Pagsulat aron mabasa
Usa ka kauban sa trabaho nag-email lang kanimo bahin sa usa ka miting nga imong naa sa usa ka oras. Ang email kinahanglan nga adunay sulud nga hinungdanon nga kasayuran nga kinahanglan nimo nga ipresentar, ingon bahin sa usa ka hinungdanon nga proyekto.
Apan adunay problema: ang email grabe kaayo nga pagkasulat nga dili nimo makit-an ang datos nga imong gikinahanglan. Adunay mga sayop sa spelling ug dili kompleto nga mga tudling-pulong. Ang mga parapo taas kaayo ug makalibog nga kinahanglan nimo nga tulo ka beses ang gitas-on sa pagpangita sa impormasyon nga imong gusto. Ingon usa ka sangputanan, dili ka andam alang sa miting ug dili kini maayo sa imong gilauman.
Nakaatubang ka na ba ug sitwasyon nga susama niini? Sa usa ka kalibutan nga puno sa kasayuran, hinungdanon nga makigsulti sa tin-aw, mubo ug epektibo. Ang mga tawo walay panahon sa pagbasa sa mga email nga may gitas-on sa libro, ug wala silay pailub sa paghubad sa mga email nga dili maayo ang pagkagama ug diin ang mapuslanong impormasyon nagkatag sa tibuok dapit.
Dugang nimo pagsulat sa kahanas maayo, mas maayo ang impresyon nga imong himoon sa imong palibot, lakip ang imong boss, kauban ug kliyente. Dili nimo mahibal-an kung unsa ka layo kining maayong mga impresyon nga magdala kanimo.
Niining artikuloha, among makita kung unsaon nimo pagpauswag ang imong mga abilidad sa pagsulat ug paglikay sa kasagaran nga mga sayop.
Tigpaminaw ug pormat
Ang unang lakang sa pagsulat sa tin-aw mao ang pagpili sa angay nga pormat. Kinahanglan ba nimo magpadala usa ka dili pormal nga email? Pagsulat ug detalyadong taho? O pagsulat ug pormal nga sulat?
Ang format, uban sa imong mamiminaw, maghubit sa imong "pagsulat nga tingog," i.e. kung unsa ka pormal o relaks ang tono. Pananglitan, kung nagsulat ka usa ka email sa usa ka potensyal nga kliyente, kinahanglan ba kini adunay parehas nga tono sa email sa usa ka higala?
Dili gayod.
Pagsugod pinaagi sa pag-ila kung kinsa ang mobasa sa imong mensahe. Alang ba kini sa mga senior executive, tibuok team, o gamay nga grupo nga nagtrabaho sa usa ka piho nga file? Sa tanan nimong isulat, ang imong mga magbabasa, o mga nakadawat, kinahanglan nga ipasabut ang imong tono ingon man ang mga aspeto sa sulud.
Komposisyon ug estilo
Kung nahibal-an nimo kung unsa ang imong gisulat ug alang kang kinsa ikaw nagsulat, magsugod ka pagsulat.
Ang usa ka blangko, puti nga screen sa kompyuter kanunay nga makahadlok. Dali ra ma-stuck kay di ka kabalo unsaon pagsugod. Sulayi kini nga mga tip sa paghimo ug pag-format sa imong dokumento:
- Pagsugod uban sa imong mamiminaw: Hinumdomi nga ang imong mga magbabasa mahimong walay nahibaloan sa imong gisulti kanila. Unsa ang una nilang mahibaloan?
- Paghimo og plano: Kini ilabinang mapuslanon kon ikaw nagsulat ug mas taas nga dokumento, sama sa usa ka taho, presentasyon o pakigpulong. Ang mga outline makatabang kanimo sa pag-ila kung unsang mga lakang ang sundon kung unsang pagkasunod-sunod ug pagbungkag sa buluhaton ngadto sa madumala nga impormasyon.
- Sulayi ang gamay nga empatiya: Pananglitan, kung nagsulat ka usa ka email sa pagpamaligya alang sa mga potensyal nga kustomer, ngano nga kinahanglan nila hatagan pagtagad ang imong produkto o ang imong pitch sa pagpamaligya? Unsa ang kaayohan alang kanila? Hinumdomi ang mga panginahanglan sa imong mamiminaw sa tanang panahon.
- Gamita ang rhetorical triangle: Kung ikaw naningkamot sa pagdani sa usa ka tawo sa pagbuhat sa usa ka butang, siguroha nga ipasabut kung nganong ang mga tawo kinahanglan nga maminaw kanimo, ipahayag ang imong punto sa paagi nga makapadani sa imong mga mamiminaw, ug ipresentar ang impormasyon sa makatarunganon ug managsama nga paagi.
- Ilha ang imong nag-unang tema: Kung maglisod ka sa pagpasabot sa nag-unang tema sa imong mensahe, magpakaaron-ingnon nga duna kay 15 segundos nga nahibilin aron ipasabot ang imong posisyon. Unsay imong isulti ? Tingali kini ang imong panguna nga tema.
- Gamita ang yano nga pinulongan: Gawas kon nagsulat ka og siyentipikong papel, kasagaran labing maayo nga gamiton ang yano, prangka nga pinulongan. Ayaw paggamit ug taas nga mga pulong para lang ma-impress ang mga tawo.
Structure
Ang imong dokumento kinahanglan nga magamit nga mahigalaon kutob sa mahimo. Gamita ang mga titulo, subtitle, bala ug mga numero kutob sa mahimo aron mabulag ang teksto.
