Karon, ang email mao ang pinakamaayo nga paagi sa pagpakigkomunikar uban sa kasayon, katulin ug ka epektibo. Alang sa pagbinayloay sa mga propesyonal, kini mao ang labing kanunay nga gigamit nga paagi.
Sa pagsulat usa ka propesyonal nga mailkinahanglan naton tahuron ang pila ka criteria, mga tip kag mga pagsulondan, nga pagasugtan namon nga ipaathag sa imo sa bug-os nga artikulo.
Pananglitan sa plano sa pagsulat alang sa propesyonal nga email
Usahay ang mail mahimong komplikado aron pagdumala sa usa ka propesyonal nga konteksto. Ang plano nga sundon sa pagsulat sa usa ka propesyonal nga email kinahanglan ibutang sa pagbuut sa tigdawat sa tanan nga gikinahanglan nga mga elemento nga mubo ug tukma.
Aron makasulat usa ka propesyonal nga email, mahimo nimong gamiton ang mosunud nga plano:
- Usa ka tin-aw ug tin-aw nga butang
- Usa ka pormula sa apelar
- Usa ka sinugdanan nga kinahanglang ipahiluna ang konteksto sa komunikasyon
- Usa ka pagtahud nga porma sa pagtapos
- Usa ka pirma
Pilia ang hilisgutan sa usa ka propesyonal nga email
Gibanabana nga ang usa ka propesyonal makadawat us aka average nga 100 nga mga email matag adlaw. Kinahanglan nimo nga pilion ang hilisgutan sa imong email aron maawhag sila nga ablihan kini. Aron mahimo kini, adunay mga balaod nga sundon:
1-Pagsulat og usa ka mubo nga butang
Aron madugangan ang bukas nga rate sa imong email, girekomenda sa mga eksperto nga maayo nga gamiton ang usa ka hilisgutan nga 50 ka mga character maximum.
Ikaw adunay limitado lamang nga luna sa pagsulat sa imong butang, busa kinahanglan ka nga mopili sa usa ka piho nga butang, samtang gamiton ang verbal nga aksyon nga may kalabutan sa sulod sa imong email.
Sa kinatibuk-an, ang tag-as nga mga butang dili maayo nga mabasa sa mga smartphone, nga nagkadaghang gigamit sa mga propesyonal sa pagsusi sa ilang mga email.
2-Ipasibo ang hilisgutan sa imong email
Kon posible, kinahanglan nga imong hisgutan ang ngalan ug ang unang ngalan sa imong mga kontak sa lebel sa butang. Usa kini nga elemento nga makadugang sa pagbukas nga rate.
Pinaagi sa pagbutang sa mga detalye sa imong dumadawat sa lebel sa subject sa email, siya mobati nga gipabilhan ug giila, nga magdasig kaniya sa pagbukas ug pagbasa sa imong email.
Ang lawas sa usa ka propesyonal nga email
Sa pagsulat sa usa ka propesyonal nga email, mas maayo nga isulat ang tin-aw nga bahin sa imong email nga dili mobiya sa hilisgutan ug ang tanan base sa pipila ka mga sumbanan sa istilo ug presentasyon.
Pag-atiman sa pagsulat og usa ka mubo nga email, uban ang mubo ug tukmang mga pahayag nga makahatag og dugang kahupayan sa imong nakadawat.
Ania ang pipila ka mga butang nga hinumdoman:
1-Gamita ang Classic Font
Kadaghanan sa mga serbisyo sa e-mail nagtugot sa gumagamit nga pilion ang font ug estilo sa teksto. Pag-abut sa usa ka propesyonal nga email, pagpili usa ka klasiko nga font sama sa "Times New Roman" o "Arial".
Wala kini girekomendar nga gamiton ang usa ka dekorasyon nga font.
Girekomenda usab namon:
- Pagsagop sa usa ka mabasa nga gidak-on sa font
- Likayi ang mga italic, highlight, o kolor
- Dili aron isulat ang tanan nga teksto sa dagkong letra
2-Pagsulat og pormula sa maayong tawag
Alang sa usa ka propesyonal nga email, kini mas maayo ingon nga sa ibabaw sa pagtawag sa addressee sa ngalan, samtang lakip ang ulohan sa pagkamaunongon sa tawo nga gisundan sa iyang apelyido.
