Hi ha moltes ocasions en què la vostra empresa haurà d'enviar una carta de reclamació, ja sigui en el context de factures no remunerades, un reclam per compensació o reemborsament per un producte que no compleixi un proveïdor, etc. . En aquest article, us proporcionem les dues plantilles de correu electrònic de reclamacions més freqüents.
Plantilla de correu electrònic per reclamar el pagament d'una factura
La reclamació de factures impagades és el tipus de reclamació més habitual a les empreses. Aquest tipus de correu electrònic ha de ser molt precís i prou contextualitzat perquè l'interlocutor entengui immediatament de què es tracta; això evitarà anar i tornar, sobretot amb els interlocutors que intenten posposar la data de pagament!
Si el correu electrònic de reclamació és el primer recordatori enviat, és un avís formal. Per tant, forma part d'un marc jurídic i ha de tenir una bona cura en el cas que el cas hauria d'anar més lluny perquè pot servir d'evidència.
Aquí teniu una plantilla de correu electrònic per reclamar una factura impagada:
Assumpte: Notificació formal de la factura vençuda
Senyor / Senyora,
Excepte error o omissió per part nostra, no hem rebut el pagament de la vostra factura datada [data], en la quantitat [quantitat deguda] i vençuda el [data de venciment].
Us demanem que pagueu aquesta factura el més aviat possible, així com el pagament per demà. Si us plau, adjunta la factura en qüestió, a més de les tarifes posteriors calculades d'acord amb l'article L.441-6 2008 776-4 August 2008.
Mentre espera la vostra regularització, continuem a la vostra disposició per qualsevol pregunta relacionada amb aquesta factura.
Accepto, senyor / senyora, l'expressió de les nostres sinceres salutacions,
[Signatura] "
Plantilla de correu electrònic per reclamar una indemnització o un reemborsament
És habitual que una empresa hagi de reclamar una indemnització o un reemborsament, ja sigui al seu proveïdor o a un soci extern. Les causes són múltiples: un retard en el transport en el marc d’un viatge de negocis, un producte no conforme o un que arribés en mal estat, un desastre o qualsevol altre dany pot justificar la redacció d’aquest correu electrònic.
Sigui quina sigui la font del problema, l'estructura del correu electrònic de reclamació serà sempre igual. Comenceu exposant el problema i la naturalesa del dany, abans de presentar la reclamació. No dubteu a citar una provisió legal per donar suport a la vostra sol·licitud.
Proposem un model de correu electrònic de queixa dirigida a un proveïdor en el cas d'un producte que no sigui conforme a les seves dimensions.
Assumpte: Sol·licitud de devolució de producte no conforme
Senyor / Senyora,
Com a part del contracte [designació o número de contracte] que uneix la vostra empresa amb la nostra, ordenem [quantitat + nom del producte] a partir de [data], per un import total de [import de la comanda].
Hem rebut els productes el [data de recepció]. No obstant això, no s'ajusta a la descripció del vostre catàleg. De fet, les dimensions indicades al vostre catàleg són de [dimensions], mentre que el producte rebut mesura [dimensions]. Trobeu adjunt una fotografia que acrediti la no conformitat del producte entregat.
Segons l'article 211-4 del Codi del consumidor, que indica que heu de lliurar un producte d'acord amb el contracte de venda, us preguem que rebi aquest producte fins a [quantitat].
Esperant la vostra resposta, accepteu, senyora / senyora, l'expressió dels meus sentiments distingits.
[Signatura]
