L'email hè statu longu un strumentu essenziale per a cumunicazione cummerciale, ma un sondaghju realizatu da Sendmail. Revealed hà causatu tensione, cunfusione o altre cunsequenze negative per u 64% di i prufessiunali.

Cusì, cumu pudete avè esse cusì cù i vostri emails? E cumu si puderete scrive emails chì dà i risultati desiderate? In questu articulu, avemu rivista di l'estratègies chì pudete utilizà per verificà chì u vostru usu di email hè chjaru, effettudu è bellu.

Un impegnu medievale ricunnisciutu nantu à 80 emails per ghjornu. Cù stu vulumu di mail, i missaghji indipindenti sò prontu à sminticà. Segui i regule semprici per chì i vostri email sianu nutati è usati.

  1. Ùn cumunu micca in e mail.
  2. Fate l'usu bonu di l'ogetti.
  3. Scrive messagi bianchi è scritti.
  4. Be educated.
  5. Verificate u vostru tonu.
  6. Sà.

Ùn cumunu micca in e mail

Una di e più grande fonti di stress à u travagliu hè u voluminu di e-mail chì e persone ricevenu. Allora, prima di cumincià à scrive un email, dumandate: "Hè veramente necessariu?"

In questu cuntestu, duvete aduprà u telefunu o a messageria immediata per trattà e dumande chì prubabilmente esse u sughjettu di discussioni in daretu. Aduprate un strumentu di pianificazione di cumunicazione è identificà i migliori canali per diversi tipi di messagi.

Sempre chì sia possibbili, dà a mala nova in persona. U sirviziu di cumunicà cù empatie, cumpassione è entendre è redime sè se u vostru messagiu hè statu tortu fattu.

Fate l'usu bonu di l'ogetti

Un titulu di ghjurnale face duie cose: catturà a vostra attenzione è riassume l'articulu per pudè decide di leghje o micca. A vostra linea di sughjettu di e-mail deve fà u listessu.

Un oggettu U spaziu viotu hè più prubabile di esse trascuratu o rifiutatu cum'è "spam". Allora aduprate sempre uni pochi di parolle ben scelti per dì à u destinatariu ciò chì hè u mail.

Puderete vulete includà a data in a linea di u sughjettu se u vostru messagiu hè parti di una seria di e-mail regulare, cum'è un rapportu di prughjettu settimanale. Per un missaghju chì esige una risposta, pudete ancu include una chjama à l'azzione, cum'è "Per piacè da u 7 di nuvembre".

Una linea di sughjettu ben scritta, cum'è quella sottu, furnisce l'infurmazioni più impurtanti senza chì u destinatariu hà ancu avè apertu l'email. Questu serve cum'è un promptatu chì ricorda à i destinatari di a vostra riunione ogni volta chì verificanu a so inbox.

 

Cattivu esempiu Bon esempiu
 
Subject: meeting Subject: Reunion in u prucedimentu PASSERELLE - 09 l'25 Februari 2018

 

Mantene e messagiu chjaru è brevi

E-mail, cum'è e lettere tradiziunali, deve esse chjaru è cuncisu. Mantene e vostre sentenzi corto è precisa. U corpu di l'email devi esse direttu è informattivu, è cuntene l'infurmazioni pertinenti.

A cuntrariu di e lettere tradiziunali, l'inviu di e-mail multiplici ùn costa micca più di mandà unu. Allora s'è avete bisognu di cumunicà cù qualchissia nantu à una quantità di temi diffirenti, cunzidira à scrive un email separatu per ognunu. Questu clarifica u missaghju è permette à u vostru currispundenti per risponde à un tema à tempu.

 

Esempiu falu Bonu esempiu
Sujetu: Revisioni per l'rapportu di vendita

 

Hola Michelin,

 

Grazie per avè mandatu stu rapportu a settimana passata. L'aghju lettu ieri è sentu chì u Capitulu 2 richiede infurmazioni più specifiche nantu à i nostri figuri di vendita. Pensu ancu chì u tonu puderia esse più formale.

 

Inoltre, aghju vulsutu informà chì aghju programatu una reunione cù u dipartimentu di relazioni pubbliche nantu à a nova campagna di publicità stu venneri. Hè à 11:00 a.m. è serà in a piccula sala di cunferenza.

 

Per piacè fatemi sapè se site dispunibule.

 

Grazie,

 

Camille

Sujetu: Revisioni per l'rapportu di vendita

 

Hola Michelin,

 

Grazie per avè mandatu stu rapportu a settimana passata. L'aghju lettu ieri è sentu chì u Capitulu 2 richiede infurmazioni più specifiche nantu à i nostri figuri di vendita.

