Print Friendly, PDF & Email

 

angemail mao ang gipalabi nga himan sa komunikasyon alang sa kadaghanan kanato. Nindot ang email tungod kay dili kinahanglan nga magamit sa parehas nga oras sa among interlocutor aron makigsulti. Kini nagtugot kanato sa pagpadayon sa kasamtangan nga mga isyu sa diha nga ang atong mga kauban dili anaa o sa pikas nga bahin sa kalibutan.

Bisan pa, kadaghanan sa amon nalumos sa usa ka walay katapusan nga lista sa mga email. Pinauyon sa usa ka report nga gipatik kaniadtong 2016, usa ka aberids nga mogamit sa negosyo ang makadawat ug magpadala labi pa sa 100 ka mga email matag adlaw.

Dugang pa, ang mga email sayon ​​kaayo nga wala masabti. Usa ka bag-o nga pagtuon sa Sendmail nakit-an nga ang 64% sa mga tawo nga gipadala o nakadawat sa usa ka email nga maoy hinungdan sa kasuko o wala'y tinuyo nga kalibug.

Tungod sa gidaghanon sa mga email nga atong gipadala ug nakadawat, ug tungod kay ang mga email kasagaran nasayop sa pagsabut, importante nga isulat kini sa klaro ug mubo nga paagi.

Unsaon sa pagsulat sa husto nga propesyonal nga e-mail

Ang pagsulat sa hamubo, tukma nga mga email makapakunhod sa oras nga gigahin sa pagdumala sa email ug maghimo kanimo nga mas mabungahon. Ang pagpugong sa imong e-mail nga mubo nagpasabut nga tingali mogahin ka og gamay nga oras sa e-mail ug mas daghang panahon sa uban nga mga buluhaton. Ingon niana, ang pagsulat tin-aw nga usa ka kahanas. Sama sa tanan nga mga kahanas, kinahanglan nimo pagtrabaho sa pagpalambo niini.

Sa sinugdan, kinahanglan nimo ang daghang oras sa pagsulat sa mubo nga mga email sama sa pagsulat sa taas nga mga email. Hinoon, bisan kung mao kini ang kahimtang, makatabang ka sa imong mga kauban, mga kustomer, o mga empleyado nga mahimong mas mabungahon tungod kay magadugang ka og gamay nga clutter sa ilang inbox, nga makatabang kanila nga mas daling moresponde.

Pinaagi sa pagsulat sa tin-aw, mahibal-an ka nga usa ka tawo nga nahibal-an kung unsa ang iyang gusto ug gihimo ang mga butang nga mahitabo. Ang duha maayo alang sa imong mga umaabot nga karera.

Busa unsay gikinahanglan sa pagsulat sa tin-aw, mubo ug propesyonal nga e-mail?

Ilha ang imong tumong

Ang tin-aw nga mga e-mail kanunay adunay tin-aw nga katuyoan.

Sa matag higayon nga ikaw molingkod aron sa pagsulat sa usa ka email, sulod sa pipila ka segundo aron pangutan-on ang imong kaugalingon, "Nganong ipadala ko kini? Unsay akong gipaabut gikan sa nakadawat?

Kung dili ka makatubag niining mga pangutana, dili ka magpadala sa email. Ang pagsulat sa mga e-mail nga walay nahibal-an kung unsa ang imong gikinahanglan mao ang pag-usik sa imong panahon ug sa imong dumadawat. Kung wala ka mahibal-an kung unsay imong gusto, malisud alang kanimo ang pagpahayag sa imong kaugalingon sa tin-aw ug dinalian.

BASAHA  Ang kamahinungdanon sa linya sa hilisgutan sa usa ka propesyonal nga email

Gamita ang "Usa ka butang sa usa ka panahon" nga pagmando

Ang mga email wala gihimo aron ilisan ang mga miting. Uban sa mga miting sa trabaho, labi ka nga magtrabaho sa mga butang sa agenda, labi nga mabungahon ang miting.

Uban sa mga email, ang kasukwahi tinuod. Ang dili kaayo imong gilakip ang lainlaing mga hilisgutan sa imong mga email, mas daghan nga mga butang ang masabtan sa imong interlokador.

Mao kana ang maayong ideya nga buhaton ang "usa ka butang sa usa ka panahon" nga pagmando. Siguroha nga ang matag email nga imong ipadala usa ka butang. Kon kinahanglan ka nga mag-estorya sa laing proyekto, isulat ang laing email.