3-Ipaila ang imong kaugalingon sa unang parapo
Kon ikaw nagsulat ngadto sa usa ka tawo sa unang higayon (usa ka bag-ong kliyente alang sa panig-ingnan), importante kaayo nga ipaila ang imong kaugalingon ug ipasabut sa mubo ang katuyoan sa imong mensahe.
Mahimo nimong igahin sa usa ka dyutay nga presentasyon ang usa o duha ka mga tudling-pulong.
4-Ang labing importante nga impormasyon sa prayoridad
Human sa imong presentasyon, kami moadto sa pinaka importante nga punto.
Makalingaw kaayo nga kutloon ang labing importante nga impormasyon sa sinugdanan sa imong email. Imong maluwas ang imong oras sa pagdawat pinaagi sa pagpatin-aw sa imong mga intensyon.
Kinahanglan nimo makuha ang atensyon sa imong gisuwat ug diretso sa punto.
5-Gamita ang pormal nga bokabularyo
Tungod kay nagsulat ka sa usa ka propesyonal nga email, kinahanglang maghimo ka og maayong impresyon.
Gitambagan ka namon nga isulat ang bug-os nga mga tudling-pulong sa estilo nga maayo.
Wala kini girekomenda nga gamiton:
- Slang nga mga pulong;
- Wala'y kapuslanan nga mga pinamubo;
- Mga Emoticon o emojis;
- Mga kataw-anan;
- Bastos nga mga pulong;
6-Paghimo og tukmang konklusyon
Aron mahuman ang usa ka email, kinahanglan nga hunahunaon nato ang pirma nga gamiton, ang tono sa pagsagop, ug ang porma sa politikanhon nga pagpili.
Kinahanglan natong hinumdoman nga ang propesyonal nga komunikasyon nagpabilin nga usa ka kaayo nga codified nga pinulongan. Importante kaayo nga mahibal-an ang mga lagda ug mopili sa husto nga pormula nga gamiton sa katapusan sa email.
Ang pormula nga gigamit kinahanglan nga ipahiangay sa kalidad sa nakadawat niini ug sa konteksto sa pagbayloay.
Pananglitan, kung nakigsulti ka sa usa ka superbisor o kliyente, mahimo nimo gamiton ang "labing maayong pahalipay", nga mao ang labing angay nga hugpong sa mga pulong. Samtang kung kini usa ka kauban, mahimo natapos ang among email nga adunay ekspresyon nga "Maayong katapusan sa adlaw!" "
Mahitungod sa pirma, mahimo nimong ibutang ang imong software sa email nga awtomatikong ipasulod ang usa ka personalized nga pirma sa katapusan sa among mga email.
Aron mahimong epektibo, ang pirma kinahanglan mubu:
- Dili molapas sa 4 ka linya;
- Dili molapas sa 70 ka mga karakter matag linya;
- Isulud ang imong una ug apelyido, imong function, ngalan sa kompanya, imong address sa website, numero sa imong telepono ug fax, ug posible usa ka link sa imong LinkedIn o profile sa Viadeo;
nga panig-ingnan :
Robert Holliday
Representante sa kompanya Y
http: /www.votresite.com
Telepono. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00
Mobile: 06 00 00 00 00
Pipila nga matinahuron nga mga ekspresyon:
- Cordally;
- Mga maayong pahalipay;
- Labing maayo nga pagtahud;
- Matinahuron;
- Kinamusta nga pagtimbaya;
- Mga maayong pahalipay;
- Imo,
- Malipayon nga makita ka pag-usab;
- Mainit nga pagtimbaya ...
Alang sa mga tawo nga labi namong kaila, mahimo naton magamit ang mga pormula sa cordial sama sa "hi", "mga panaghigalaay", "kita kita" ...
