Tisk přátelský, PDF a e-mail

Mail nebo mail: Co by mělo být preferováno?

Odeslání dopisu nebo dopisu korespondentovi je velmi rozšířená praxe. I když dnes existuje možnost doporučení kurýra, je jasné, že ten mail zaručuje vyšší rychlost při přenosu zpráv. V profesionálním kontextu však existují případy, kdy je použití e-mailu výhodnější než kurýr. Správné používání zdvořilostních výrazů by se však nemělo zanedbávat. Mail nebo mail: Co by mělo být preferováno a které zdvořilostní vzorce jsou za určitých okolností vhodné?

Kdy posílat dopisy?

Je vhodné posílat dopisy v určitých specifických kontextech. Někdy je to zákon, který vám to ukládá.

V pracovním světě je obvyklé poslat rezignaci, požádat o propouštěcí pohovor nebo přerušit zkušební dobu formalizací žádosti nebo rozhodnutí v dopise.

Pokud jde o odběratelsko-dodavatelské vztahy, můžeme mezi okolnostmi, které vyžadují adresu dopisu, formální upozornění na nezaplacenou fakturu, omluvy po dodání vadného výrobku nebo formální upozornění na vadný výrobek, uvést doručení objednávky .

Kdy byste měli raději poslat profesionální e-mail?

V praxi zaslání dopisu zapadá do každodenních výměn, které probíhají v profesionálním kontextu. To je případ, kdy jde o zaslání nabídky potenciálnímu zákazníkovi, opětovné uvedení zákazníka do provozu ohledně faktury po splatnosti nebo zaslání dokumentů kolegovi.

READ  Vylepšete svůj styl psaní: logické konektory

Jedna věc je ale vědět, kdy používat profesionální e-mail, a druhá věc je správně používat zdvořilostní výrazy.

Jaká je struktura následného e-mailu?

Následný e-mail zákazníka je obecně strukturován do 7 částí. Můžeme z nich citovat:

  • Personalizovaný zdvořilý vzorec
  • Hák
  • Kontext
  • Projekt
  • Výzva k akci
  • Přechod
  • Poslední zdvořilostní fráze

Pokud jde o zdvořilostní vzorec na začátku e-mailu, doporučujeme jej přizpůsobit. Můžete říci například: „Dobrý den + Příjmení / Jméno“.

Pokud jde o závěrečnou zdvořilostní formulku, můžete si osvojit tuto: „Až se vrátíš, přeji ti hezký konec dne a samozřejmě zůstaň k dispozici“. Tento zdvořilý vzorec se hodí pro zákazníka, se kterým máte poněkud rozsáhlý obchodní vztah, nebo pro zákazníka, kterého znáte.

Pokud jde o klienta, se kterým nemáte vytvořený každodenní vztah, zdvořilostní formulka na začátku e-mailu by měla být typu „pan...“ nebo „paní...“. Pokud jde o zdvořilostní formulku na konci e-mailu, můžete použít formulku „Až se vrátíte, přijměte prosím ujištění o mých nejlepších pocitech“.

Pro přenos nabídek klientovi je struktura téměř stejná. Při předávání dokumentů kolegovi vám však nic nebrání pozdravit. Na konci e-mailu se také doporučují zdvořilostní výrazy jako „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“.

READ  Projekt profesionálního přechodu: Standardní pošta