L'empleat mitjà francès passa aproximadament un quart de la setmana passant per centenars de correus electrònics que envien i reben cada dia.

No obstant això, malgrat que estem encallats a la nostra bústia durant bona part del nostre temps, molts de nosaltres, fins i tot els més professionals encara no sabem com utilitzar correu electrònic adequadament.

De fet, tenint en compte el volum de missatges que llegim i escrivim cada dia, és més probable que cometi errors pertorbadors, que poden tenir greus conseqüències empresarials.

En aquest article, hem definit les regles més essencials de "cibercrime" a saber.

Incloeu una línia d'assumpte clara i directa

Alguns exemples d'una bona línia d'assumpte inclouen "S'ha canviat la data de la reunió", "Pregunta ràpida sobre la vostra presentació" o "Suggeriments per a la proposta".

La gent sovint decideix obrir un correu electrònic en funció de l'assumpte, triar-ne un que permeti als lectors saber que estàs abordant les seves preocupacions o problemes laborals.

Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional

Si treballes per a una empresa, has d'utilitzar l'adreça de correu electrònic de la teva empresa. Però si utilitzeu un compte de correu electrònic personal, tant si sou autònom com si us agradaria utilitzar-lo ocasionalment per a la correspondència comercial, heu de tenir cura a l'hora de triar aquesta adreça.

LLEGIR  Quan la cara a cara és millor que el correu electrònic

Sempre hauríeu de tenir una adreça de correu electrònic amb el vostre nom perquè el destinatari sàpiga exactament qui envia el correu electrònic. No utilitzeu mai una adreça de correu electrònic que no sigui adequada per a la feina.

Penseu-ho dues vegades abans de fer clic a "Respon a tots"

Ningú vol llegir els correus electrònics de 20 persones que no tenen res a veure amb ells. Ignorar els correus electrònics pot ser difícil, ja que moltes persones reben notificacions de missatges nous al seu telèfon intel·ligent o missatges emergents que distreuen a la pantalla de l'ordinador. Abstenir-se de fer clic a "respon a tots" tret que creieu que tots els de la llista haurien de rebre el correu electrònic.

Inclou un bloc de signatura

Proporcioneu al vostre lector informació sobre vosaltres mateixos. Normalment, incloeu el vostre nom complet, títol, nom de l'empresa i informació de contacte, inclòs un número de telèfon. També podeu afegir una mica de publicitat per vosaltres mateixos, però no us exagereu amb refranys o il·lustracions.

Utilitzeu el mateix tipus de lletra, mida i color que la resta del correu electrònic.

Utilitzeu salutacions professionals

No utilitzeu expressions casuals i col·loquials com ara "Hola", "Hola!" o "Com estàs?".

La naturalesa relaxada dels nostres escrits no hauria d'afectar la salutació en un correu electrònic. "Hola!" És una salutació molt informal i, en general, no s'hauria d'utilitzar en una situació laboral. Utilitzeu "Hello" o "Good evening".

Feu servir els signes d'exclamació amb moderació

Si trieu utilitzar un signe d'exclamació, només feu servir-ne un per expressar el vostre entusiasme.

La gent de vegades es deixa portar i posa una sèrie de signes d'exclamació al final de les seves frases. El resultat pot semblar massa emocional o immadur, els signes d'exclamació s'han d'utilitzar amb moderació per escrit.

Aneu amb compte amb l'humor

L'humor es pot perdre fàcilment en la traducció sense el to i les expressions facials correctes. En una conversa professional, l'humor és millor deixar fora dels correus electrònics tret que conegueu bé el destinatari. A més, una cosa que creieu divertida potser no ho serà per a algú altre.

LLEGIR  Quina educació per enviar gràcies en un correu electrònic professional?

Sapigueu que persones de diferents cultures parlen i escriuen de manera diferent

La mala comunicació pot sorgir fàcilment a causa de diferències culturals, especialment en la forma escrita quan no podem veure el llenguatge corporal dels altres. Adapta el teu missatge a l'origen cultural o al nivell de coneixement del destinatari.

És bo tenir en compte que cultures extremadament contextuals (japoneses, àrabs o xinesos) volen conèixer-vos abans de fer negocis amb vosaltres. Com a resultat, pot ser freqüent que els empleats d'aquests països siguin més personals en la seva redacció. D'altra banda, les persones de cultures de baix context (alemany, nord-americà o escandinau) prefereixen anar ràpidament al punt.

Respon als teus correus electrònics, fins i tot si el correu electrònic no estava destinat a tu

És difícil respondre a tots els correus electrònics que t'envien, però ho hauries de provar. Això inclou els casos en què el correu electrònic s'ha enviat accidentalment, especialment si el remitent espera una resposta. Una resposta no és necessària, però és una bona etiqueta de correu electrònic, sobretot si aquesta persona treballa a la mateixa empresa o indústria que tu.

Aquí teniu un exemple de resposta: “Sé que estàs molt ocupat, però no crec que em volies enviar aquest correu electrònic. I us volia fer saber perquè l'envieu a la persona adequada. »

Reviseu cada missatge

Els vostres errors no passarà desapercebut pels destinataris del vostre correu electrònic. I, depenent del destinatari, es pot jutjar per fer-ho.

No confieu en els correctors ortogràfics. Llegeix i torna a llegir el teu correu diverses vegades, preferiblement en veu alta, abans d'enviar-lo.

LLEGIR  Descoberta del programari Cordial Pro Retráctil ortogràfic.

Afegeix l'adreça de correu electrònic per darrera

Eviteu enviar accidentalment un correu electrònic abans d'haver acabat de redactar-lo i corregir el missatge. Fins i tot quan responeu a un missatge, és una bona idea eliminar l'adreça del destinatari i inserir-la només quan estigueu segur que el missatge està a punt per enviar-lo.

Verifiqueu que heu seleccionat el destinatari correcte

Heu de tenir molta cura quan escriviu un nom de la vostra llibreta d'adreces a la línia "Per" del correu electrònic. És fàcil seleccionar el nom incorrecte, cosa que pot ser vergonyós per a vostè i la persona que rep el correu electrònic per error.

Utilitzeu tipus de lletra clàssics

Per correspondència professional, sempre mantingui les fonts, els colors i les mides estàndard.

La regla cardinal: els vostres correus electrònics han de ser fàcils per a la lectura d'altres persones.

En general, el millor és utilitzar tipus de 10 o 12 punts i una tipografia fàcil de llegir, com ara Arial, Calibri o Times New Roman. Pel que fa al color, el negre és l'opció més segura.

Vigila el teu to

De la mateixa manera que es perd en broma la traducció, el missatge pot ser mal interpretat ràpidament. Recordeu que el vostre entrevistador no té les expressions vocals i les expressions facials que anaven a tenir en una discussió individual.

Per evitar qualsevol incomprensió, es recomana llegir el missatge en veu alta abans de fer clic a Enviar. Si us sembla difícil, semblarà difícil per al lector.

Per obtenir els millors resultats, eviteu utilitzar paraules totalment negatives ("fracàs", "dolent" o "pasat per alt") i digueu sempre "si us plau" i "gràcies".