L'email hè u strumentu di cumunicazione preferitu per a maiò parte di noi. E-mail hè fabuloso perchè ùn avete micca esse dispunibule à u stessu tempu cù u vostru interlocutore per cumunicà. Questu ci permette di avanzà nantu à prublemi in corso quandu i nostri culleghi ùn sò micca dispunibili o da l'altra parte di u mondu.

In ogni casu, a maiò parte di noi si affucà in una lista infinita di e-mail. Sicondu un rapportu publicatu in 2016, l'usu mediu di l'affari riceve è manda più di 100 email per ghjornu.

Inoltre, l'email hè micca troppu pocu cumprendit. Un studiu recenti di Sendmail hà aurkitu chì 64% di e persone envienu o avè un email chì hà causatu rabbia o cunfusione pocu fugliali.

Per via di u voluminu di email chì mandemu è riceve, è perchè l'emaile sò spessu malinterpretati, hè impurtante di scrivite in modu chiaru è cuncisu.

Cumu scrivele correctament un maile per e-mail

Scrivite e-mail brevi è à u puntu riducerà u tempu passatu à gestisce e-mail è vi farà più pruduttivu. Mantenendu i vostri e-mail brevi, probabilmente spenderete menu tempu in e-mail è più tempu in altre attività. Dice questu, scrive chjaramente hè una cumpetenza. Cum'è tutte e cumpetenze, avete bisognu travaglià nant'à u so sviluppu.

À u principiu, vi pò piglià tantu tempu per scrive e-mail brevi cum'è per scrive e-mail longu. In ogni casu, ancu s'ellu hè u casu, aiuterà i vostri culleghi, i clienti o l'impiegati per esse più pruduttivi, perchè aghjunghje menu disordine à a so inbox, chì li aiuterà à risponde più rapidamente.

Scrivendu chjaramente, sarete cunnisciutu cum'è qualcunu chì sà ciò chì volenu è fà e cose. Tutti dui sò boni per e vostre prospettive di carriera.

Allora chì tocca à scrive emaile clarificate, conciso è prufessiunale?

Identificà u vostru scopu

Chjave e-mails sempre anu un scopu chjaru.

Ogni volta chì si mette à scrive un email, pigliate uni pochi di seconde per dumandà sè stessu, "Perchè aghju mandatu questu? Chì mi aspetta da u destinatariu?

Se ùn pudete micca contruiri sti dumandesi, ùn deve micca mandà un mail. Scrive e-mails senza sapere ciò chì hè bisognu hè perde u vostru tempu è quellu di u vostru receptariu. Sì ùn hai micca bisognu esattamente ciò chì vulete, serà ghjustu da voi per espresi propiu chiaru è cuncisely.

Aduprate a regula "Una cosa à tempore"

L'e-mail ùn sò micca sustituti di riunioni. Cù riunioni d'affari, più punti di l'agenda chì travagliate, più produttiva a riunione.

Cù emails, l'uppostu hè veru. A menu t'avete includendu diverse temi in i vostri emails, più chè eranu intelligibili à u vostru interlucutore.

Hè per quessa chì hè una bona idea di praticà a regula "una cosa à una volta". Assicuratevi chì ogni email chì mandate hè circa una cosa. Sè avete bisognu di cumunicà annantu à un altru prughjettu, scrivite un altru email.

Hè ancu un bonu tempu per dumandà sè stessu: "Eccu stu email hè veramente necessariu?" Una volta, solu e-mails necessariamente necessarii vantanu à u rispettu di a persona à quale vi manite email.

Pràtica di l'empatia

L'empatia hè a capacità di vede u mondu à traversu l'ochji di l'altri. Quandu fate questu, capisce i so pinsamenti è sentimenti.

Quandu scrivite email, pensate à e vostre parolle da u puntu di vista di u lettore. Con tuttu ciò chì scrivite, fate sè stessu:

  • Cumu puderaghju esse interpretatu l'sta frase s'e aghju ricivutu?
  • Hè incù i termini ambiguos per esse?

Questu hè un aghjustamentu simplice, ma efficace à u modu chì duvete scrive. Pensendu à e persone chì vi leghjeranu trasformerà u modu in cui ti rispondenu.

Eccu un modu empàticu di vede à u mondu per aiutà u principiu. A maiò parte di

  • Sò occupati. Ùn anu micca u tempu di indovinà ciò chì vulete, è vulianu pudè leghje u vostru email è risponde rapidamente.
  • Enjoy enjoyment. Se pudete dì qualcosa pusitiva cun ellu o u so travagliu, fate. E vostre parolle micca esse gastri.
  • Mi piace à esse ringraziatu. Se u destinatariu vi hà aiutatu in ogni modu, ricordate di ringraziallu. Avete da fà questu ancu quandu hè u so travagliu per aiutà.

Abbreviate presentazione

Quandu u primu email à qualchissia, avete bisognu di dì à u destinatariu quale site. Di solitu pudete fà in una frase. Per esempiu: "Hè statu piacevule à scuntràvi à [Event X]. »

Una manera di accurtà l'intruduzioni hè di scrivite cum'è s'ellu si scontra in faccia. Ùn vuleria micca entre in un monologu di cinque minuti quandu scuntrà qualcunu in persona. Allora ùn fate micca in email.

