Ang email mao ang gipalabi nga himan sa komunikasyon alang sa kadaghanan kanato. Talagsaon ang e-mail tungod kay dili nimo kinahanglan nga magamit sa parehas nga oras sa imong interlocutor aron makigsulti. Kini nagtugot kanamo sa pagpadayon sa nagpadayon nga mga isyu kung ang among mga kauban wala magamit o sa pikas bahin sa kalibutan.

Bisan pa, kadaghanan kanato nalumos sa usa ka walay katapusan nga lista sa mga email. Sumala sa usa ka taho nga gipatik sa 2016, ang kasagaran nga tiggamit sa negosyo nakadawat ug nagpadala ug labaw sa 100 ka mga email kada adlaw.

Dugang pa, ang mga email sayon ​​kaayo nga wala masabti. Usa ka bag-o nga pagtuon sa Sendmail nakit-an nga ang 64% sa mga tawo nga gipadala o nakadawat sa usa ka email nga maoy hinungdan sa kasuko o wala'y tinuyo nga kalibug.

Tungod sa gidaghanon sa mga email nga atong gipadala ug nakadawat, ug tungod kay ang mga email kasagaran nasayop sa pagsabut, importante nga isulat kini sa klaro ug mubo nga paagi.

Unsaon sa pagsulat sa husto nga propesyonal nga e-mail

Ang pagsulat sa mubo ug hangtod sa punto nga mga email makapakunhod sa oras nga gigugol sa pagdumala sa mga email ug maghimo kanimo nga labi ka produktibo. Pinaagi sa pagpamubo sa imong mga email, lagmit mogugol ka ug gamay nga oras sa mga email ug daghang oras sa ubang mga buluhaton. Ingon niana, ang pagsulat klaro nga usa ka kahanas. Sama sa tanan nga mga kahanas, kinahanglan nimo pagtrabaho sa pagpalambo niini.

Sa sinugdanan, mahimo nga magdugay ka sa pagsulat sa mugbo nga mga email sama sa pagsulat sa taas nga mga email. Bisan pa, bisan kung kini ang kahimtang, tabangan nimo ang imong mga kauban, kliyente o empleyado nga mahimong labi ka produktibo, tungod kay madugangan nimo ang gamay nga kalat sa ilang inbox, nga makatabang kanila nga dali nga makatubag kanimo.

Pinaagi sa klaro nga pagsulat, mailhan ka nga usa ka tawo nga nahibal-an kung unsa ang ilang gusto ug mahuman ang mga butang. Ang duha maayo alang sa imong mga palaaboton sa karera.

Busa unsay gikinahanglan sa pagsulat sa tin-aw, mubo ug propesyonal nga e-mail?

Ilha ang imong tumong

Ang tin-aw nga mga e-mail kanunay adunay tin-aw nga katuyoan.

Matag higayon nga molingkod ka aron magsulat og email, paggahin og pipila ka mga segundo sa pagpangutana sa imong kaugalingon, "Nganong gipadala ko kini? Unsa ang akong gipaabut gikan sa nakadawat?

Kung dili ka makatubag niining mga pangutana, dili ka magpadala sa email. Ang pagsulat sa mga e-mail nga walay nahibal-an kung unsa ang imong gikinahanglan mao ang pag-usik sa imong panahon ug sa imong dumadawat. Kung wala ka mahibal-an kung unsay imong gusto, malisud alang kanimo ang pagpahayag sa imong kaugalingon sa tin-aw ug dinalian.

Gamita ang "Usa ka butang sa usa ka panahon" nga pagmando

Ang mga email dili kapuli sa mga miting. Sa mga miting sa negosyo, ang daghang mga butang sa agenda nga imong gitrabaho, labi ka produktibo ang miting.

Uban sa mga email, ang kasukwahi tinuod. Ang dili kaayo imong gilakip ang lainlaing mga hilisgutan sa imong mga email, mas daghan nga mga butang ang masabtan sa imong interlokador.

Mao nga maayong ideya ang pagpraktis sa "usa ka butang sa usa ka higayon" nga lagda. Siguroha nga ang matag email nga imong ipadala mahitungod sa usa ka butang. Kung kinahanglan nimo nga makigsulti bahin sa lain nga proyekto, pagsulat og lain nga email.