Kini usab usa ka maayong panahon nga pangutan-on ang imong kaugalingon, "Kinahanglan ba kini nga email?" Sa makausa pa, ang gikinahanglan lamang nga mga e-mail nagpamatuod sa pagtahud sa tawo nga imong gipadala e-mail.

Pagpraktis sa empatiya

Ang empatiya mao ang abilidad sa pagtan-aw sa kalibutan pinaagi sa mga mata sa uban. Kon buhaton nimo kini, imong nasabtan ang ilang mga hunahuna ug pagbati.

Sa pagsulat sa mga email, hunahunaa ang imong mga pulong gikan sa punto sa magbabasa. Sa tanan nga imong isulat, pangutan-a ang imong kaugalingon:

  • Unsaon ko paghubad kini nga sentence kon akong nadawat kini?
  • Naglakip ba kini sa dili klaro nga mga termino aron mahatag?

Kini usa ka yano, apan epektibo nga pagbag-o sa paagi nga kinahanglan nimo pagsulat. Ang paghunahuna bahin sa mga tawo nga makabasa kanimo magbag-o sa ilang sanong kanimo.

Ania ang usa ka empatiya nga paagi sa pagtan-aw sa kalibutan aron sa pagtabang kanimo nga makasugod. Kadaghanan sa mga tawo:

  • Busy. Wala silay panahon sa pagtag-an kung unsa ang gusto nimo, ug gusto nila nga basahon ang imong email ug daling motubag.
  • Malingaw sa usa ka pagdayeg. Kung makasulti ka og positibo nga butang mahitungod kanila o sa ilang trabaho, buhata kini. Ang imong mga pulong dili mausik.
  • Gusto nga pasalamatan. Kon ang nakadawat nakatabang kanimo sa bisan unsa nga paagi, hinumdomi ang pagpasalamat kaniya. Kinahanglan nimo kini buhaton bisan kini ang ilang trabaho nga makatabang kanimo.

Pag-abut sa mga presentasyon

Kung nagpadala ka usa ka email sa usa ka tawo sa unang higayon, kinahanglan nimo isulti sa makadawat kung kinsa ka. Mahimo nimo kini buhaton sa usa ka tudling-pulong. Pananglitan: "Malipayon nga nahimamat kami sa [Kaganapan X]. "

BASAHA  Paggamit sa corporate email

Usa ka paagi nga mapamubo ang mga pasundayag mao ang pagsulat kanila ingon nga kamo nag-atubang sa nawong sa nawong. Dili nimo gusto nga moadto sa usa ka lima ka minuto nga monologo kon magkita ka sa usa ka tawo. Busa, dili kini buhaton sa email.

Wala ka masayud kon gikinahanglan ang pasiuna. Tingali nakontak na nimo ang nakadawat, apan wala ka masayud kung mahinumdom ka niya. Mahimo nimong biyaan ang imong kredensyal sa imong electronic signature.

Kini molikay sa dili pagsinabtanay. Gipresentar nimo pag-usab ngadto sa usa ka tawo nga nahibal-an na nga ikaw dili maayo. Kung wala siya masayud kon nakaila ba siya nimo, pwede lang nimo ipa-check ang imong pirma.

Limitahi ang imong kaugalingon sa lima ka mga tudling-pulong

Diha sa matag email nga imong isulat, kinahanglang mogamit ka og igo nga mga tudling-pulong aron isulti ang imong gikinahanglan, dili na. Usa ka mapuslanon nga praktis mao ang limitahan ang imong kaugalingon ngadto sa lima ka mga han-ay.

Ang mas ubos sa lima ka sentensiya kasagaran brutal ug bastos, sobra sa lima ka sentence nga panahon sa pag-usik.

Adunay mga panahon nga imposible nga magpabilin ang usa ka email nga adunay lima ka mga han-ay. Apan sa kadaghanang kaso, igo na ang lima ka tudling.

Pag-adoptar sa pagdisiplina sa lima ka mga tudling-pulong ug imong makita ang imong pagsulat sa mga email nga mas paspas. Makakuha ka usab og daghang mga tubag.

Paggamit og mubo nga mga pulong

Sa 1946, si George Orwell mitambag sa mga magsusulat nga dili mogamit sa usa ka taas nga pulong diin ang usa ka hamubo nga kabubut-on buhaton.

Kini nga tambag labaw pa ka mahinungdanon karon, ilabi na sa pagsulat sa mga email.

Ang mubo nga mga pulong nagpakita og pagtahud alang sa imong magbabasa. Pinaagi sa paggamit sa mubo nga mga pulong, imong gipasayon ​​ang imong mensahe.