Uban pang mga pananglitan sa klasiko nga pormula:
- Palihug dawata, Sir / Madam, ang pagpahayag sa akong bantog nga pagbati;
- Palihug dawata, Sir / Madam, ang pagpahayag sa akong maayong pagbati;
- Palihug dawata, Sir / Madam, akong maayong pahalipay;
- Palihug dawata, Sir / Madam, ang akong matinahuron ug mapahinunguron nga pagbati;
- Palihug dawata, Sir / Madam, ang akong tinuud nga mga pangumusta;
- Palihug dawata, Sir / Madam, ang pagpahayag sa akong labing paghunahuna;
- Pinaagi sa paghangyo kanimo nga dawaton ang akong maayong pahalipay;
- Salamat sa imong pagtagad sa akong hangyo;
- Pagdawat sa pagdawat, Sir / Madam, ang pasidungog sa akong halalum nga pagtahud;
- Samtang naghulat nga magbasa gikan kanimo, palihug dawata, Sir / Madam, ang kasiguruhan sa akong labing taas nga konsiderasyon;
- Sa akong pasalamat, gihangyo ko ikaw nga makit-an dinhi, Sir / Madam, ang ekspresyon sa akong bantog nga pagbati;
7-Ilakip ang mga kabit
Mahitungod sa mga kalakip, ayaw kalimti ang pagpahibalo sa tigdawat pinaagi sa paghisgot niini diha sa lawas sa imong email nga adunay pagtahud.
Makapaikag kaayo ang paghisgut sa gidak-on ug sa gidaghanon sa mga kalakip nga gipadala ngadto sa nakadawat.
Pag-focus: Ang balit-ad nga piramide
Mahitungod sa gitawag nga reverse pyramid method, naglangkob kini sa pagsugod sa teksto sa imong propesyonal nga email nga adunay nag-una nga kasayuran sa imong mensahe ug dayon nagpadayon uban sa laing kasayuran sa pagkunhod sa kahinungdanon.
Apan ngano nga gisagop kini nga pamaagi?
Kasagaran ang una nga tudling-pulong mabasa nga labi ka maayo kaysa sa nahabilin nga mensahe. Kini kinahanglan nga madanihon. Pinaagi sa pagsagup sa balitok nga pamaagi sa piramide, dali naton makuha ang atensyon sa magbabasa ug gusto namon nga basahon ang email hangtod sa katapusan.
Mahitungod sa pagsulat, mas maayo nga gamiton ang maximum nga upat ka mga parapo, gikan sa 3 ngadto sa 4 nga linya matag usa, samtang nagpunting sa usa ka piho nga ideya matag parapo.
Kung gusto nimong gamiton ang kini nga pamaagi, gitambagan ka namon nga gamiton:
- medyo mubu nga mga tudling-pulong;
- pag-link sa mga pulong nga magkonektar sa mga tudling-pulong;
- usa ka kasamtangan ug propesyonal nga pinulongan.
pahinumdom
Sama sa imong nasabtan, ang usa ka propesyonal nga email walay kalabotan sa usa nga gipadala sa usa ka higala. Adunay mga lagda nga kinahanglan sundon sa sulat.
1-Hunahunaa pag-ayo ang hilisgutan
Ingon sa klaro namong gipiho, kinahanglan nimo nga husto nga isulat ang natad sa hilisgutan (o hilisgutan) sa imong propesyonal nga email. Kini kinahanglan nga mubo ug klaro. Kinahanglang masabtan dayon sa imong tigdawat ang sulod sa imong email. Busa siya makahukom kon ablihan ba dayon o basahon kini sa ulahi.
2-Aron mahimong matinahuron
Sama sa imong nasabtan pag-ayo, gikinahanglan nga gamiton ang mga pormula sa pagtimbaya ug pagkamatinahuron sa konteksto.
Ang mga pormula kinahanglan nga mubo ug maayo kaayo nga gipili.
3-Husto nga mga sayop sa spelling
Una sa tanan, kinahanglan nga imong basahon pag-usab ang imong email ug siguroha nga wala ka nakalimot sa bisan unsa nga gikinahanglan nga kasayuran, ug nganong wala'y laing basahon. Makapaikag kaayo nga adunay opinyon sa laing tawo.
Aron matul-id ang spelling ug grammar nga mga sayop, kami nagtambag kanimo nga kopyahon ug i-paste ang imong e-mail sa usa ka word processor ug himoa ang usa ka automatic check. Bisan kung kini nga software wala sa pagtul-id sa tanan nga mga sayup, makatabang kini kanimo. Sa laing paagi, mahimo ka usab mamuhunan sa propesyonal nga koreksyonon nga software.
