Tisk přátelský, PDF a e-mail

 

L 'e-mail je pro většinu z nás preferovaným komunikačním nástrojem. E-mail je skvělý, protože ke komunikaci nepotřebujeme být k dispozici ve stejnou dobu jako náš partner. To nám umožňuje pokročit v aktuálních problémech, když naši kolegové nejsou k dispozici nebo na druhém konci světa.

Většina z nás se však topí v nekonečném seznamu e-mailů. Podle zprávy zveřejněné v roce 2016 průměrný obchodní uživatel přijme a odešle více než 100 e-mailů denně.

Kromě toho jsou e-maily příliš snadno špatně pochopeny. Nedávná studie společnosti Sendmail zjistila, že 64% lidí odeslalo nebo obdrželo e-mail, který způsobil zlost nebo neúmyslnou záměnu.

Vzhledem k objemu e-mailů, které odesíláme a přijímáme, a protože e-maily jsou často chybně interpretovány, je důležité je jasně a stručně napsat.

Jak správně napsat profesionální e-mail

Psaní krátkých a přesných e-mailů zkrátí čas strávený na správu e-mailů a zvýší produktivitu. Udržování e-mailů krátkých znamená, že budete pravděpodobně věnovat méně času e-mailu a více času při jiných úkolech. To znamená, že písemně je dovednost. Stejně jako všechny dovednosti budete potřebovat práce na jeho vývoji.

Zpočátku může být zapotřebí tolik času, abyste napsali krátké e-maily, aby psali dlouhé e-maily. I kdyby tomu tak bylo, pomůžete svým kolegům, zákazníkům nebo zaměstnancům zvýšit produktivitu, protože do jejich doručené pošty přidáte méně místa, což jim pomůže rychleji reagovat.

Jasným psaní budete znát jako někdo, kdo ví, co chce, a dělá věci. Oba jsou dobré pro vaše kariérní vyhlídky.

Tak co to znamená psát jasné, stručné a profesionální e-maily?

Určete svůj cíl

Jasné e-maily mají vždy jasný účel.

Pokaždé, když se posadíte a píšete e-mail, trvat několik sekund, než se zeptáte sami sebe: „Proč to posílám? Co očekávám od příjemce?

Pokud na tyto otázky nemůžete odpovědět, neměli byste posílat e-mail. Psaní e-mailů, aniž byste věděli, co potřebujete, je ztrácet čas a příjem vašeho příjemce. Pokud nevíte přesně, co chcete, bude pro vás těžké vyjádřit se jasně a stručně.

READ  Žádost o zvýšení platu emailem

Použijte pravidlo "Jedna věc najednou"

E-maily nejsou nahrazeny schůzky. Při pracovních schůzkách, čím více pracujete na agendě, tím je produktivnější setkání.

S e-maily je pravý opak. Čím méně budete do svých e-mailů zahrnovat různá témata, tím více bude pro vašeho partnera srozumitelná.

To je důvod, proč je dobré řídit pravidlo "jedna věc najednou". Ujistěte se, že každý odeslaný e-mail je asi jedna věc. Pokud potřebujete komunikovat v jiném projektu, napište další e-mail.

Je to také dobrý čas se zeptat sami sebe: "Je tento e-mail opravdu nezbytný?" Opět platí, že pouze naprosto nezbytné e-maily svědčí o respektu osoby, na kterou posíláte e-maily.

Praxe empatie

Empatie je schopnost vidět svět očima druhých. Když to uděláte, pochopíte jejich myšlenky a pocity.

Při psaní e-mailů přemýšlejte o svých slovech z pohledu čtenáře. S tím, co píšete, zeptejte se sami sebe:

  • Jak mohu tuto větu interpretovat, pokud ji obdržím?
  • Zahrnuje to nejednoznačné termíny?

Toto je jednoduchá, ale efektivní úprava způsobu, jakým byste měli psát. Přemýšlení o lidech, kteří vás budou číst, změní způsob, jakým na vás reagují.

Zde je empatický způsob, jak se podívat na svět, který vám pomůže začít. Většina lidí:

  • Jsou zaneprázdněni. Nemají čas odhadnout, co chcete, a chtěli by si přečíst vaše e-maily a rychle reagovat.
  • Užijte si kompliment. Pokud můžete říct něco pozitivního o nich nebo o jejich práci, udělejte to. Vaše slova nebudou zbytečná.
  • Líbí se mi poděkovat. Pokud vám příjemce nějakým způsobem pomohl, nezapomeňte mu poděkovat. Měli byste to dělat, i když je jejich úkolem vám pomoci.

Zkrátit prezentace

Když někomu posíláte e-mail poprvé, musíte příjemci sdělit, kdo jste. Obvykle to můžete udělat jednou větou. Například: „Bylo mi potěšením se s vámi setkat na [Události X]. "

READ  Jak důležitý je plán psaní ve vašem profesionálním psaní?

