Ang email dugay na nga hinungdanon nga himan alang sa komunikasyon sa negosyo, apan usa ka poll nga gihimo sa Sendmail. Gipadayag nga kini hinungdan sa tensiyon, kalibog o uban pang negatibo nga sangputanan alang sa 64% sa mga propesyonal.

Busa, unsaon nimo paglikay niini sa imong mga email? Ug unsaon nimo pagsulat ang mga email nga naghatag sa gitinguha nga mga resulta? Niini nga artikulo, atong girepaso ang mga estratehiya nga imong magamit aron masiguro nga ang imong paggamit sa email klaro, epektibo, ug malampuson.

Ang usa ka kasagaran nga trabahante sa opisina nakadawat mahitungod sa 80 email sa usa ka adlaw. Uban niini nga gidaghanon sa mail, ang matag mensahe mahimo nga hikalimtan. Sunda kining mga yano nga mga lagda aron ang imong mga email makita ug magamit.

  1. Ayaw pag-estorya pinaagi sa email.
  2. Pahimusli ang mga butang.
  3. Paghimo og klaro ug mubo nga mga mensahe.
  4. Pagmatinahuron.
  5. Susiha ang imong tono.
  6. Basaha pag-usab.

Ayaw pag-estorya pinaagi sa email

Usa sa pinakadako nga tinubdan sa tensiyon sa trabaho mao ang kadaghan sa mga email nga nadawat sa mga tawo. Busa, sa dili ka pa magsugod sa pagsulat sa usa ka email, pangutan-a ang imong kaugalingon: "Kinahanglan ba gyud kini?"

Niini nga konteksto, kinahanglan nimong gamiton ang telepono o instant messaging aron atubangon ang mga pangutana nga lagmit mahimong hilisgutan sa mga diskusyon sa likod. Gamit ug himan sa pagplano sa komunikasyon ug ilha ang pinakamaayong mga agianan para sa lain-laing matang sa mga mensahe.

Kung mahimo, hatag direkta ang dili maayo nga balita. Makatabang kini kanimo sa pagpakigsulti sa empatiya, kalooy ug pagsabot ug pagtubos sa imong kaugalingon kon ang imong mensahe nasayop.

Pahimusli ang mga butang

Ang usa ka ulohan sa pamantalaan adunay duha ka butang: kini nagkuha sa imong atensyon ug nag-summarize sa artikulo aron ikaw makahukom kung basahon ba kini o dili. Ang imong linya sa hilisgutan sa email kinahanglan nga buhaton ang parehas.

Usa ka butang Ang walay sulod nga luna mas lagmit nga mataligam-an o isalikway isip "spam". Busa gamita kanunay ang pipila ka maayong pagkapili nga mga pulong aron isulti sa nakadawat kung unsa ang email.

Mahimo nimong iapil ang petsa sa linya sa hilisgutan kung ang imong mensahe bahin sa usa ka regular nga serye sa email, sama sa usa ka sinemana nga taho sa proyekto. Alang sa usa ka mensahe nga nanginahanglan usa ka tubag, mahimo usab nimo ilakip ang usa ka tawag sa aksyon, sama sa "Palihug sa Nobyembre 7."

Ang usa ka maayo nga pagkasulat nga linya sa hilisgutan, sama sa usa sa ubos, naghatag sa labing hinungdanon nga kasayuran nga wala kinahanglan nga ablihan sa nakadawat ang email. Nagsilbi kini nga prompt nga nagpahinumdom sa mga nakadawat sa imong miting sa matag higayon nga ilang susihon ang ilang inbox.

 

Dili maayong panig-ingnan Maayong panig-ingnan
 
Subject: meeting Subject: Meeting sa proseso sa GATEWAY - 09h the 25 February 2018

 

Hupti ang mga mensahe nga tin-aw ug mubo

Ang mga email, sama sa tradisyonal nga mga sulat sa negosyo, kinahanglan nga klaro ug mubo. Hupti ang imong mga pahayag nga mubo ug tukma. Ang lawas sa email kinahanglan direkta ug matulon-anon, ug adunay tanan nga may kalabutan nga kasayuran.

Dili sama sa tradisyonal nga mga sulat, ang pagpadala sa daghang mga email dili gasto labaw pa sa pagpadala sa usa. Mao nga kung kinahanglan nimo nga makigsulti sa usa ka tawo sa daghang lainlaing mga hilisgutan, hunahunaa ang pagsulat sa usa ka lahi nga email alang sa matag usa. Kini nagpatin-aw sa mensahe ug nagtugot sa imong tigbalita sa pagtubag sa usa ka hilisgutan matag higayon.

 

Dili maayong pananglitan Maayong panig-ingnan
Subject: Revisions alang sa report sa sales

 

Hi Michelin,

 

Salamat sa pagpadala niini nga taho sa miaging semana. Gibasa nako kini kagahapon ug gibati nga ang Kapitulo 2 nanginahanglan labi ka piho nga kasayuran bahin sa among mga numero sa pagpamaligya. Naghunahuna usab ako nga ang tono mahimong mas pormal.

 

Dugang pa, gusto nakong ipahibalo kanimo nga naka-iskedyul ako og miting karong Biyernes uban sa departamento sa relasyon sa publiko sa bag-ong kampanya sa advertising. Anaa siya sa alas 11:00 sa buntag ug anaa sa gamay nga conference room.

 

Palihog pahibaloa ko kon anaa ka.

 

Salamat,

 

Camille

Subject: Revisions alang sa report sa sales

 

Hi Michelin,

 

Salamat sa pagpadala niini nga taho sa miaging semana. Gibasa nako kini kagahapon ug gibati nga ang Kapitulo 2 nanginahanglan labi ka piho nga kasayuran bahin sa among mga numero sa pagpamaligya.