Kini usab usa ka maayong panahon nga pangutan-on ang imong kaugalingon, "Kinahanglan ba kini nga email?" Sa makausa pa, ang gikinahanglan lamang nga mga e-mail nagpamatuod sa pagtahud sa tawo nga imong gipadala e-mail.

Pagpraktis sa empatiya

Ang empatiya mao ang abilidad sa pagtan-aw sa kalibutan pinaagi sa mga mata sa uban. Kung buhaton nimo kini, masabtan nimo ang ilang mga hunahuna ug pagbati.

Sa pagsulat sa mga email, hunahunaa ang imong mga pulong gikan sa punto sa magbabasa. Sa tanan nga imong isulat, pangutan-a ang imong kaugalingon:

  • Unsaon ko paghubad kini nga sentence kon akong nadawat kini?
  • Naglakip ba kini sa dili klaro nga mga termino aron mahatag?

Kini usa ka yano, apan epektibo nga pagbag-o sa paagi nga kinahanglan nimo pagsulat. Ang paghunahuna bahin sa mga tawo nga makabasa kanimo magbag-o sa ilang sanong kanimo.

Ania ang usa ka empatiya nga paagi sa pagtan-aw sa kalibutan aron sa pagtabang kanimo nga makasugod. Kadaghanan sa mga tawo:

  • Mga busy. Wala silay panahon sa pagtag-an kung unsa ang imong gusto, ug gusto nila nga makabasa sa imong email ug makatubag niini dayon.
  • Malingaw sa usa ka pagdayeg. Kung makasulti ka og positibo nga butang mahitungod kanila o sa ilang trabaho, buhata kini. Ang imong mga pulong dili mausik.
  • Gusto nga magpasalamat. Kung ang nakadawat nakatabang kanimo sa bisan unsang paagi, hinumdumi nga pasalamatan sila. Kinahanglan nimong buhaton kini bisan kung kini ang ilang trabaho sa pagtabang kanimo.

Pag-abut sa mga presentasyon

Kung una ka nga nag-email sa usa ka tawo, kinahanglan nimo isulti sa nakadawat kung kinsa ka. Sa kasagaran mahimo nimo kini sa usa ka sentence. Pananglitan: “Nindot kaayo nga makigkita nimo sa [Kaganapan X]. »

Ang usa ka paagi sa pagpamubo sa mga pasiuna mao ang pagsulat niini nga morag nagkita mo sa nawong ug nawong. Dili nimo gusto nga mosulod sa usa ka lima ka minuto nga monologo kung makigkita sa usa ka tawo sa personal. Busa ayaw kini buhata sa email.

Wala ka masayud kon gikinahanglan ang pasiuna. Tingali nakontak na nimo ang nakadawat, apan wala ka masayud kung mahinumdom ka niya. Mahimo nimong biyaan ang imong kredensyal sa imong electronic signature.

Kini naglikay sa dili pagsinabtanay. Ang pagpaila pag-usab sa imong kaugalingon ngadto sa usa nga nakaila na kanimo makita nga bastos. Kung dili siya sigurado kung nakaila ba siya kanimo, mahimo nimong tugutan nga susihon niya ang imong pirma.

Limitahi ang imong kaugalingon sa lima ka mga tudling-pulong

Diha sa matag email nga imong isulat, kinahanglang mogamit ka og igo nga mga tudling-pulong aron isulti ang imong gikinahanglan, dili na. Usa ka mapuslanon nga praktis mao ang limitahan ang imong kaugalingon ngadto sa lima ka mga han-ay.

Ang mas ubos sa lima ka sentensiya kasagaran brutal ug bastos, sobra sa lima ka sentence nga panahon sa pag-usik.

Adunay mga panahon nga imposible nga magpabilin ang usa ka email nga adunay lima ka mga han-ay. Apan sa kadaghanang kaso, igo na ang lima ka tudling.

Pag-adoptar sa pagdisiplina sa lima ka mga tudling-pulong ug imong makita ang imong pagsulat sa mga email nga mas paspas. Makakuha ka usab og daghang mga tubag.

Paggamit og mubo nga mga pulong

Niadtong 1946, gitambagan ni George Orwell ang mga magsusulat nga dili gyud mogamit ug taas nga pulong diin ang usa ka mubu mahimo.

Kini nga tambag labi ka hinungdanon karon, labi na kung nagsulat mga email.

Ang mubo nga mga pulong nagpakita og pagtahud alang sa imong magbabasa. Pinaagi sa paggamit sa mubo nga mga pulong, imong gipasayon ​​ang imong mensahe.

