E-mail nám často umožňuje více komunikovat. V důsledku toho je internet plný tipy pro lepší psaní, seznamy důvodů, proč se vyhnout odesílání e-mailů v určitou dobu, nebo rady, jak rychle bychom měli reagovat atd. Nejlepším způsobem, jak ušetřit čas a vyhnout se zmatkům, by však mohlo být zapamatovat si, že některé konverzace nemohou probíhat přes e-mail, zde je několik příkladů.
Když předáte špatné zprávy
Není snadné doručit špatné zprávy, zvláště když je musíte předat svému šéfovi nebo manažerovi. Existuje však několik způsobů, jak snížit obtížnost. V první řadě to neodkládejte a neztrácejte čas; musíte převzít odpovědnost a důkladně vysvětlit situaci. Dávat špatné zprávy e-mailem není dobrý nápad, protože to lze chápat jako snahu vyhnout se konverzaci. Mohli byste poslat zpět obraz člověka, který je ustrašený, rozpačitý nebo dokonce příliš nezralý na to, aby byl proaktivní. Takže když máte špatné zprávy, které chcete předat, udělejte to osobně, kdykoli je to možné.
Když si nejste úplně jisti, co máte na mysli
Obecně je dobré snažit se být proaktivní spíše než reaktivní. Bohužel, e-mail se tomuto druhu reflexu dobře hodí. Cítíme se nuceni vyprázdnit naše e-mailové schránky, přičemž většina e-mailů vyžaduje odpovědi. Takže někdy, i když si nejsme úplně jisti, jak bychom chtěli reagovat, se nám stejně začnou klepat prsty. Místo toho si dejte pauzu, když ji potřebujete. Hledejte více informací na toto téma, než abyste odpovídali, než budete skutečně vědět, co si myslíte a co byste chtěli říct.
Pokud se cítíte tónem
Mnoho z nás používá e-mail, aby se vyhnuli obtížné konverzaci. Myšlenka je taková, že toto médium nám dává možnost napsat e-mail, který se k druhé osobě dostane přesně tak, jak doufáme. Ale příliš často se to nestává. První věc, která trpí, je naše efektivita; vytvoření dokonale zpracovaného e-mailu zabere tolik času. Dost často si tedy ten druhý stejně nepřečte náš e-mail, jak jsme očekávali. Pokud vás tedy trápí tón při psaní emailu, zeptejte se sami sebe, zda by i v tomto případě nedávalo větší smysl tento rozhovor řešit tváří v tvář.
Pokud je mezi 21h a 6h a jste unaveni
Když jste unavení, je těžší jasně myslet a v tomto stavu mohou být také emoce. Pokud tedy sedíte doma a nemáte pracovní dobu, zvažte stisknutí tlačítka Uložit koncept, nikoli tlačítko Odeslat. Místo toho napište první návrh v konceptu, pokud vám to pomůže zapomenout na problém, a přečtěte si ho ráno, než jej dokončíte, až budete mít čerstvější perspektivu.
Když požadujete zvýšení
Některé konverzace jsou určeny k tomu, abyste mluvili tváří v tvář, například když chcete vyjednat zvýšení platu. Toto není ten druh požadavku, který chcete podávat e-mailem, hlavně proto, že chcete, aby to bylo jasné a je to záležitost, kterou berete vážně. Také chcete být k dispozici, abyste mohli odpovídat na otázky týkající se vaší aplikace. Odeslání e-mailu může odeslat špatnou zprávu. Pokud si za těchto okolností uděláte čas na osobní setkání se svým nadřízeným, přinese vám to více výsledků.
