Profesionální dopis je písemný dokument, který zajišťuje formální vztah mezi různými partnery. Má velmi obyčejnou vnitřní strukturu. V zásadě napsáno na jedné stránce nebo dvou výjimečně. Odborný dopis nejčastěji obsahuje jeden předmět. Tato vnitřní struktura má výhodu. Jeho psací plán může zůstat stejný bez ohledu na to, co se děje. Je zřejmé, že vzhledem k cíli dojde ke změnám. Ať už je to jednoduchá žádost o informace, žádost nebo dokonce stížnost. Plán psaní odborné korespondence zůstane prakticky beze změny.

Minulost, přítomnost, budoucnost: třífázový plán úspěšného odborného dopisu

Použití minulosti, přítomnosti a budoucnosti v této chronologické hierarchii odkazuje na triptych psacího plánu odborného dopisu. Jedná se o jednoduchý a efektivní plán, který lze implementovat ve všech situacích. Chcete-li zpochybnit, sdělit informace, vysvětlit dané téma nebo dokonce přesvědčit čtenáře. Účinnost, která je s ohledem nalogické pořadí pozorováno v jeho struktuře.

 

Minulost: krok číslo 1 plánu

Dopis píšeme nejčastěji na základě precedentu, počáteční nebo předchozí situace. Může to být obdržený dopis, schůzka, návštěva, telefonický rozhovor atd. Účelem napsání první části tohoto dopisu je sdělení důvodů pro odeslání. Nebo jednoduše kontext popisující situaci. Připomínka skutečností je obecně vyjádřena jednou a stejnou větou. Je však pohodlnější konstruovat tuto větu do dílčích vět. Pro ilustraci můžeme mít následující výrazy:

  • Potvrzuji přijetí vašeho dopisu a informuji mě o ...
  • V dopise ze dne ………
  • Dali jste nám vědět ...
  • Vzhledem k vaší tiskové zprávě zveřejněné novinami XXX (referenční číslo 12345) jsme právě navrhli ...
  • Po ověření vašeho účtu jsme zjistili ...

V situacích, kdy důvod psaní dopisu nesouvisí s minulou skutečností. V tu chvíli máme první odstavec dopisu, kde autor představuje sebe a své založení. Poté pokračujte zadáním vašeho požadavku nebo nabídnutím různých služeb. Například jako součást žádosti o informace nebo návrhu služby můžeme mít následující výrazy:

  • Jako odborníci v bezpečnostním sektoru procházíme tímto….
  • Protože jsme měli na srdci spokojenost našich zákazníků, chtěli jsme ...
  • S velkou radostí oznamujeme, že jsme pro naše zákazníky naplánovali ...

V kontextu spontánní žádosti (stáž nebo zaměstnání) můžeme mít také níže uvedené výrazy:

  • Vaše společnost mě zaujala a jako student v ………… bych se chtěl ucházet o stáž ………
  • Nedávno absolvoval v ...

Příjemce, jemuž je dopis určen, musí od prvního odstavce rozumět předmětu vašeho dopisu.

Současnost: krok číslo dvě plánu

Tato druhá část plánu odkazuje na důvody, které odůvodňují sepsání dopisu v době T. S ohledem na předchozí situaci vyjádřenou v první části. Na této úrovni jde buď o argumentaci, informování, vysvětlení, nebo dokonce výslech. Podle složitosti situace lze tuto část napsat buď do celého odstavce, nebo představit hlavní myšlenku v jediné větě. Pro ilustraci můžeme mít následující výrazy:

  • Bereme na vědomí, že ke dni… faktura č.… Není zúčtována, jsme…
  • Členství v naší organizaci vás také ujišťuje ...
  • Navzdory skutečnosti, že smlouva předpokládá zahájení prací ke dni…, s údivem sledujeme a měli jsme potíže s pochopením zpoždění hlášených panem ……….

Budoucnost: krok číslo 3 plánu

Tato třetí a poslední část uzavírá první dva podáním zprávy o následky přijde.

Buď vyjádříme své záměry jako autor dopisu, a můžeme tedy použít výrazy typu:

  • Dnes se osobně postarám o zaslání požadovaných položek
  • Jsme připraveni nahradit ... samozřejmě s přihlédnutím k originálu.
  • Přibližte se prosím k pokladně… ..

Buď vyjádříme přání, žádáme nebo povzbuzujeme příjemce, aby jednal nebo reagoval. Můžeme tedy mít následující formulace:

  • Jste vyzváni, abyste se přiblížili k pultu
  • Proto vás žádám, abyste rychle vyzvali své odborníky, aby ...
  • Vaše rychlost řešení této situace je netrpělivě očekávána.

Účel tohoto dopisu může být případně doprovázen argumentem:

  • Situaci upravíte co nejrychleji (objektivně) podle obecných a konkrétních ustanovení smlouvy. (Argument)
  • Můžete mi zajistit doručení co nejdříve ? (Cíl) Je zbytečné vám připomínat, že dodávka musí být provedena v plánovaném termínu, s ohledem na vaše prodejní podmínky. (Argument)

 

Zdvořilý vzorec, zásadní pro uzavření profesionálního dopisu !

Pro správné ukončení profesionálního dopisu je nutné napsat zdvořilou frázi. Ve skutečnosti jde o zdvořilý vzorec, který se skládá z výrazu, ale také z „předzávěrečného“ vzorce.

Buď máme zdvořilostní vzorec, odrážející určitou srdečnost:

  • Získejte předem naše poděkování za ...
  • Omlouváme se za tuto neočekávanou situaci
  • Vždy budu k dispozici o tom diskutovat na schůzce
  • Můžete nás kdykoli kontaktovat a ...
  • Doufáme, že tato nabídka splní vaše očekávání a jsme vám samozřejmě k dispozici pro další informace.

Buď máme zdvořilý vzorec:

  • Žádáme vás, paní, pane, s pozdravem.
  • Věřte prosím, pane, ve vyjádření našich nejlepších pocitů.
  • Přijměte, paní, s pozdravem.

 

Výhodou tohoto plánu při psaní odborného dopisu je na jedné straně jeho střízlivost při psaní obsahu a na druhé straně jeho jednoduchost čtení vůči příjemci. Tato časová osa se však nedoporučuje pro složitější a delší obsah.