Tinuod usab ang mugbong mga tudling-pulong ug parapo. Likayi ang pagsulat sa dagkong mga bloke sa teksto kung buot nimo nga ang imong mensahe mahimong klaro ug sayon ​​sabton.

Gamita ang aktibong tingog

Ang aktibong tingog mas sayon ​​basahon. Gidasig usab niini ang aksyon ug responsibilidad. Sa pagkatinuod, sa aktibong tingog, ang mga tudling-pulong nagpunting sa tawo nga naglihok. Sa passive voice, ang mga sentence nagpunting sa butang diin ang usa molihok. Sa pasibo nga tingog, kini mahimong ingon sa mga butang nga nahitabo sa ilang kaugalingon. Aktibo, ang mga butang mahitabo lamang kung ang mga tawo molihok.

Magpabilin sa usa ka standard nga istruktura

Unsa ang yawe sa pagpugong sa imong mga email nga mubo? Gamita ang usa ka sumbanan nga sumbanan. Kini usa ka template nga imong masunod alang sa matag email nga imong isulat.

Dugang pa sa paghupot sa imong mga email nga mubo, ang pagsunod sa usa ka sumbanan nga estratehiya makatabang usab kanimo pagsulat dayon.

Sa paglabay sa panahon, mapalambo nimo ang usa ka estraktura nga magtrabaho alang kanimo. Ania ang usa ka yano nga gambalay aron ikaw makasugod:

  • pagpangumosta
  • Usa ka pagdayeg
  • Ang hinungdan sa imong email
  • Usa ka tawag sa aksyon
  • Usa ka panapos nga mensahe (Panapos)
  • pirma

Atong tan-awon ang matag usa niini sa giladmon.

  • Kini ang una nga linya sa email. “Hello, [First Name]” maoy kasagarang pangomosta.

 

  • Kung nag-email ka sa usa ka tawo sa unang higayon, ang pagdayeg usa ka maayong pagsugod. Ang maayong pagkasulat nga pagdayeg mahimo usab nga magsilbing pasiuna. Pananglitan:

 

“Nalingaw ko sa imong presentasyon sa [topiko] sa [petsa]. »

“Nakaplagan nako ang imong blog sa [topiko] nga makatabang kaayo. »

“Nalipay ko nga makigkita nimo sa [kalihokan]. »

 

  • Ang hinungdan sa imong email. Niini nga seksyon, moingon ka, "Mag-email ako aron mangutana bahin sa ..." o "Naghunahuna ko kung makatabang ka sa..." Usahay kinahanglan nimo ang duha ka mga tudling-pulong aron ipasabut ang imong mga hinungdan sa pagsulat.

 

  • Usa ka tawag sa aksyon. Sa higayon nga imong gipasabut ang hinungdan sa imong email, ayaw hunahunaa nga ang nakadawat mahibal-an unsa ang buhaton. Paghatag og piho nga mga panudlo. Pananglitan:

"Mahimo ba nimo ipadala kanako ang mga file sa Huwebes?" »

"Mahimo ba nimo kini isulat sa sunod nga duha ka semana?" "

“Palihug isulat si Yann bahin niini, ug pahibaloa ko kon nahuman na nimo kini. »

Pinaagi sa pag-istraktura sa imong gihangyo sa porma sa usa ka pangutana, gidapit ang modawat sa pagtubag. Sa laing paagi, mahimo usab nimo gamiton: "ipahibalo kanako kung kanus-a nimo kini gihimo" o "pahibal-a ako kung ok ra kini alang kanimo." "

 

  • panapos. Sa dili pa ipadala ang imong email, siguruha nga maglakip sa usa ka panapos nga mensahe. Kini nagsilbi sa doble nga katuyoan sa pagsubli sa imong tawag sa paglihok ug paghimo sa nakadawat nga mobati nga maayo.

 

Mga panig-ingnan sa maayo nga panapos nga mga linya:

“Salamat sa tanan nimong tabang sa niini. "

“Dili ko makahulat nga madungog ang imong gihunahuna. »

"Pahibal-a ko kung adunay ka mga pangutana. "

  • Aron mahuman ang paghunahuna sa pagdugang sa imong pirma nga gisundan sa usa ka mensahe sa mga pagtimbaya.

Kini mahimong "Imong", "Kinasingkasing", "Pagbaton og usa ka nindot nga adlaw" o "Salamat".