Průměrný francouzský zaměstnanec stráví zhruba čtvrtinu týdne procházením stovek e-mailů, které každý den odešle a přijme.

Přesto, že jsme v naší poštovní schránce uvízli v dobré části naší doby, mnozí z nás, i ti nejprofesionálnější, stále nevědí, jak používat odpovídajícím způsobem e-mail.

Vezmeme-li v úvahu množství zpráv, které každý den čteme a píšeme, pravděpodobně budeme dělat trapné chyby, které mohou mít vážné obchodní důsledky.

V tomto článku jsme definovali nejdůležitější pravidla "cybercourtu", abychom je věděli.

Uveďte jasný a přímý předmět

Příklady dobrého předmětu zahrnují „Změněné datum schůzky“, „Rychlý dotaz na vaši prezentaci“ nebo „Návrhy k návrhu“.

Lidé se často rozhodnou otevřít e-mail na základě předmětu, vybrat si takový, který čtenářům dá vědět, že řešíte jejich starosti nebo pracovní problémy.

Použijte profesionální e-mailovou adresu

Pokud pracujete pro společnost, musíte použít svou firemní e-mailovou adresu. Pokud ale používáte osobní e-mailový účet, ať už jste OSVČ nebo jej rádi občas využíváte pro obchodní korespondenci, měli byste být při výběru této adresy opatrní.

READ  Jak efektivně psát v práci?

Vždy byste měli mít e-mailovou adresu, na které je vaše jméno, aby příjemce přesně věděl, kdo e-mail posílá. Nikdy nepoužívejte e-mailovou adresu, která není vhodná pro práci.

Než kliknete na „Odpovědět všem“, dvakrát si to rozmyslete.

Nikdo nechce číst e-maily 20 lidí, které s nimi nemají nic společného. Ignorování e-mailů může být obtížné, protože mnoho lidí dostává upozornění na nové zprávy na svůj smartphone nebo rušivé vyskakovací zprávy na obrazovce počítače. Neklikejte na „odpovědět všem“, pokud si nemyslíte, že by e-mail měli dostat všichni na seznamu.

Zahrnout blok podpisu

Poskytněte svému čtenáři informace o sobě. Obvykle uveďte své celé jméno, titul, název společnosti a kontaktní informace včetně telefonního čísla. Můžete také přidat trochu reklamy pro sebe, ale nepřehánějte to s výroky nebo ilustracemi.

Použijte stejné písmo, velikost a barvu jako zbytek e-mailu.

Používejte profesionální pozdravy

Nepoužívejte ležérní, hovorové výrazy jako „Ahoj“, „Ahoj!“ nebo "Jak se máš?".

Uvolněná povaha našich spisů by neměla ovlivnit pozdrav v e-mailu. "Ahoj!" Je to velmi neformální pozdrav a obecně by neměl být používán v pracovní situaci. Místo toho použijte "Dobrý den" nebo "Dobrý večer".

Používejte vykřičníky střídmě

Pokud se rozhodnete použít vykřičník, použijte pouze jeden k vyjádření svého nadšení.

Lidé se někdy nechají unést a na konec vět dávají řadu vykřičníků. Výsledek se může zdát příliš emotivní nebo nevyzrálý, vykřičníky je třeba při psaní používat střídmě.

Buďte opatrní s humorem

Humor se může snadno ztratit v překladu bez správného tónu nebo mimiky. V profesionální konverzaci je lepší z e-mailů vynechat humor, pokud příjemce dobře neznáte. Také něco, co si myslíte, že je vtipné, nemusí být pro někoho jiného.

READ  Jak se vyhnete pravopisným chybám v práci?

Vědět, že lidé z různých kultur mluví a píší jinak

Nedorozumění může snadno vzniknout kvůli kulturním rozdílům, zejména v psané formě, kdy nevidíme řeč těla toho druhého. Přizpůsobte své sdělení kulturnímu pozadí nebo úrovni znalostí příjemce.

Je dobré mít na paměti, že vysoce kontextuální kultury (japonské, arabské nebo čínské) vás chtějí poznat dříve, než s vámi obchodujete. V důsledku toho může být běžné, že zaměstnanci v těchto zemích jsou při psaní osobnější. Na druhou stranu, lidé z nízkoplošných kultur (německých, amerických nebo skandinávských) dávají přednost velmi rychle.

Odpovídejte na své e-maily, i když e-mail nebyl určen vám

Je těžké odpovědět na všechny e-maily, které vám byly zaslány, ale měli byste to zkusit. To zahrnuje případy, kdy vám byl e-mail zaslán omylem, zejména pokud odesílatel očekává odpověď. Odpověď není nutná, ale je to dobrá e-mailová etiketa, zvláště pokud tato osoba pracuje ve stejné společnosti nebo oboru jako vy.

Zde je příklad odpovědi: „Vím, že jste velmi zaneprázdněni, ale nemyslím si, že jste mi chtěli posílat tento e-mail. A chtěl jsem vám dát vědět, abyste to mohli poslat správné osobě. »

Zkontrolujte jednotlivé zprávy

Vaše chyby nezůstane bez povšimnutí příjemců vašeho e-mailu. A v závislosti na příjemci můžete být za to souzeni.

Nespoléhejte na kontrolu pravopisu. Před odesláním si poštu několikrát přečtěte a znovu si ji přečtěte, nejlépe nahlas.

READ  Šablona dopisu k přijetí nebo odmítnutí zůstatku z jakéhokoli účtu

Jako poslední přidejte e-mailovou adresu

Vyhněte se náhodnému odeslání e-mailu, než dokončíte jeho psaní a opravu zprávy. I když odpovídáte na zprávu, je dobré odstranit adresu příjemce a vložit ji, až když jste si jisti, že je zpráva připravena k odeslání.

Ověřte, zda jste vybrali správného příjemce

Při zadávání jména z adresáře do řádku „Komu“ e-mailu musíte být velmi opatrní. Je snadné vybrat špatné jméno, což může být trapné pro vás i pro osobu, která e-mail obdržela omylem.

Používejte klasická písma

Pro odbornou korespondenci vždy uchovávejte písma, barvy a standardní velikosti.

Hlavní pravidlo: Vaše e-maily by měly být pro ostatní snadno čitelné.

Obecně je nejlepší použít písmo s 10 nebo 12 body a snadno čitelný typ písma, jako je Arial, Calibri nebo Times New Roman. Pokud jde o barvu, černá je nejbezpečnější volbou.

Dávejte pozor na váš tón

Stejně jako v překlady ztraceny vtipy, vaše zpráva může být rychle špatně interpretována. Nezapomeňte, že váš rozhovor nemá vokální podněty a výrazy obličeje, které by získali v individuální diskuzi.

Abyste předešli jakémukoli nedorozumění, doporučujeme, abyste si před odesláním klikli na zprávu nahlas. Pokud se vám to zdá těžké, bude pro čtenáře těžké.

Nejlepších výsledků dosáhnete, pokud nebudete používat zcela negativní slova („selhání“, „špatné“ nebo „přehlédnuto“) a vždy řekněte „prosím“ a „děkuji“.