Ùn sapete micca chì una introduzione hè necessaria. Puderete chì avete digià avete cuncrettu u riciventi, ma ùn sapete s'ellu si ricurdarà. Pudete abbandate i vostri credenzii in a vostra sinadura elettronica.

Questu evite malintesi. Reintroducevi à qualcunu chì digià cunnosce chì vi vene cum'è rude. S'ellu ùn hè micca sicuru s'ellu vi cunnosci, pudete solu lascià ch'ella verificà a vostra firma.

Limite à cincicenzi

In ogni email chì scrive, avete aduprate parechje sentenzi per dì ciò chì voi bisognu, micca più. Un praticamentu utile hè di limità per cinque sentenzi.

Meno di cinque sentenzi sò spessu brutali è rude, più di cincudi sentenzi perda.

Ci hè un tempu quandu quì hè impussibile di mantene un email chì cuntene quattru sentenzi. Ma in a maiò parte di casi, sò cinqui parole sò abbastanza.

Adoptate a disciplina di e cinque sentenzi è vi scontri l'email di scrivere più veloce. Avete da ancu più risposti.

Aduprate cercà e parole

In u 1946, George Orwell hà cunsigliatu à i scrittori di ùn mai aduprà una parolla longa induve una corta farà.

Stu cunsigliu hè ancu più pertinente oghje, soprattuttu quandu scrive emails.

E parolle curtite rispundenu à u vostru lettore. Per utilizà e parolle curtite, fate u vostru messagiu facilitate à cumprà.

U stessu hè veru di parole curtes è paragrafi. Evite scritte grandi blocchi di testu si voi chì u vostru messagiu per esse chjaru è faciule di comprende.

Utilizà a voce

A voce attiva hè più faciule da leghje. Incuragisce ancu l'azzione è a rispunsabilità. Infatti, in a voce attiva, i frasi fucalizza nantu à a persona chì agisce. In a voce passiva, i frasi fucalizza nantu à l'ughjettu nantu à quale unu agisce. In a voce passiva, pò sona cum'è e cose succedenu per sè stessu. In modu attivu, e cose succede solu quandu a ghjente agisce.

Stick à una struttura standard

Chì ci hè a chjave per mantene u vostru email? Utilizà una struttura standard. Questu hè un mudellu chì pudete seguità per ogni email chì voce.

In più di mantene a vostra corra in e-mail, seguite una struttura standard ancu aiutu à scrive rapidamente.

À u tempu, avete da sviluppà una struttura chì vi sirve per voi. Eccu una struttura simplificata per avè principiatu:

  • salutazione
  • Un cumpensatu
  • U mutivu di u vostru email
  • Una chjama à l'azzione
  • Un mezu di cunchianza (Chjottura)
  • Signature

Fighjemu à ognuna di queste in prufundità.

  • Questa hè a prima linea di l'email. "Hello, [First Name]" hè un salutu tipicu.

 

  • Quandu si manda un email à qualchissia per a prima volta, un cumplimentu hè un grande principiu. Un cumplimentu ben scrittu pò ancu serve com'è introduzione. Per esempiu :

 

"Mi piaceva a vostra presentazione nantu à [tema] u [data]. »

"Aghju trovu u vostru blogu nantu à [tema] veramente utile. »

"Hè statu un piacè di scuntràvi à [avvenimentu]. »

 

  • U mutivu di u vostru email. In questa rùbbrica, dite: "Varaghju per email per dumandà ..." o "Mi dumandu s'ellu puderia aiutà cù ..." A volte avete bisognu di duie frasi per spiegà i vostri motivi per scrive.

 

  • Una chjama à l'azzione. Quandu avete spiegatu u mutivu di u vostru email, ùn assume micca chì u destinatariu saparà chì farà. Fate infurmazioni specifiche. Per esempiu:

"Pudete mandà quelli schedarii da ghjovi?" »

"Pudete scrive questu in e prossime duie settimane?" "

"Per piacè scrivite à Yann nantu à questu, è fatemi sapè quandu l'avete fattu. »

Strutturendu a vostra dumanda in forma di dumanda, u destinatariu hè invitatu à risponde. In alternativa, pudete ancu aduprà: "fammi sapè quandu avete fattu questu" o "fatemi sapè se questu hè ok per voi". "

 

  • iju. Prima di mandà u vostru email, assicuratevi di include un missaghju di chiusura. Questu serve u doppiu scopu di reiterà a vostra chjama à l'azzione è di fà chì u destinatariu si senti bè.

 

Esempii di boni linee finale:

"Grazie per tuttu u vostru aiutu cù questu. "

"Ùn possu aspittà di sente ciò chì pensate. »

«Fatemi sapè sì avete qualchì dumanda. "

  • Per finisce u penseru di aghjunghje a vostra cumera precedita da un missaghju di saluti.

Puderia esse "Ti", "Sinceramente", "Avete un ghjornu bonu" o "Grazie".