4-Ilha ang imong email
Importante kaayo ang pagdugang sa pirma sa imong propesyonal nga email. Kinahanglan mo sundon ang mga lagda nga gilista sa ibabaw aron pagsulat sa usa ka propesyonal nga pirma.
Pinaagi sa paghisgut sa nagkalainlain nga kasayuran nga may kalabutan sa imong katungdanan, ang imong kompaniya ... ang imong tigdawat dali nga makasabut kung kinsa ang iyang giatiman.
5-Ipasibo ang imong email
Kon kini mao ang kinatibuk-an, ang mail dili kaayo mabasa. Kinahanglan nimong bation nga madawat sa nakadawat nga ang sulat gipadala ngadto kaniya lamang. Busa kinahanglan nimo ipasibo ang butang, ug pilia ang pormula sa pagsagop sa pagsugod sa imong email.
Kung kini usa ka email sa grupo, hinungdanon nga maghimo lainlaing mga lista sumala sa mga kinaiya sa imong mga makadawat, ilang gusto, ilang interes ug ilang lokasyon. Ang pagbulag sa imong mga makadawat nagtugot kanimo sa pagdugang sa pagbukas rate sa imong mga email.
6-Hatagi'g gusto nga ablihan ang mail
Sa pagsulat sa usa ka propesyonal nga email, kinahanglang kanunay nimong ablihan kini. Sa kinatibuk-an, ang butang mao ang una nga elemento nga nagduso sa usa ka correspondent sa pag-abli sa imong email ug sa pagbasa niini. Busa kinahanglan nimo nga hatagan ang dugang nga kamahinungdanon sa imong butang, ayoha kini ug himoa kini nga madanihon kutob sa mahimo.
Sa samang pagsabut, ang unang duha ka mga han-ay sa mga pulong sa imong email kinahanglan maghimo sa buot nga magpadayon sa pagbasa. Kini girekomendar nga kutloon ang pinaka importante nga impormasyon sa sinugdanan sa imong email ug aron mausab ang pagkamausisaon sa imong correspondent.
7-Paglikay sa malimbongon nga mga butang
Dili ka kinahanglan nga gamiton ang usa ka sayop nga butang aron madugangan ang pag-abli sa imong mga email.
Kinahanglan nga imong mahibal-an nga ang imong email nagpasabot sa imong hulagway (o sa imong kompaniya). Busa, hinungdanon kaayo ang paglikay sa makapasuko ug makapahisalaag nga mga butang. Ang butang kinahanglan nga mosunod sa sulod sa imong email.
8-Ibutang ang imong kaugalingon sa dapit sa magbabasa
Ang empatiya usa ka hinungdanon kaayo nga elemento nga isipa. Kinahanglan nimo nga ibutang ang imong kaugalingon sa sapatos sa imong makadawat aron mahisulat sa husto ang hilisgutan sa imong email ug himuon kini nga madanihon. Kinahanglan nimo nga ibutang ang imong kaugalingon sa sapatos sa imong gisuwat ug maglista sa usa ka serye sa mga pangutana nga mahimo niya ipangutana sa iyang kaugalingon. Gikan kini sa mga tubag nga mahimo nimo mapahiangay ang ulohan sa imong email.
9-Gamita ang propesyonal nga email address
Ang personal nga mga adres sama sa lovelygirl @ ... o gentleman @ ... hingpit nga makasupak. Diha sa konteksto sa propesyonal nga mga relasyon, wala ka gipadala ngadto sa usa ka interlocutor nga naggamit niini nga matang sa mga adres sa e-mail.
Kini girekomendar sa paggamit sa usa ka propesyonal nga e-mail address, o labing menos usa ka personal nga address sa imong ngalan ug apelyido.
Ang propesyonal nga email nagkinahanglan og usa ka maayo nga komunikasyon, usa ka tukma nga bokabularyo, usa ka mubo nga teksto, usa ka tin-aw nga hangyo ug usa ka dili mausab nga espeling. Pinaagi sa pagsagop sa mga lagda, mga tip ug mga tambag nga bag-o lang natong gikutlo, mahimo ka nga magsulat og usa ka maanindot nga email, nga makadani dayon sa imong dumadawat ug makapukaw sa iyang interes.
