Jak psát profesionální e-maily

 

Dnes je email nejlepším způsobem, jak komunikovat s lehkostí, rychlostí a efektivitou. Pro profesionální výměny je to nejčastěji používaná cesta.

Chcete napsat profesionální poštamusíme respektovat některá kritéria, tipy a pravidla, které se pokusíme vysvětlit v celém článku.

Příklad psacího plánu pro profesionální e-mail 

Někdy může být pošta komplikována v profesionálním kontextu. Plán, který má následovat, aby napsal profesionální e-mail, musí dát příjemci k dispozici všechny potřebné prvky, které jsou krátké a přesné.

Chcete-li napsat profesionální e-mail, můžete přijmout následující plán:

• Jasný a explicitní objekt
• Odvolací vzorec
• Začátek, který musí nalézt kontext komunikace
• Zdvořilostní formulace k závěru
• Podpis

Vyberte předmět profesionálního e-mailu

Odhaduje se, že profesionál může denně obdržet v průměru 100 e-mailů. Musíte si tedy vybrat předmět svého e-mailu, abyste jej povzbudili k jeho otevření. K tomu je třeba dodržovat pravidla:

1 - Napište krátký objekt

Aby se zvýšila rychlost otevírání vašeho e-mailu, odborníci doporučují v ideálním případě použít předmět o délce maximálně 50 znaků.

Máte jen omezený prostor pro psaní objektu, takže musíte zvolit konkrétní objekt a zároveň používat akční slovesa vztahující se k obsahu vašeho e-mailu.

Obecně platí, že dlouhé objekty jsou špatně čteny na smartphonech, které stále častěji využívají odborníci ke kontrole jejich e-mailů.

2 - Upravte předmět e-mailu

Pokud je to možné, musíte uvést jméno a jméno kontaktů na úrovni objektu. Je to prvek, který může zvýšit počáteční rychlost.

Zadáním podrobností o vašem příjemci na úrovni předmětu e-mailu se bude cítít ceněný a uznávaný, což mu povzbudí, aby otevřel a přečetl váš e-mail.

Tělo profesionálního e-mailu 

Chcete-li napsat profesionální e-mail, je vhodné jednoznačně zapsat do těla e-mailu, aniž by došlo k odchýlení od předmětu a zároveň na základě určitých standardů styl a prezentaci.

Dbejte na to, abyste napsali krátký e-mail, s krátkými a přesnými větami, které příjemci poskytnou větší pohodlí.

Tady je několik věcí k zapamatování: 

1 - použijte klasické písmo

Většina e-mailových služeb umožňuje uživateli zvolit písmo a styl textu. Pokud jde o pracovní e-mail, zvolte klasické písmo, například „Times New Roman“ nebo „Arial“.

Nedoporučujeme používat dekorativní písmo.

Doporučujeme také:

• Přijměte čitelnou velikost písma
• Vyhněte kurzíva, zvýraznění nebo barvy
• Nepíšte celý text velkými písmeny

2 - psaní dobrého vzorce pro volání

Pro profesionální poštou, je výhodné, jak je uvedeno výše, aby se zabývala příjemce podle jména, zatímco včetně titulu zdvořilosti osoby následovaný jeho příjmením.

3 - Představte se v prvním odstavci

Pokud poprvé píšete někomu (například nový klient), je velmi důležité, abyste se představil a stručně vysvětlil účel vaší zprávy.

Tuto malou prezentaci můžete věnovat jednu nebo dvě věty.

4 - Nejdůležitější informace v prioritě

Po prezentaci se dostaneme k nejdůležitějšímu bodu.

Je velmi zajímavé citovat nejdůležitější informace na začátku e-mailu. Ušetříte čas vašeho příjemce tím, že objasníte své záměry.

Musíte upoutat pozornost svého korespondenta a dostat se přímo k věci.

5 - použijte formální slovní zásobu

Protože píšete profesionální e-mail, musíte udělat dobrý dojem.

Doporučujeme, abyste napsali úplné věty v zdvořilém stylu.