 

Pensu ancu chì u tonu puderia esse più formale.

 

Pudete modificarà cù questi messagi in mente?

 

Grazie per u vostru travagliu!

 

Camille

 

(Camille manda un altru email cù a revenzione PR).

 

Hè impurtante di truvà un equilibriu quì. Ùn vulete micca bombardà à qualchissia cù e-mail, è hè sensu di cumminà parechji punti cunnessi in un postu. Quandu succede questu, mantene a simplicità cù paragrafi numerati o punti di bullet, è cunzidira "tagliate" l'infurmazioni in unità chjuche è ben organizate per fà più faciule di digerirà.

Innota ancu chì in u bonu esempiu sopra, Camille hà specificatu ciò chì vulia chì Michelin faci (in questu casu, cambia u rapportu). Se aiutate a ghjente à sapè ciò chì vulete, sò più prubabile di dà à voi.

Be educated

I solenu spessu chì l'emails ponu esse menu formale chì letterarie tradiziunali. Ma i missaghji chì mandate sò un riflessu di a vostra pròpia prufessione, i valori è l'attenzioni à i dettu sò impurtanti, cusì un certu livellu di formalità hè necessariu.

A menu chì ùn site in boni termini cù qualcunu, evite a lingua informale, slang, jargon è abbreviazioni inappropriate. L'emoticons ponu esse d'aiutu per chjarificà a vostra intenzione, ma hè megliu aduprà solu cù e persone chì cunnosci bè.

Pianu u vostru messagiu cù "Sincerità", "bonu ghjornu / sera à voi" o "Bonu per voi", secondu a situazione.

I destinatari ponu sceglie di stampà e-mail è sparte cù l'altri, cusì sia sempre educatu.

Verificate u tonu

Quand'omu ncuntramu di e persone face à a face, avemu l'usu di a lingua di corpu, toi vocali è di l'espressioni faciale per evaluà cumu si sentenu. U me-mail priva di sta informazione, chì significa chì ùn pudemu micca sapè quandu a ghjente ùn hà fattu cumpressu i nostri missaghji.

A vostra scelta di parolle, a durata di a frase, a puntuazione è a capitalizazione pò esse facilmente malinterpretata senza cues visuali è auditive. In u primu esempiu sottu, Louise puderia pensà chì Yann hè frustratu o arrabbiatu, ma in realtà, si senti bè.

 

Esempiu falu Bonu esempiu
Louise,

 

Aghju bisognu di u vostru rapportu per 17 ore di sera oghje o mi manca u mo termini.

 

Yann

Hi Louise,

 

Grazie per u vostru travagliu duru nantu à stu rapportu. Pudete voi furnisce a vostra versione prima di l'ora di 17, perchè ùn aghju micca missu u mo scopu?

 

Grazie in anticipu,

 

Yann

 

Pensate à u "sentu" di u vostru email eccitali. Se i vostri intimi o emozioni pò esse sbagliati, truvate un modu menu ambiguu di furmulà e vostre parolle.

proofreading

Infine, prima di cliccà "Invia", pigliate un mumentu per verificà u vostru email per eventuali errori di ortografia, grammatica è puntuazione. I vostri email sò una parte di a vostra maghjina prufessiunale cum'è a robba chì porta. Hè dunque aggrottatu di mandà un missaghju chì cuntene errori in serie.

Durante a corrazione, pagà assai attenti à a larga di u vostru email. A ghjente hè più prubabile di leghje etere curtite è cuncisu chì dispunelli longu, cunnessi chjappi, per esse sicurizii chì i vostri email sò curtmettevuli possibbili senza escludendu l'infurmazioni necessarii.

Punti fundamentali

A maiò parte di noi passemu una bona parte di a nostra ghjurnata à leghje è cumpone e-mail. Ma i messaghji chì mandemu ponu esse cunfusi per l'altri.

Per scrive emaile effittiva, dumandate u vostru primu, s'ellu avete aduprà stu canale. Quarchi cosa pò esse megliu piglià u telefunu.

Fate e vostre email cuncisi è precisa. Mandate solu à i ghjente chì deveranu bisognu à veddi è indicanu chjaramente ciò chì vulete chì u destinatariu fessi vicinu.

Ricurdativi chì i vostri emails sò un riflessu di a vostra prufessionalità, i vostri valori è a vostra attenzione à i dettagli. Pruvate imagine cumu l'altri puderanu interpretà u tonu di u vostru messagiu. Siate educatu è verificate sempre duie volte ciò chì avete scrittu prima di chjappà "invia".