Nepřehlédněte důležitost profesionálních podpisů
Častá chyba při používání Gmail pro firmy je přehlížet důležitost profesionálního podpisu. Dobře navržený a úplný podpis může posílit vaši důvěryhodnost u vašich partnerů a přispět k lepší image vaší společnosti.
Pro vytvoření profesního podpisu nezapomeňte uvést své jméno a příjmení, pozici, název společnosti, kontaktní údaje (telefon, email) a případně odkaz na váš LinkedIn profil. K posílení vizuální identity vaší společnosti lze přidat také grafický nádech, jako je logo.
Nezapomeňte si také přizpůsobit svůj podpis tak, aby vyhovoval vašim příjemcům. Pokud si například vyměňujete e-maily se zahraničními zákazníky, můžete přidat anglickou verzi svého podpisu, abyste usnadnili komunikaci a předešli nedorozuměním.
Vyhněte se příliš dlouhým e-mailům a objemným přílohám
Další častou chybou při používání Gmailu pro firmy je odesílání příliš dlouhých e-mailů nebo velkých příloh. To může nejen odradit vaše partnery od čtení vašich zpráv, ale také zaplnit jejich doručenou poštu a spotřebovat úložný prostor.
Abyste tomu zabránili, snažte se zachovat vaše stručné a strukturované e-maily pomocí krátkých odstavců a jasných nadpisů. Pokud potřebujete sdílet velké soubory, použijte nástroje, jako je Disk Google nebo Dropbox, k propojení dokumentů, nikoli jejich přikládání přímo k e-mailům.
Nakonec nezapomeňte soubory před odesláním zkomprimovat, zejména pokud obsahují obrázky nebo videa. Zmenšíte tak jejich velikost a příjemcům usnadníte jejich stahování.
Věnujte pozornost soukromí a bezpečnosti svých e-mailů
Bezpečnost a důvěrnost jsou v profesionálním světě zásadní. Chyba, kterou v podnikání uděláte s Gmailem, může mít vážné důsledky pro vaši kariéru a pověst vaší společnosti. Chcete-li se těmto problémům vyhnout, dodržujte tyto základní tipy zaručit bezpečnost vaší komunikace e-mailem:
- Pro svůj účet Gmail vždy používejte silná a jedinečná hesla. Pravidelně je měňte a nepoužívejte stejné heslo pro různé online služby.
- Povolte dvoufaktorové ověřování (2FA), abyste zvýšili zabezpečení svého účtu. To přidá další vrstvu ochrany tím, že bude vyžadováno zaslání ověřovacího kódu do vašeho telefonu při přihlášení.
- Dávejte si pozor na phishingové e-maily a pokusy o podvod. Neklikejte na podezřelé odkazy a nikdy neposkytujte své osobní nebo obchodní informace prostřednictvím e-mailu.
- K odeslání použijte funkci „Důvěrný režim“ Gmailu citlivé e-maily. To vám umožní nastavit datum vypršení platnosti vašich zpráv a chránit je heslem.
Dodržováním těchto tipů se vyhnete běžným chybám s Gmailem v podnikání a zajistíte si profesionální úspěch.