Nedoporučuje se používat:

• Slangové výrazy;
• Nepoužitelné zkratky;
• Emotikony nebo emodži;
• Vtipy;
• Hrubá slova;

6 - Proveďte vhodný závěr

Chcete-li dokončit e-mail, musíme přemýšlet o podpisu, který použijeme, o přijetí tónu a o vzorec zdvořilosti, který si vyberete.

Musíme mít na paměti, že profesionální komunikace zůstává a vysoce kodifikovaný jazyk, Je velmi důležité znát pravidla a vybrat správný vzorec, který je třeba použít na konci e-mailu.

Použitý vzorec musí být přizpůsoben kvalitě jeho příjemce a kontextu výměny.

Pokud například hovoříte s nadřízeným nebo klientem, můžete použít „pozdrav“, což je nejvhodnější fráze. Zatímco pokud se jedná o kolegu, můžeme náš e-mail ukončit výrazem „Dobrý konec dne!“ "

Pokud jde o podpis, můžete svůj e-mailový software nastavit tak, aby na konci našich e-mailů automaticky vkládal osobní podpis.

Aby byl podpis efektivní, musí být krátký:

• Ne více než 4 řádky;
• Ne více než 70 znaků na řádek;
• Uveďte své křestní jméno a příjmení, svou funkci, název společnosti, adresu své webové stránky, své telefonní a faxové číslo a případně odkaz na svůj profil LinkedIn nebo Viadeo;

Příklady :

Robert Holliday

Zástupce společnosti Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobilní: 06 00 00 00 00

Některé zdvořilé výrazy:

• Srdečně;
• S pozdravem ;
• S pozdravem;
• S úctou;
• Srdečné pozdravy;
• S pozdravem ;
• S pozdravem
• Je potěšením vás znovu vidět;
• Teplé pozdravy ...

Pro lidi, které zvlášť dobře známe, můžeme použít srdečné vzorce jako „ahoj“, „přátelství“, „uvidíme se ...“

Další příklady klasických vzorců:

• Přijměte, prosím, pane / paní, vyjádření mých významných pocitů;
• Přijměte prosím, pane / paní, vyjádření mého srdečného pozdravu;
• Přijměte prosím, pane / paní, s pozdravem;
• Přijměte prosím, pane / paní, mé uctivé a oddané city;
• Přijměte prosím, pane / paní, můj upřímný pozdrav;
• Přijměte prosím, pane / paní, vyjádření mé nejhlubší úcty;
• Tím, že vás žádám, abyste přijali mé pozdravy;
• Děkuji vám za pozornost mé žádosti;
• Rozhodněte se přijmout, vážená paní, poctu mé hluboké úctě;
• Během čekání na vaše čtení přijměte prosím, pane / paní, ujištění o mé nejhlubší úctě;
• S poděkováním vás žádám, abyste zde našli, pane / paní, výraz mých význačných pocitů;

7 - Zahrnout přílohy

Co se týče příloh, nezapomeňte příjemce informovat tím, že je uvedete v těle vašeho e-mailu s laskavým svolením.

Je velmi zajímavé zmínit velikost a počet příloh odeslaných příjemci.

Zaměření: Obrácená pyramida

Pokud jde o metodu tzv. Reverzní pyramidy, spočívá v tom, že začnete text vašeho profesionálního e-mailu s hlavními informacemi vaší zprávy a pak pokračujete s ostatními informacemi v sestupném pořadí významu.

Proč si ale osvojit tuto metodu?

První věta se obvykle čte lépe než zbytek zprávy. Musí to být atraktivní. Přijetím metody obrácené pyramidy můžeme snadno upoutat pozornost čtenáře a přimět ho, aby si přečetl e-mail až do konce.

Co se týče psaní, doporučujeme použít maximálně čtyři odstavce, od 3 po 4, přičemž se zaměřujete na konkrétní myšlenku v odstavci.

Pokud si chcete tuto metodu osvojit, doporučujeme vám použít:

• relativně krátké věty;
• propojení slov k propojení vět;
• aktuální a profesionální jazyk.

 

                                                    REMINDER 

 

Jak jste pochopili, profesionální e-mail nemá nic společného s e-mailem odeslaným příteli. Jsou pravidla, která se musí do puntíku dodržovat.

