Tisk přátelský, PDF a e-mail

 Zpráva: 4 základní body, které musíte vědět, abyste uspěli

Musíte udělat zprávanebo zprávu na žádost vašeho vedoucího. Ale nevíte, kde začít nebo jak to formulovat.

Zde odhalím jednoduchý postup v bodech 4, abych tuto zprávu efektivně a určitou rychlostí učinil. Musí to být napsáno v logické chronologii.

Jaké je použití zprávy?

Poskytuje schopnost osobě, na kterou se má spolehnout prezentovaná data rozhodnout o akci. Informace, které jsou zaznamenány ve zprávě, umožňují odpovědět na jednu nebo více otázek nezbytných pro rozhodování.

To znamená, že zaměstnanec je schopen napsat zprávu s cílem nabídnout jejímu nadřízenému návrhy na konkrétní téma za účelem zlepšení, například o organizaci služby nebo o nahrazení materiálů. Zpráva je vynikající způsob komunikace mezi nadřízeným a jeho podřízenými.

V závislosti na účelu zprávy může být její prezentace odlišná, avšak postup, který níže uvedu, je platný pro všechny zprávy, které budete muset učinit.

První bod - Žádost musí být přesná a explicitní.

Tento první bod bude základním bodem, na kterém bude založena vaše práce. Bude také vymezovat příslušnou oblast.

Příjemce zprávy

- Co přesně chce od tvé zprávy?

- Jaké jsou jeho cíle a cíle?

- Jak užitečná bude zpráva pro vašeho příjemce?

READ  Šablona dopisu: odemkněte úspory zaměstnanců

- Zná příjemce již předmět?

- Vědět, jaké jsou jeho znalosti, aby nedošlo k opakování informací, které jsou již známy.

Případ a způsoby

- Jaká je situace?

- Jaké jsou důvody spojené s požadavkem na zprávu: obtíže, transformace, vývoj, úpravy, vylepšení?

Druhý bod - zvážit, vybrat a shromáždit základní informace.

Informace mohou být mnoho, ať už jsou to poznámky, dokumenty nebo jiné zprávy, a různé zdroje, ale důležité je, aby byly selektivní, aby se pamatovaly pouze ty, které jsou nezbytné, nezbytné a nezbytné a nesmí být odváděna méně zajímavými nebo opakovanými informacemi, které by mohly poškodit závěrečnou zprávu. Měli byste proto používat pouze ty nejvhodnější informace odpovídající požadované sestavě.

Třetí bod - organizovat a realizovat plán

Plán obvykle začíná úvodem, pokračuje vývojem a končí závěrem.

Níže je popsaný plán obecně splněn. Úloha zavádění a závěru se neliší a zachovává svou vlastní roli. Naopak, vývoj může být koncipován variabilním způsobem podle zprávy, kterou budete muset realizovat.

Zavedení zprávy

Poskytuje základní informace týkající se samotného důvodu zprávy; její motivace, její záměry, její raison d'être, její výsady.

Tato informace by měla sdělit několik slov účelu zprávy, v stručném textu, zatímco je podrobný a kompletní.

Je naprosto nevhodné ignorovat úvod, protože předem popisuje přesné údaje o žádosti, které umožňují adresátovi i redakci zprávy být si jist, že se navzájem vzájemně porozuměli. Také pomáhá pamatovat na podmínky žádosti, situaci, podmínky, kdy zpráva není okamžitě prozkoumána, nebo je-li to nutné později.

READ  Úspěšný profesionální e-mail podléhá několika kritériím

Vývoj zprávy

Vývoj je obvykle rozdělen do tří částí.

- Hmatatelný a nestranný soupis situace nebo kontextu, tj. Podrobného vyjádření toho, co již existuje.

- Jasný úsudek o tom, co je v platnosti, zdůrazňující pozitivní i negativní aspekty a zároveň navrhovat analýzu, která je stejně evokující a konkrétní, jak je třeba.

- Poradenství, návrhy a doporučení, pokud možno spojené s výhodami, které jim přísluší.

Závěr zprávy

Neměl by obsahovat žádný nový předmět, který by nebyl ve vývoji uveden. Bez zkrácené řeči vývoje, je zde odpověď tím, že jednoznačně navrhujeme jedno nebo následující řešení doporučením uvedeným v tomto.

Čtvrtý bod - vypracování zprávy

Některá pravidla, která jsou společná všem úvodníkům, musí být respektována. Důraz bude kladen na srozumitelnou a přístupnou slovní zásobu bezchybné hláskování pro větší profesionalitu, krátké věty pro lepší pochopení, vzdušnou strukturu odstavců pro dobrou čtenářskou plynulost.

Zvláštní péče ve formě zprávy může čtenáři nebo příjemci nabídnout snadné a pohodlné čtení.

- Musíte být stručný a výslovný ve svém psaní

- Chcete-li zajistit lepší plynulost čtení zprávy, vraťte čtenáře do přílohy, která doplní vaše vysvětlení, když je to nutné.

- Naplánujte si shrnutí, když vaše zpráva bude obsahovat více než tři stránky, což umožní příjemci orientovat se v jeho čtení, pokud je to jeho volba.

READ  Naučte se, jak syntetizovat informace, všechny tipy k dosažení

- Je-li ziskové nebo nepostradatelné, integrujte tabulky a další grafiku, která odráží vaše psaní k ilustraci dat. V některých případech mohou být nezbytné pro dobré porozumění.

- Nenechte vynechat tituly a titulky, abyste vymezili každou část vaší zprávy a vyhráli tam i v plynulosti.

Na závěr: Co si pamatovat

  1. Správné tlumočení a pochopení aplikace vám umožní reagovat bez toho, abyste byli vedle subjektu, aby získali efektivitu.
  2. Ve své zprávě můžete sdílet své nápady tím, že se postavíte proti jednoduché zprávě.
  3. Aby byla vaše zpráva účinná, musí poskytovat odpovědi na otázky kladené jejím příjemcem, a proto převažující zájem celé její prezentace; sepisování, struktura, prohlášení a jeho vývoj; úvod, vývoj, závěr.
  4. Vysvětlete své argumenty, pozorování a navrhovaná řešení.

K pro dostání se do formy v aplikaci Microsoft Word bude tato 15minutová objížďka na YouTube pro vás více než užitečná.