Sa pagkatinuod, unsa man ang mas sayon basahon: usa ka panid nga puno sa tag-as nga mga paragraph o usa ka panid nga gibahin ngadto sa mugbong mga paragraph nga adunay mga ulohan sa seksyon ug mga bullet point? Ang usa ka dokumento nga dali ma-scan mabasa nga mas kanunay kaysa usa ka dokumento nga adunay taas, dasok nga mga parapo.
Ang mga ulohan kinahanglang makakuha sa pagtagad sa magbabasa. Ang paggamit sa mga pangutana sa kasagaran usa ka maayong ideya, labi na sa kopya sa ad, tungod kay ang mga pangutana makatabang nga magpadayon ang magbabasa nga interesado ug mausisa.
Sa mga e-mail ug mga sugyot, gamita ang mga mubo, tinuod nga mga titulo ug mga subtitle, sama niadtong anaa niini nga artikulo.
Ang pagdugang sa mga graphic usa usab ka maayong paagi sa pagbulag sa imong teksto. Kining mga tabang sa pagtan-aw dili lamang nagtugot sa magbabasa sa paghupot sa iyang pagtagad sa sulod, kondili usab sa pagpaambit sa mahinungdanon nga kasayuran nga mas paspas kay sa teksto.
Grammatical errors
Tingali nahibal-an nimo nga ang mga sayup sa imong email maghimo sa imong trabaho nga dili propesyonal. Importante nga likayan ang dagkong mga sayop pinaagi sa pagkuha sa imong kaugalingon nga tigsusi sa spell ug pag-usab sa imong spelling kutob sa mahimo.
Ania ang pipila ka mga pananglitan sa mga kasagarang gigamit nga mga pulong:
- Ako nagpadala / nagpadala / nagpadala kanimo
Ang berbo nga "ipadala" usa ka verb sa unang grupo, ang usa kanunay nga magsulat sa unang tawo sa singular nga "gipadala ko" sa usa ka "e". Ang "padala" nga walay "e" usa ka ngalan ("usa ka kargamento") ug mahimo nga plural: "mga gipadala".
- Nag-uban ko nimo / mouban ko nimo
Ang usa kanunay mosulat "Ako moduyog kanimo" uban ang "s". Ang "Joint" uban sa "t" mao ang conjugation sa ikatulo nga tawo nga singular nga "siya miduyog".
- Ang deadline / deadline
Bisan kon ang "bumper" gipaapil sa usa ka babaye, dili ka mosulay sa tintasyon ug kanunay magsulat "bumper" nga walay "e".
- Rekomendasyon / rekomendasyon
Kung sa Iningles kita magsulat "rekomendasyon" sa usa ka "e", sa Pranses kita kanunay magsulat "rekomendasyon" sa usa ka "a".
- Anaa ba ang anaa / anaa didto
Nagdugang kami usa ka euphonic "t" sa mga pormula nga pangutan-on aron mapadali ang paglitok ug mapugngan ang duha nga mga tunog nga sunod-sunod. Tungod niini isulat namon ang "naa didto".
- Sa mga termino sa / sa termino sa
Ang usa wala gayud magsulat "sa mga termino" nga walay usa ka "s". Adunay sa kanunay adunay ubay-ubay nga "mga termino" sa paggamit niini nga ekspresyon.
- Sa / taliwala
Pag-amping nga dili mapahisalaag sa pulong nga "gawas" nga natapos pinaagi sa "s". Ang usa wala magsulat "taliwala" sa usa ka "s". Kini usa ka preposisyon ug kini dili mausab.
- Ingon nga miuyon / ingon nga miuyon
Bisan sa usa ka feminine nga ngalan, "sumala sa gikasabutan" kanunay nga dili mausab ug dili gayud mogamit og "e".
- Pagmentinar / serbisyo
Ayaw paglibug sa ngalan ug sa berbo. Ang ngalan nga "interbyu" nga walay "t" naghulagway sa usa ka pagbinayloay o usa ka "interbyu sa trabaho". Ang conjugated verb sa ikatulo nga persona sa singular nga "nagmintina" gigamit sa paghimo sa aksyon sa pagmentinar sa usa ka butang.
Ang pipila sa imong mga magbabasa dili hingpit sa spelling ug grammar. Mahimong dili sila makamatikod kon imo kining gihimo nga mga kasaypanan. Apan ayaw gamita kini ingon nga usa ka rason: kasagaran ang mga tawo, ilabi na ang senior nga mga ehekutibo, nga makamatikod!
Tungod niini nga rason, bisan unsa nga imong isulat kinahanglan nga usa ka madawat nga kalidad alang sa tanan nga mga magbabasa.
panghimatuud
Ang kaaway sa usa ka maayo nga pag-proofread mao ang katulin. Daghang mga tawo ang nagdali sa ilang mga email, apan kana kung giunsa nimo gimingaw ang mga sayup. Sunda kini nga mga panudlo aron mapamatud-an kung unsa ang imong gisulat:
- Susiha ang imong mga ulohan ug mga footer: Ang mga tawo sa kasagaran wala magtagad kanila sa pag-focus lamang sa teksto. Tungod lang kay ang mga ulohan dako ug maisugon wala magpasabot nga sila walay sayop!
- Basaha ang email sa kusog: Kini nagpugos kanimo sa paglihok nga mas hinay, nga nagpasabot nga ikaw mas lagmit makamatikod sa mga kasaypanan.
- Gamita ang imong tudlo aron sundon ang teksto samtang imong basahon: Kini usa ka butang nga makatabang kanimo sa paghinayhinay.
- Pagsugod sa katapusan sa imong teksto: Pag-usab sa usa ka tudling pulong gikan sa katapusan ngadto sa sinugdanan, kini makatabang kanimo sa pag-focus sa mga sayop ug dili sa sulod.