Jedním ze způsobů, jak zkrátit prezentace, je napsat je, jako byste se setkal tváří v tvář. Nechcete jít do pětiminutového monologu, když se s někým setkáte osobně. Takže neudělejte to v e-mailu.

Nevíte, jestli je nutný úvod. Možná jste již kontaktovali příjemce, ale nevíte, jestli vás bude pamatovat. Vaše pověření můžete ponechat v elektronickém podpisu.

Tím se zabrání nedorozuměním. Představte se znovu někomu, kdo už ví, že jste hrubý. Pokud neví, jestli vás zná, můžete ji nechat zkontrolovat podpis.

Omezit se na pět vět

V každém e-mailu, který píšete, musíte použít dostatečné věty, abyste mohli říkat, co potřebujete, už ne. Užitečnou praxí je omezit se na pět vět.

Méně než pět vět je často brutální a hrubé, víc než pět trestů stráví čas.

Budou chvíle, kdy nebude možné zachovat e-mail obsahující pět vět. Ve většině případů však stačí pět vět.

Přijměte disciplínu pěti vět a zjistíte, že píšete e-maily rychleji. Získáte také další odpovědi.

Použijte krátká slova

V časopise 1946 doporučil George Orwell spisovatelům, aby nikdy nepoužili dlouhé slovo, kde bude krátký úkol.

Tato rada je dnes ještě důležitější, zejména při psaní e-mailů.

Krátké slova ukazují respekt k vašemu čtenáři. Použitím krátkých slov jste učinili zprávu srozumitelnou.

Totéž platí o krátkých větách a odstavcích. Vyhněte se psaní velkých bloků textu, pokud chcete, aby vaše zpráva byla jasná a srozumitelná.

Použijte aktivní hlas

Aktivní hlas je snazší číst. Podporuje také činnost a odpovědnost. V aktivním hlasu se věty zaměřují na osobu, která jedná. V pasivním hlasu se věty zaměřují na objekt, na němž jedná. V pasivním hlasu se může zdát, že se věci dějí samy. Aktivně se věci děje jen tehdy, když lidé jedná.

Dodržujte standardní strukturu

Jaký je klíč k tomu, aby vaše emaily byly krátké? Použijte standardní strukturu. Toto je šablona, ​​kterou můžete sledovat u každého e-mailu, který píšete.

READ  Šablona e-mailu oznamující účast na schůzce

Kromě toho, že vaše e-maily jsou krátké, podle standardní struktury vám také pomůže psát rychle.

Během času vyvinete strukturu, která bude pro vás pracovat. Zde je jednoduchá struktura, která vám umožní začít:

  • Pozdravení
  • Kompliment
  • Důvod vašeho e-mailu
  • Výzva k akci
  • Závěrečná zpráva (uzavření)
  • Podpis

Podívejme se na každou z nich do hloubky.

  • Toto je první řádek e-mailu. "Dobrý den, [First Name]" je typický pozdrav.

 

  • Když poprvé pošlete někoho, kompliment je skvělý start. Dobře napsaný kompliment může také sloužit jako úvod. Například:

 

"Vaše prezentace na [téma] se mi líbila dne [datum]." "

"Váš blog na [téma] mi připadal opravdu užitečný." "

"Bylo mi potěšením se s vámi setkat na [události]." "

 

  • Důvod vašeho e-mailu. V této části řeknete: „Pošlu e-mail s dotazem na ...“ nebo „Zajímalo by mě, jestli byste mohli pomoci s ...“ Někdy budete potřebovat dvě věty, které vysvětlí vaše důvody pro psaní.

 

  • Výzva k akci. Jakmile vysvětlíte důvod vašeho e-mailu, nepředpokládejte, že příjemce bude vědět, co má dělat. Uveďte konkrétní pokyny. Například:

„Mohl byste mi poslat tyto soubory do čtvrtka?“ "

„Mohl bys to napsat během příštích dvou týdnů?“ "

„Prosím, napište o tom Yannovi a dejte mi vědět, až to uděláte.“ "

Strukturováním vašeho požadavku ve formě otázky je příjemce vyzván k odpovědi. Alternativně můžete také použít: „dejte mi vědět, když jste to udělali“ nebo „dejte mi vědět, jestli je to pro vás v pořádku.“ "

 

  • závěrečný, Před odesláním e-mailu nezapomeňte zahrnout závěrečnou zprávu. To má dvojí účel opakování vaší výzvy k akci a příjemce se cítit dobře.

 

Příklady dobrých uzavíracích linek:

"Děkuji za veškerou vaši pomoc s tím." "

"Nemůžu se dočkat, až uslyším, co si myslíš." "

"Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy." "

  • Chcete-li dokončit myšlení o přidání vašeho podpisu předcházejícím vzkazu pozdravů.

Mohlo by to být "Tvoje opravdu", "S pozdravem", "Přeji hezký den" nebo "Děkuji".