Představujeme Gmail pro firmy (Google Workspace)
Gmail Enterprise, aplikace zahrnutá do Google Workspace je mnohem víc než jednoduchá e-mailová služba. Jedná se o kompletní nástroj, který nabízí řadu funkcí navržených pro usnadnění komunikace, spolupráce a řízení času ve vaší společnosti. Aby však vaši kolegové mohli plně využít těchto funkcí, musí rozumět tomu, jak fungují a jak je efektivně používat. Jako interní školitel tam přijdete.
Tato první část našeho kompletního průvodce službou Gmail Enterprise vám poskytne přehled hlavních funkcí služby Gmail Enterprise a jejich užitečnosti v profesionálním kontextu.
messaging : Srdcem služby Gmail Enterprise je její e-mailová služba. Umožňuje odesílat a přijímat e-maily, ale nabízí také mnoho dalších funkcí, jako je možnost vytvářet štítky pro uspořádání e-mailů, používat filtry k automatizaci určitých akcí a konfigurovat automatické odpovědi.
Kalendář : Vestavěný kalendář Gmail Enterprise vám umožní plánovat schůzky, nastavit si připomenutí a zjistit, kdy jsou vaši spolupracovníci k dispozici. Můžete dokonce vytvořit více kalendářů pro různé aspekty vaší práce.
Google Drive : Disk Google, součást Google Workspace, vám umožňuje ukládat, sdílet a spolupracovat na dokumentech, tabulkách a prezentacích. Můžete sdílet soubory nebo celé složky se svými kolegy a spolupracovat na dokumentech v reálném čase.
Chatujte a seznamujte se : Gmail pro firmy také zahrnuje Google Chat a Google Meet, které vám umožňují komunikovat s kolegy prostřednictvím rychlých zpráv, hlasových hovorů nebo videokonferencí.
Všechny tyto funkce jsou dostupné z vašeho účtu Gmail, díky čemuž je Gmail pro firmy výkonný a pohodlný. V dalších částech této příručky se podrobně podíváme na každou z těchto funkcí a poskytneme vám praktické tipy, jak je efektivně využít při tréninku.
Pokročilé funkce Gmailu pro firmy
Po probrání základů Gmail Enterprise je čas přejít k některým pokročilým funkcím, díky kterým je tento nástroj tak výkonný. Jejich zvládnutí může pomoci vašim kolegům pracovat efektivněji a ušetřit čas každý den.
1. Klávesové zkratky : Gmail Enterprise nabízí řadu klávesové zkratky které vám umožní rychle procházet doručenou poštu a provádět různé akce, aniž byste museli používat myš. Například stisknutím „c“ můžete vytvořit nový e-mail, stisknutím „e“ můžete vybraný e-mail archivovat. Úplný seznam klávesových zkratek naleznete v nápovědě Gmailu.
2. Navrhované odpovědi a chytré psaní : Tyto funkce využívající umělou inteligenci Google mohou pomoci rychleji psát e-maily. Navrhované odpovědi nabízí krátké odpovědi na e-maily, zatímco chytré psaní nabízí věty pro doplňte to, co píšete.
3. Funkce delegování : Pomocí této funkce můžete jiné osobě udělit oprávnění ke správě vaší doručené pošty. To může být užitečné zejména pro lidi, kteří dostávají hodně e-mailů a potřebují pomoc s jejich správou.
4. Integrace : Gmail pro firmy lze integrovat s mnoha dalšími aplikacemi, včetně aplikací, které nepatří společnosti Google. Můžete například integrovat Gmail se svým správcem úloh nebo CRM a sledovat e-maily související s konkrétními projekty nebo klienty.
Školením svých kolegů o těchto pokročilých funkcích jim pomůžete využívat Gmail pro firmy na maximum a zvýšit jejich produktivitu. V další části probereme některé doporučené postupy pro školení Gmail Enterprise.
Strategie pro efektivní školení Gmail Enterprise
Nyní, když dobře rozumíte základním a pokročilým funkcím Gmail Enterprise, je čas přemýšlet o tom, jak tyto znalosti efektivně předat svým kolegům. Zde je několik strategií, které můžete přijmout:
1. Praktický výcvik : Nejlepší způsob, jak se naučit používat nástroj, jako je Gmail pro firmy, je udělat to sami. Když své kolegy školíte, dejte jim dostatek času na to, aby samostatně prozkoumali funkce Gmailu a procvičili si konkrétní úkoly, které budou potřebovat při své každodenní práci.
2. Využívejte externí školicí zdroje : Existuje mnoho zdrojů online, které mohou pomoci vašim spolupracovníkům naučit se používat Gmail pro firmy. Google například nabízí a Školicí středisko která podrobně pokrývá všechny funkce Gmailu. Na YouTube jsou také bezplatná výuková videa, jako jsou videa na kanálu WINDTOPIC.
3. Otázky a odpovědi : Pořádejte pravidelné relace otázek a odpovědí, kde se spolupracovníci mohou ptát na funkce Gmailu, kterým nerozumějí, nebo na problémy, které mají. Je to pro vás skvělá příležitost poskytovat personalizované odpovědi a řešit konkrétní problémy, které ve vašem podnikání nastanou.
4. Podporujte samostudium : Povzbuďte své kolegy, aby prozkoumali Gmail Enterprise sami a pokusili se vyřešit své vlastní problémy, než vás požádají o pomoc. To jim pomůže rozvíjet jejich sebevědomí a stát se samostatnějšími.
Implementací těchto strategií můžete svým kolegům pomoci zvládnout Gmail Enterprise a učinit z něj cenný nástroj pro jejich práci. Hodně štěstí s tréninkem!