 

Naghunahuna usab ako nga ang tono mahimong mas pormal.

 

Mahimo ba nimong usbon kini nga mga komentaryo?

 

Salamat sa imong kahago!

 

Camille

 

(Dayon gipadala ni Camille ang laing email mahitungod sa PR meeting.)

 

Importante nga magbalanse dinhi. Dili nimo gusto nga bombahan ang usa ka tawo nga adunay mga email, ug makatarunganon ang paghiusa sa daghang mga may kalabutan nga punto sa usa ka email. Kung mahitabo kini, himoa kini nga yano nga adunay numero nga mga paragraph o mga bullet point, ug hunahunaa ang "pagputol" sa kasayuran ngadto sa gagmay, maayong pagkahan-ay nga mga yunit aron kini dali nga matunaw.

Timan-i usab nga sa maayong panig-ingnan sa ibabaw, gipiho ni Camille kung unsa ang gusto niyang buhaton ni Michelin (sa kini nga kaso, usba ang taho). Kung imong tabangan ang mga tawo nga mahibal-an kung unsa ang imong gusto, mas lagmit nga ihatag nila kini kanimo.

Pagmatinahuron

Ang mga tawo sa kasagaran naghunahuna nga ang mga email mahimo nga dili kaayo pormal kay sa tradisyonal nga mga sulat. Apan ang mga mensahe nga imong ipadala mao ang usa ka timailhan sa imong kaugalingong propesyonalismo, mga mithi ug pagtagad sa mga detalye mahinungdanon, busa ang usa ka piho nga pormalidad gikinahanglan.

Gawas kon maayo ang imong relasyon sa usa ka tawo, likayi ang dili pormal nga pinulongan, slang, jargon, ug dili angay nga mga pinamubo. Makatabang ang mga emoticon sa pagpatin-aw sa imong tuyo, apan mas maayo nga gamiton lang kini sa mga tawo nga imong kaila.

Isira ang imong mensahe sa "Kinasingkasing," "Maayo nga adlaw / gabii alang kanimo" o "Maayo kanimo," depende sa sitwasyon.

Ang mga nakadawat mahimong mopili sa pag-imprinta sa mga email ug ipaambit kini sa uban, busa pagmatinahuron kanunay.

Susiha ang tono

Sa dihang makahimamat kita sa mga tawo nga nawong sa nawong, gigamit nato ang ilang pinulongan, vocal tones, ug ekspresyon sa nawong aron mahibal-an ang ilang gibati. Ang e-mail naghikaw kanato niini nga kasayuran, nga nagpasabut nga kita dili mahibal-an kung ang mga tawo wala makasabut sa atong mga mensahe.

Ang imong pagpili sa mga pulong, gitas-on sa sentence, punctuation, ug capitalization daling ma-misinterpret nga walay visual ug auditory cues. Sa unang pananglitan sa ubos, si Louise tingali maghunahuna nga si Yann nahigawad o nasuko, apan sa pagkatinuod, maayo ang iyang gibati.

 

Dili maayong pananglitan Maayong panig-ingnan
Louise,

 

Kinahanglan ko ang imong report sa alas 17 sa hapon karong adlawa o dili ko makalimtan ang akong deadline.

 

Yann

Hi Louise,

 

Salamat sa imong paningkamot niining taho. Mahimo ba nimong ihatag kanako ang imong bersyon sa dili pa ang mga oras sa 17, aron dili ko mapalabay ang akong deadline?

 

Salamat daan,

 

Yann

 

Hunahunaa ang "pagbati" sa imong email sa emosyonal nga paagi. Kon ang imong mga intensyon o mga emosyon mahimong masaypan pagsabut, pangitaa ang usa ka dili kaayo klaro nga paagi sa paghimo sa imong mga pulong.

proofread

Sa katapusan, sa dili pa i-klik ang "Ipadala", paggahin og kadiyot sa pagsusi sa imong email alang sa bisan unsang mga sayup sa spelling, gramatika ug punctuation. Ang imong mga email usa ka bahin sa imong propesyonal nga imahe sama sa mga sinina nga imong gisul-ob. Busa gikasuko ang pagpadala sa usa ka mensahe nga adunay mga sayup sa serye.

Atol sa pag-proofreading, hatagig pagtagad ang gitas-on sa imong email. Ang mga tawo lagmit nga magbasa sa mubo, mubo nga mga email kay sa dugay, mga koneksiyon sa mga email, busa seguroa nga ang imong mga email sama ra ka sayon ​​kutob sa mahimo, nga walay labot ang gikinahanglan nga kasayuran.

Key points

Kadaghanan kanato mogahin og maayong bahin sa atong adlaw sa basaha ug pagkomposo mga email. Apan ang mga mensahe nga atong gipadala mahimong makalibog alang sa uban.

Sa pagsulat sa epektibong mga email, pangutan-a una ang imong kaugalingon kung kinahanglan nimo gamiton kini nga channel. Usahay mahimong mas maayo ang pagkuha sa telepono.

Himoa nga ang imong mga email nagkasayon ​​ug tukma. Ipadala lamang kini sa mga tawo nga kinahanglan gayud nga makakita kanila ug tin-aw nga gipakita kung unsa ang gusto nimo nga madawat sa madawat nga sunod.

Hinumdomi nga ang imong mga email usa ka pagpamalandong sa imong propesyonalismo, imong mga mithi ug imong pagtagad sa detalye. Sulayi paghanduraw kon sa unsang paagi mahubad sa uban ang tono sa imong mensahe. Pagmatinahuron ug kanunay nga susihon kung unsa ang imong gisulat sa wala pa i-igo ang "send".