escala de quilometratge o per nits d’hotel);
• Despeses de restauració: per a dinars d’empresa;
• Despeses de mobilitat professional: vinculades al canvi de posició que comporta un canvi de lloc de residència.

També hi ha :

• Costos de documentació,
• Costos de vestir,
• Despeses d’allotjament
• Costos de teletreball,
• Els costos de l’ús d’eines TIC (noves tecnologies de la informació i la comunicació),

Com es realitza el reemborsament de les despeses professionals?

Qualsevol que sigui la naturalesa de les despeses realitzades, els termes i condicions per al reemborsament de les despeses poden adoptar dues formes. O bé es preveuen al contracte de treball o bé formen part d’una pràctica a l’empresa.

El pagament es pot fer mitjançant el reemborsament directe de les despeses reals, és a dir, tots els pagaments realitzats. Es tracta dels costos del teletreball, l’ús d’eines TIC, la mobilitat professional o els costos dels empleats desplaçats a l’estranger. Com a tal, l’empleat transfereix els seus diversos informes de despeses al seu empresari. Assegureu-vos de conservar-los durant almenys tres anys.

També és possible que se us cobri una indemnització a tarifa plana ocasional o periòdica. Aquest mètode s’adopta per a costos recurrents, per exemple, per a un agent comercial. En aquest cas, aquest no està obligat a justificar les seves despeses. Els límits màxims els estableix l’administració tributària i varien segons la naturalesa dels costos (àpats, transport, allotjament temporal, mudances, bonificacions per quilometratge). No obstant això, si se superen els límits, l’empresari pot requerir els vostres documents justificatius. Cal tenir en compte que els administradors de les empreses no tenen dret a aquesta bonificació fixa.

El procés de reclamació del reemborsament de les despeses professionals

Com a norma general, el reemborsament de les vostres despeses professionals es realitzarà després de la presentació dels documents justificatius al departament de comptabilitat o al gestor de recursos humans. Normalment, el saldo apareixerà a la propera butlleta de pagament i l'import es transferirà al vostre compte.

Teniu 3 anys a la vostra disposició per acreditar les vostres despeses professionals i així ser reemborsats. Més enllà d’aquest període, el vostre cap ja no està obligat a pagar-los. Si per error, per oblit o per qualsevol motiu, no us retornem els diners. El millor és intervenir ràpidament enviant una carta per sol·licitar el reemborsament al vostre negoci.

Per ajudar-vos, aquí teniu dues cartes de mostra per fer la vostra sol·licitud. Sigui com sigui. Sobretot, assegureu-vos d’adjuntar els documents acreditatius originals i de guardar-ne còpies.

Exemple de carta per a una sol·licitud normal de reemborsament de despeses professionals

Cognom Nom empleat
direcció
codi ZIP

Empresa ... (Nom de l'empresa)
direcció
codi ZIP

                                                                                                                                                                                                                      (Ciutat), el ... (Data),

Assumpte: sol·licitud de reemborsament de despeses professionals

(Senyor), (Senyora),

Després de les despeses realitzades durant les meves darreres missions. I ara desitjo beneficiar-me del reemborsament de les meves despeses professionals. Us envio la llista completa dels meus pagaments d’acord amb el procediment.

Així que vaig fer un viatge de _____ (lloc de sortida) a _____ (lloc de destinació del viatge de negocis) de ________ a _____ (data del viatge) per assistir a diverses conferències importants per al desenvolupament de la nostra empresa. Vaig agafar un avió d’anada i tornada durant el meu viatge i vaig fer diversos desplaçaments amb taxi.

A aquestes despeses s'afegeixen les meves despeses d'allotjament i àpats a l'hotel. S'adjunten a aquesta sol·licitud els documents justificatius que acrediten totes les meves contribucions.

A l’espera de la vostra resposta favorable, us demano que rebi, senyor, les meves respectuoses salutacions.

 

                                                                        Signatura

Exemple de carta que sol·licita el reemborsament de les despeses professionals en cas de denegació per part de l’empresari

Cognom Nom empleat
direcció
codi ZIP

Empresa ... (Nom de l'empresa)
direcció
codi ZIP

                                                                                                                                                                                                                      (Ciutat), el ... (Data),

 

Assumpte: reclamació de reemborsament de despeses professionals

 

Sr. Director,

En el transcurs de les meves funcions, vaig haver de fer diversos viatges de negocis a l’estranger. Com a empleat de [funcions], vaig anar a [destinació] durant 4 dies per a tasques específiques relacionades amb la meva posició.

Amb el permís del meu director general, vaig viatjar amb el meu propi vehicle. He recorregut un total de [nombres] quilòmetres. A això cal afegir el cost dels àpats i diverses nits a l'hotel, per un import total de [import] euros.

La llei estableix que aquestes despeses professionals han de ser assumides per l’empresa. Tanmateix, malgrat que tots els documents justificatius necessaris es van lliurar al departament de comptabilitat en tornar, encara no he rebut el pagament corresponent fins ara.

Aquesta és la raó per la qual us demano que intervingueu per poder ser reemborsat el més aviat possible. Adjuntareu una còpia de totes les factures que justifiquen la meva sol·licitud.

Mentre us agraeixo per endavant la vostra ajuda, us demano que cregueu, senyor director, la garantia de la meva màxima consideració.

 

                                                                       Signatura

Descarrega “Exemple de carta de sol·licitud normal de reemborsament de despeses professionals”