Tinuod usab ang mugbong mga tudling-pulong ug parapo. Likayi ang pagsulat sa dagkong mga bloke sa teksto kung buot nimo nga ang imong mensahe mahimong klaro ug sayon ​​sabton.

Gamita ang aktibong tingog

Ang aktibong tingog sayon ​​basahon. Gidasig usab niini ang aksyon ug responsibilidad. Sa pagkatinuod, sa aktibong tingog, ang mga tudling-pulong nagpunting sa tawo nga naglihok. Diha sa passive nga tingog, ang mga tudling-pulong nagpunting sa butang nga diin ang usa ka buhat. Diha sa passive voice, ingon og mga butang nga nag-inusara. Sa aktibo nga paagi, ang mga butang mahitabo lamang kung ang mga tawo molihok.

Padayon sa usa ka sumbanan nga sumbanan

Unsa ang yawe sa pagpugong sa imong mga email nga mubo? Gamita ang usa ka sumbanan nga sumbanan. Kini usa ka template nga imong masunod alang sa matag email nga imong isulat.

BASAHA  Template sa sulat: hangyo ang bayad sa propesyonal nga gasto

Dugang pa sa paghupot sa imong mga email nga mubo, ang pagsunod sa usa ka sumbanan nga estratehiya makatabang usab kanimo pagsulat dayon.

Sa paglabay sa panahon, mapalambo nimo ang usa ka estraktura nga magtrabaho alang kanimo. Ania ang usa ka yano nga gambalay aron ikaw makasugod:

  • pagpangumosta
  • Usa ka pagdayeg
  • Ang hinungdan sa imong email
  • Usa ka tawag sa paglihok
  • Usa ka panapos nga mensahe (Panapos)
  • pirma

Atong tan-awon ang matag usa niini sa giladmon.

  • Kini ang unang linya sa email. "Hello, [First Name]" usa ka kasagarang pangomosta.

 

  • Sa dihang nag-email ka sa usa ka tawo sa unang higayon, ang usa ka pagdayeg usa ka maayong pagsugod. Ang usa ka maayo nga gisulat nga pagdayeg mahimo usab nga magsilbing pasiuna. Pananglitan:

 

“Nalingaw ako sa imong presentasyon sa [hilisgutan] sa [petsa]. "

"Nakit-an nako nga maayo ang imong blog sa [hilisgutan]. "

"Malipayon nga nahimamat kami sa [kalihokan]. "

 

  • Ang hinungdan sa imong email. Niana nga seksyon, giingon nimo, "Magpadala ako usa ka email aron mangutana bahin sa…" o "Naghunahuna ako kung makatabang ka sa…" Usahay magkinahanglan ka duha nga mga tudling-pulong aron ipasabut ang imong mga katarungan sa pagsulat.

 

  • Usa ka tawag sa paglihok. Sa higayon nga imong gipasabut ang hinungdan sa imong email, ayaw hunahunaa nga ang nakadawat mahibal-an unsa ang buhaton. Paghatag og piho nga mga panudlo. Pananglitan:

"Mahimo ba nimo ipadala kanako kini nga mga file sa Huwebes?" "

"Mahimo ba nimo kini isulat sa sunod nga duha ka semana?" "

"Palihug pagsulat kang Yann bahin niini, ug ipahibalo kanako kung kanus-a nimo kini nahimo." "

Pinaagi sa pag-istraktura sa imong gihangyo sa porma sa usa ka pangutana, gidapit ang modawat sa pagtubag. Sa laing paagi, mahimo usab nimo gamiton: "ipahibalo kanako kung kanus-a nimo kini gihimo" o "pahibal-a ako kung ok ra kini alang kanimo." "

 

  • panapos. Sa dili pa ipadala ang imong email, siguroha nga ilakip ang panapos nga mensahe. Kini adunay duha ka katuyoan sa pag-usab sa imong tawag sa paglihok ug paghimo sa nakadawat nga maayo.

 

Mga panig-ingnan sa maayo nga panapos nga mga linya:

“Salamat sa tanan nimong tabang sa niini. "

“Dili ko makahulat nga madungog kung unsa ang imong gihunahuna. "

"Pahibal-a ko kung adunay ka mga pangutana. "

  • Aron mahuman ang paghunahuna sa pagdugang sa imong pirma nga gisundan sa usa ka mensahe sa mga pagtimbaya.

Kini mahimong "Imong", "Kinasingkasing", "Pagbaton og usa ka nindot nga adlaw" o "Salamat".