1 - pečlivě zacházejte s předmětem

Jak jsme jasně specifikovali, musíte správně napsat předmět (nebo předmět) svého profesního e-mailu. Mělo by být stručné a výstižné. Váš příjemce musí okamžitě pochopit obsah vašeho e-mailu. Může se tedy rozhodnout, zda ji otevře hned, nebo si ji přečte později.

2 - být zdvořilý

Jak jste dobře pochopili, je nutné používat vzorce pozdravu a zdvořilosti v kontextu.

Formule by měly být krátké a velmi dobře zvolené.

3 - správné pravopisné chyby

Nejdříve musíte znovu přečíst svůj e-mail a ujistěte se, že jste nezapomněli na žádné nezbytné informace a proč byste ho neměli číst. Je velmi zajímavé mít názor jiné osoby.

Chcete-li opravit chyby v pravopisu a gramatice, doporučujeme kopírovat a vkládat e-maily do textového editoru a provést automatickou kontrolu. I když tento software neodstraní všechny chyby, může vám pomoci. Můžete také investovat do profesionálního korekčního softwaru.

4 - Zaregistrujte svůj e-mail

Je velmi důležité přidat do vašeho profesionálního e-mailu podpis. Musíte dodržovat pravidla uvedená výše a napsat odborný podpis.

Když zmíníte různé informace týkající se vaší funkce, vaší společnosti ... Vaše příjemce rychle porozumí, s kým se zabývá.

5 - Upravte svůj e-mail

Pokud je to obecné, pošta je méně pravděpodobné, že bude číst. Musíte příjemci pocit, že pošta je určena pouze pro něj. Takže musíte přizpůsobit objekt a zvolit vzorec, který chcete přijmout k zahájení e-mailu.

Pokud se jedná o skupinový e-mail, je důležité vytvořit různé seznamy podle charakteristik vašich příjemců, jejich preferencí, jejich zájmů a umístění. Segmentace příjemců vám umožňuje zvýšit rychlost otevírání vašich e-mailů.

6-Dát otevřít poštu

Při psaní profesionálního e-mailu musíte vždy nastavit, aby jej příjemce otevřel. Objekt je obecně prvním prvkem, který tlačí korespondenta, aby otevřel váš e-mail a přečetl si ho. Takže musíte věnovat větší pozornost vašemu objektu, léčit ho a učinit ho co nejvíce atraktivní.

Ve stejném smyslu by první dvě věty vašeho e-mailu měly příjemci chtít pokračovat v čtení. Doporučujeme uvést nejdůležitější informace na začátku e-mailu a vyvolat zvědavost svého korespondenta.

7 - Vyhněte se klamavým objektům

Nikdy byste neměli používat zavádějící objekt, abyste zvýšili počáteční rychlost vašich e-mailů.

Měli byste vědět, že váš e-mail přenáší váš obrázek (nebo image vaší společnosti). Proto je velmi důležité vyhnout se provokativním a zavádějícím předmětům. Objekt musí odpovídat obsahu vašeho e-mailu.

8 - vložte se na místo čtenáře

Empatie je velmi důležitým prvkem, který je třeba vzít v úvahu. Abyste mohli správně napsat předmět svého e-mailu a učinit ho atraktivním, musíte se umístit na místo svého příjemce. Musíte se umístit na místo svého korespondenta a uvést řadu otázek, které si může sám položit. Na základě odpovědí můžete upravit název svého e-mailu.

9 - Použijte profesionální e-mailovou adresu

Osobní adresy, jako je lovelygirl @ ... nebo gentleman @ ... jsou absolutně proscribe. V souvislosti s profesními vztahy nejste nikdy osloveni s účastníky tohoto typu e-mailových adres.

Doporučuje se používat profesionální e-mailovou adresu nebo alespoň osobní adresu s vaším jménem a příjmením.

Profesionální e-mail vyžaduje velmi dobrou komunikaci, přesnou slovní zásobu, stručný text, jasnou žádost a bezchybné hláskování. Přijetím pravidel, tipů a rad, které jsme právě citovali, můžete napsat atraktivní e-mail, který okamžitě zaujme svého příjemce a vyvolá jeho zájem.