Tisk přátelský, PDF a e-mail

E-mail je jedním z hlavních komunikačních prostředků v profesionálním prostředí. Někteří však mají tendenci zapomínat na pravidla. Vzhledem k tomu, žee-mail se považuje za méně formální než dopis. Je důležité vědět, že tento text přesto zůstává pracovním textem, i když má lehčí nebo uživatelsky přívětivější styl. Jak uspět v profesionálním emailu? Objevte postupy, které je třeba přijmout pro navrhování v pravidlech umění.

Předmět e-mailu musí být krátký

První věc, kterou si váš příjemce přečte, je samozřejmě předmět vašeho e-mailu. Toto je ve skutečnosti jediný řádek, který se zobrazí v doručené poště. To je důvod, proč musí být stručný, přesný a elegantní. Stejně tak musí mít odkaz na cíl vašeho e-mailu (informovat, informovat, pozvat…). Jinými slovy, příjemce musí rychle pochopit, o co jde, pouhým přečtením tématu.

Předmět e-mailu může být formulován ve jmenovité větě, větě bez odkazového slova, větě o 5 až 7 slovech, větě bez článku. Zde je několik příkladů: „žádost o informace“, „žádost o pozici ...“, „zrušení školení CSE k 25. lednu“, „pozvánka na 10 let společnosti X“, „zpráva o jednání od … ", atd.

Upozorňujeme také, že absence subjektu může způsobit, že bude e-mail nežádoucí.

Počáteční vzorec

Také se nazývá vzorec volání, který označuje první slova e-mailu. Jinými slovy, jsou to slova, která zajišťují kontakt s partnerem.

Tento vzorec odvolání závisí zejména na následujících faktorech:

  • Váš vztah s příjemcem: znáte příjemce? Pokud ano, v jakém okamžiku?
  • Kontext komunikace: formální nebo neformální?
READ  Šablona dopisu: požádejte o platbu za nevyčerpanou placenou dovolenou

Je proto zřejmé, že nebudete oslovovat nadřízeného stejným způsobem, jako oslovujete kolegu. Stejně tak se jedná o jiný vzorec, který použijete při oslovování cizince.

Podle vzoru odvolání přichází první věta e-mailu, která musí být spojena s předmětem odborného psaní.

Tělo e-mailu

Zvažte použití techniky obrácené pyramidy k napsání textu vašeho e-mailu. To spočívá v tom, že začínáme hlavními informacemi e-mailu, které jsou nejčastěji předmětem e-mailu. Poté budete muset ostatní informace evokovat snižujícím se způsobem, to znamená od nejdůležitějších po nejméně podstatné.

Důvod, proč byste měli použít tuto metodu, je ten, že první část věty je nejčtenější a nejpamátanější. Ve větě o 40 slovech si obvykle pamatujete pouze 30% první části.

Váš e-mail by měl být napsán krátkými větami a v profesionálním, každodenním jazyce. V tomto smyslu se vyvarujte technických výrazů a ujistěte se, že mezi větami jsou spojovací slova.

Nakonec nezapomeňte na zdvořilou frázi a dokončete svůj e-mail. Na konci pak použijte krátkou zdvořilost a přizpůsobte ji kontextu výměny, ale také vašemu vztahu s příjemcem.